در مقاله دیگری در مورد اهمیت ساختار سازمانی در سازمان‌ها نوشتیم و به طور خلاصه در مورد چارت سازمانی و چارت پرسنلی در اتوماسیون اداری ابری آوات تو‌ضیح دادیم. در این مقاله در مورد چارت پرسنلی و جایگاه سازمانی در آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.
چارت پرسنلی در اتوماسیون اداری ابری آوات
چارت پرسنلی نمایش‌دهنده چیدمان جایگاه‌ها در سازمان است. وقتی به عنوان مالک یا راهبر ارشد یک سازمان، در چارت سازمانی یک سمت جدید ایجاد می‌کنید یا یکی از سمت‌های قبلی را ویرایش می‌کنید، می‌توانید برای آن سمت ظرفیت در نظر بگیرید. اگر فیلد ظرفیت را خالی بگذارید، ظرفیت آن سمت به صورت پیش فرض، یک نفر خواهد بود. اما اگر در این فیلد عددی بیشتر از 1 تایپ کنید، به همان تعداد ظرفیت برای سمت موردنظر ایجاد می‌شود.
اما ظرفیت سمت به چه معنی است؟ تصور کنید که در سازمان شما 6 نفر قرار است با سمت کارشناس مالی مشغول به کار شوند. در این صورت باید در چارت پرسنلی، 6 سمت کارشناس مالی ایجاد کنید و هر سمت را به یک کارمند اختصاص بدهید. اما در اتوماسیون اداری ابری آوات، برای راحت شدن کار شما، نیازی نیست یک سمت سازمانی را به تعداد کارکنان تکرار کنید؛ بلکه می‌توانید یک سمت ایجاد کنید و به تعداد لازم، برای آن ظرفیت در نظر بگیرید. یعنی به جای این که 6 سمت کارشناس مالی ایجاد کنید، یک سمت کارشناس مالی با ظرفیت 6 ایجاد می‌کنید. به همین سادگی!
در واقع هر ظرفیت، یک جایگاه است که می‌توانید آن را به یک کارمند اختصاص بدهید، و اینجاست که محل قرارگیری هر جایگاه اهمیت پیدا می‌کند. مثلاً فرض کنید که در یک سازمان، سمتی با عنوان مدیر پروژه با ظرفیت 2 و سمتی با عنوان کارشناس پروژه با ظرفیت 3 به عنوان زیرمجموعه آن وجود دارد. ظرفیت اول مدیر پروژه به آقای دقیقی و ظرفیت دوم ان به آقای دقتی اختصاص داده شده است! این که هر کدام کارشناسان پروژه زیر مجموعۀ کدام یک از این دو مدیر پروژه باشند، در چارت پرسنلی تعیین می‌شود.
در آوات، هر جایگاه می‌تواند در یکی از دو حالت آزاد و رزرو شده باشد. جایگاه آزاد به هیچ کارمندی اختصاص داده نشده و هیچ زیرمجموعه‌ای هم ندارد. جایگاه رزروشده، یا خودش کارمند دارد یا حداقل یکی از جایگاه‌های زیر مجموعه آن، کارمند دارد. در مثال بالا اگر یکی از دو جایگاه مدیر پروژه کارمند نداشته باشد، اما یک کارشناس پروژه به عنوان زیر مجموعۀ آن کارمند داشته باشد، جایگاه آن مدیر پروژه رزروشده است.
اختصاص سمت به بیش از یک کارمند
وقتی برای یک سمت ظرفیت بیشتر از 1 تعریف می‌کنید، می‌توانید آن سمت را به بیشتر از یک کارمند سازمان خود اختصاص بدهید. برای این کار لازم است جایگاه متناظر با آن سمت را تکثیر کنید و سپس به کارمند موردنظر اختصاص بدهید. در تصویر زیر، فیلد مربوط به ظرفیت سمت را در چارت سازمانی مشاهده می‌کنید:
حالا می‌توانید به بخش کارمندان برگردید و سمتی را که ایجاد کرده‌اید، به کارمندان سازمان خود اختصاص بدهید. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، سمت مشاور مدیرعامل آزاد است. یعنی نه دارای کارمند است (جایگاه متناظر با آن به هیچ کارمندی اختصاص داده نشده) و نه رزرو شده است (سمت‌های زیرمجموعه آن به هیچ کارمندی اختصاص داده نشده و خود سمت هم قبلا به هیچ کارمندی اختصاص داده نشده است). برای این که با انواع جایگاه‌ها در چارت پرسنلی اتوماسیون اداری آوات آشنا شوید، راهنمای آوات را مطالعه کنید.
