دریافت بهترین عملکرد از گروهی از افراد، از جهات بسیاری شبیه به فرماندهی یک کشتی وایکینگ است! برای هدایت این کشتی نیاز به قدرت، مهارت، تجربه و بالاتر از همه چیز، انگیزه دارید. اما متأسفانه بیشتر تیم‌ها حداقل یکی از این عناصر حیاتی را ندارند و در اقیانوس گم می‌شوند! تحقیقات نشان می‌دهد که کارهای روتین از جمله زمان صرف شده برای پاسخ دادن به نامه‌ها و ایمیل‌ها یا شرکت در جلسات، تا 50 درصد یا بیشتر افزایش یافته است. برای بسیاری از افراد، این بدان معنا است که حجم زیادی از زمان کاری آنها صرفاً صرف انجام کارهایی می‌شود که نیاز به خلاقیت ندارند. گیر افتادن در دام این کارهای تکراری، زمان زیادی برای انجام دادن کارهای واقعی و سازنده باقی نمی‌گذارد. اگر تجربه سالیان گذشته چیزی به ما آموخته باشد، این است که تیم‌ها در حال حاضر با بحران اثربخشی مواجه هستند. خبر خوب این که اگرچه تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری درگیر مشکلات کاری هستند، اما تنها با رعایت چند نکته به ظاهر ساده و با ایجاد تعادل بین رفاه اعضای تیم و ابتکارات عملکردی، می‌توانند در مسیر اثربخشی گام بردارند. در این مقاله، به شما می‌گوییم که عوامل اثربخشی تیم کدامند و چگونه می‌توانید اثربخشی و عملکرد تیم خود را بدون به خطر انداختن ارتباطات تیمی بهبود بخشید.
اثربخشی تیم چیست؟
اثربخشی تیم سطحی از کار گروهی در قالب یک تیم است که در آن اعضای تیم با هم همکاری می‌کنند، ارتباط موثر برقرار می‌کنند و به اهداف مشترک خود دست می یابند. اثربخشی تیم، از اندازه گیری میزان تأثیر کار تیم بر تحقق اهداف تجاری در یک دوره زمانی مشخص گفته می‌شود. اعضای یک تیم اثربخش، می دانند که سخت کار کردن لزوماً آنها را به نتیجه نمی‌رساند و باید هوشمندانه کار کنند و درست همینجا است که بیشتر تیم ها با مشکل مواجه می‌شوند.
این که اعضای تیم شما به وظایف خود عمل می‌کنند، به این معنی نیست که یک تیم اثربخش دارید. برای داشتن یک تیم اثربخش، ایجاد اعتماد، امنیت روانی و تلاش مشترک که واقعاً عملکرد تیم را افزایش می‌دهد، ضروری است و تحقق همه این ها، به مدیریت قوی و فرهنگ حمایتی نیاز دارد. پیتر دراکر پدر علم مدیریت نوین می‌گوید: «آنچه اندازه گیری می‌شود، بهبود می یابد.» اما مشکل اینجا است که اندازه‌گیری اثربخشی تیم کار ساده‌ای نیست! برای شروع بد نیست بدانیم که تفاوت بین تیم موثر و تیم ناکارآمد چیست.
چرا اثربخشی تیمی مهم است؟
اثربخشی کار تیمی چند مزیت برای اعضای تیم و عملکرد آنها دارد. تیم‌های موثر در برابر چالش‌های سازمانی انعطاف‌پذیرتر می‌شوند، هم افزایی مثبت را با همکاران خود تجربه می‌کنند و در حرفه خود احساس قدرت بیشتری می‌کنند. اعضای تیم‌های موثر انرژی بیشتری برای کار سخت و طولانی دارند، بهتر تمرکز می‌کنند و خطای کمتری مرتکب می‌شوند، و بهره وری بالاتری دارند و با سرعت بیشتری به اهداف خود دست پیدا می‌کنند. اعضای یک تیم اثربخش نسبت به جایگاه خود در تیم و همچنین در رابطه با اعضای دیگر، بیشتر و بهتر اعتماد می‌کنند و این انرژی در کار آنها هم منعکس می‌شود. اثربخشی یک فرایند از بالا به پایین است؛ یعنی از تیم شروع می‌شود و سپس به اعضا می‌رسد.
تفاوت بین تیم‌های موثر و ناکارآمد
تیم‌های اثربخش عملکرد بهتری دارند؛ نه فقط به این دلیل که سرپرست خوبی دارند، بلکه به این دلیل که مهارت‌های خود را به اشتراک می‌گذارند که به آنها امکان می‌دهد به بهترین شکل ممکن با هم همکاری کنند. تفاوت‌های تیم اثربخش و تیم ناکارآمد را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:
پنج ویژگی تیم‌های اثربخش
اگرچه تیم‌ها با مجموعه‌ای از چالش‌های پیچیده روبه‌رو می‌شوند، اما با این حال تعداد نسبتاً کمی از این چالش‌ها تأثیر بزرگی بر موفقیت آنها دارند. اگر مدیران بدانند که این عوامل کدامند و روی اصلاح آنها تمرکز کنند، می‌توانند به بازدهی بزرگی دست یابند. اما چه ویژگی‌هایی اثربخشی تیم شما را تعیین می‌کنند؟همه مدل‌های اثربخشی تیم حول پنج ویژگی بنیادی می‌چرخند که در ادامه شرح می‌دهیم:
مسیر
تیم‌های اثربخش خواستار معنا، هدف و جهت هستند. یک ارتباط واضح بین استراتژی کلی و کار روزانه اعضا، یکی از انگیزه‌بخش‌ترین چیزهایی است که می‌توانید به تیمتان هدیه بدهید. به همین دلیل است که چارچوب اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) به یک ابزار قدرتمند برای مدیران سازمان ها تبدیل شده است. OKR یک چارچوب هدف‌گذاری است که استراتژی شرکت شما را به وظایف و اهداف قابل مدیریت تبدیل می‌کند. هدف چیزی است که به تیم شما جهت می‌دهد، در حالی که نتایج کلیدی، انگیزه و وسیله‌ای برای اندازه گیری پیشرفت فراهم می‌کند. این دو عامل در کنار هم به تیم شما کمک می‌کنند تا بدانند که در مسیر رسیدن به اهداف خود هستند.
ساختار
بدون شک به عنوان سرپرست یک تیم، دوست دارید متخصص‌ترین افراد را در تیم خود داشته باشید؛ اما واقعیت این است که برای پر کردن تمام نقاط خالی، به افرادی با سطوح مختلف مهارت نیاز دارید. برای افزایش اثربخشی تیم، باید منابع مناسب را در اختیار اعضای تیم قرار بدهید که طیف متنوعی از ابزارها و مهارت‌ها را شامل می‌شود. سپردن وظایف زیاد به یک عضو ارشد، به همان اندازه بد است که بخواهید یک عضو جدید را از منطقه امنش خارج کنید و کارهایی را به او بسپارید که از توان او خارج است. برای این که ساختار مناسب تیم خود را پیدا کنید، عجله نکنید! افراد بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. یک تیم پویا خودش به شما می‌گوید که چه زمانی نیاز به رشد دارد و چه زمانی باید دست از توسعه آن بردارید!
زمینه حمایتی
یکی از مهم‌ترین عوامل اثربخشی تیم ، در اختیار داشتن ابزار و پشتیبانی مناسب است. اما حمایت به اشکال مختلفی انجام می‌شود؛ از به اشتراک گذاشتن تخصص و مهارت گرفته تا حضور در دوره‌های آموزشی بر اساس اعلام نیاز اعضای تیم یا وظایفی که به آنها محول شده است. برای اثربخشی کار تیمی همه اعضای تیم باید بدانند که منابع مورد نیاز خود را کجا پیدا کنند و در صورت نیاز به چیزی، با چه کسی صحبت کنند. هیچ تیمی به همه چیزهایی که می خواهد، نمی‌رسد. اما گاهی اوقات، فقط کافی است نشان دهید که چقدر به نیازهای آنها فکر می‌کنید و برای حمایت از آنها تلاش می‌کنید.