بعد از این که یکی از جایگاه‌های متناظر با سمت به یک کارمند اختصاص داده می‌شود، نام کارمند در مقابل آن ا‌ضافه می‌شود و این به این معنی است که آن سمت دارای کارمند است.
اما همانطور که گفتیم، سمت مشاور مدیرعامل 3 ظرفیت دارد. یکی از جایگاه‌های متناظر با این سمت به یک کارمند اختصاص داده شده و دو جایگاه دیگر هنوز آزاد هستند. اما چطور می‌توانیم این جایگاه را به کارمندان دیگر اختصاص بدهیم؟ در پنجره انتخاب سمت برای کارمندان، در کنار هر سمت یک آیکون سه نقطه قرار دارد که با کلیک کردن روی آن، دو گزینه در اختیار شما قرار می گیرد: تکثیر جایگاه و آزاد کردن جایگاه.
گزینه تکثیر جایگاه، یک جایگاه آزاد دیگر برای سمت ایجاد می‌کند که می‌توانید آن را به کارمند دیگری اختصاص بدهید. فرایند تکثیر سمت را می‌توانید تا رسیدن به ظرفیتی که برای آن تعریف کرده‌اید، ادامه بدهید. مثلاً در مورد مشاور مدیرعامل ظرفیت سمت 3 بوده است، بنابراین می‌توانید آن را 2 بار تکثیر کنید تا به ظرفیت 3 برسید. وقتی همه جایگاه‌های متناظر با یک سمت را به کارمندان اختصاص می دهید، گزینه تکثیر جایگاه غیرفعال می‌شود. در تصویر زیر 3 جایگاه متناظر با سمت مشاور مدیرعامل به 3 کارمند اختصاص داده شده و جایگاه دیگری برای تکثیر وجود ندارد.
از گزینه آزاد کردن جایگاه زمانی استفاده می‌شود که جایگاه متناظر با یک سمت در حالت رزرو شده قرار دارد و شما قصد دارید آن جایگاه را آزاد کنید و به کارمند دیگری اختصاص بدهید. جایگاه رزرو شده جایگاهی است که کارمند ندارد، اما در چارت سازمانی برای سمت متناظر آن، حداقل یک سمت زیرمجموعه ایجاد شده و به یک کارمند اختصاص داده شده است. همچنین جایگاهی که قبلاً کارمند داشته، اما بعداً از آن کارمند گرفته شده هم رزرو شده به شمار می‌رود.
تعیین سلسله مراتب سازمانی
چارت پرسنلی اتوماسیون اداری ابری آوات یک کاربرد دیگر هم دارد: با استفاده از این ساختار، می‌توانید مشخص کنید که وابستگی سازمانی کارمندان شما در سازمان به چه صورت است. بگذارید با یک مثال این مو‌ضوع را بیشتر تو‌یح بدهم. در ساختار سازمانی یک سازمان، دو مدیر مالی وجود دارند، یعنی سمت مدیر مالی ایجاد شده و برای آن ظرفیت معادل 2 تعریف شده است. هر کدام از جایگاه‌های مدیر مالی به یکی از کارمندان سازمان اختصاص داده شده است.
سمت کارشناس مالی هم با ظرفیت 3 نفر، زیرمجموعه مدیرمالی قرار می گیرد. اما آنچه مهم است، این است که در ساختار سازمانی، کدام کارشناس مالی زیرمجموعه کدام مدیر مالی قرار بگیرد. همانطور که در تصویر می‌بینید، زیر هر یک از سمت‌های مدیر مالی، یک جایگاه آزاد برای کارشناس مالی در نظر گرفته شده است. بسته به ساختار سازمان، می‌توانید هر کدام از این جایگاه‌ها را به یک کارمند اختصاص بدهید.
همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، دو جایگاه متناظر سمت کارشناس مالی، به دو کارمند اختصاص داده شده و هر کدام، زیرمجموعه یکی از دو جایگاه مدیرمالی قرار گرفته‌اند. اما ظرفیت سمت کارشناس 3 نفر است. برای این که جایگاه سوم این سمت را به کارمند دیگری اختصاص بدهید، لازم است جایگاه را تکثیر کنید. باز هم بسته به ساختار سازمانی و این که کارشناس مالی موردنظر زیرمجموعه کدام مدیر فعالیت می‌کند، می‌توانید یکی از جایگاه‌ها را تکثیر کنید و به کارمند دیگری اختصاص بدهید.
این قابلیت در چارت پرسنلی اتوماسیون اداری ابری آوات، باعث می‌شود بتوانید ساختار سازمانی را به صورت خلاصه‌تر و ساده‌تر پیاده کنید و به جای این که چند سمت ایجاد کنید، تنها یک سمت ایجاد کنید و با اختصاص ظرفیت به آن، به همان تعداد جایگاه ایجاد کنید.