طرز فکر مشترک
هر فرد ممکن است در چند تیم مختلف عضو باشد که هر کدام برای هدف متفاوتی تشکیل شده‌اند؛ به همین دلیل ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم، بیشتر از همیشه ضرورت دارد. یک طرز فکر مشترک نه تنها اصطکاک بین اعضای تیم را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا از بروز درگیری جلوگیری کنید، بلکه به حذف مشکل «ما در برابر آنها» کمک می‌کند. در گذشته اعضای تیم به صورت رو در رو فعالیت می‌کردند. در چنین شرایطی افراد می‌توانستند یک رابطه قوی و قابل اعتماد ایجاد کنند. اما امروزه اعضای تیم‌ها در شهرها و حتی قاره‌ها پراکنده شده‌اند. در این شرایط ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم و افزایش اثربخشی بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد.
امنیت روانی
هیچ کدام از عوامل اثربخشی تیم که تا اینجا گفتیم، موثر نخواهد بود؛ مگر این که اعضای تیم آزادی لازم برای صحبت کردن، ارائه بازخورد و مطرح کردن خواسته‌های خود را داشته باشند. این همان چیزی است که امنیت روانی نامیده می‌شود: یعنی باور داشتن به این که افراد می‌توانند در محل کار بدون خجالت یا ترس از مجازات صحبت کنند. تیم‌های موثر یکدیگر را محدود نمی‌کنند، بلکه ایده‌های جدید را می پذیرند و از هم تیمی‌های خود حمایت می‌کنند. ایجاد امنیت روانی یکی از مهارت‌های نرم است که به عنوان سرپرست یک تیم باید داشته باشید.
عوامل اثربخشی تیم
پنج ویژگی مسیر، ساختار، زمینه حمایتی، طرز فکر مشترک و امنیت روانی، پایه و اساس داشتن یک تیم موثر است؛ اما اجرای آنها داستان کاملاً متفاوتی است. در ادامه عوامل اثربخشی تیم و چند راه عملی را با هم مرور می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند اثربخشی کار تیمی را افزایش دهید:
به اعضای تیم خود مالکیت بیشتری بدهید
این که به اعضای تیم اختیارات بیشتری تفویض کنید، باعث ایجاد احساس مسئولیت و غرور در آنها می‌شود. با این کار آنها درمی‌یابند که فقط یک وظیفه دیگر به آنها واگذار نشده، بلکه کاری که انجام می‌دهند، همان چیزی است که خودشان انتخاب کرده‌اند و احساس می‌کنند با مهارت ها و بینش آنها مطابقت دارد. این امر به ویژه برای تیم‌های چابک که بر اساس خودسازماندهی و برنامه ریزی برای اسپرینت‌ها فعالیت می‌کنند، بسیار مهم است.
اما چطور می‌توانید به تیم خود مالکیت بیشتری بدهید؟ مهارت رهبر خدمتگزار بودن را تمرین کنید. وقتی نوبت به مدیریت وظایف می‌رسد، دیدگاه خود را از یک رهبر به یک راهنما تغییر دهید. برای درک این که چه کاری اعضای تیم شما را هیجان زده می‌کند، وقت بگذارید و به آنها کمک کنید تا وظایفی را که با مهارت هایشان همسو هستند پیدا کنند.
از ابزارهای مناسب برای ایجاد شفافیت استفاده کنید
اثربخشی به اعتماد بستگی دارد. ایجاد شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی، از بهترین تمرین‌های اعتمادسازی است که می‌توانید انجام دهید. اعضای تیم شما باید اطمینان داشته باشند که مدیریت تیم، پشت پرده‌ای از جلسات پنهان نشده است! تیم خود را با ابزارهای مدیریت پروژه مناسب مجهز کنید و اجازه بدهید همه اعضا، در جریان فرایندها قرار بگیرند و به اسناد مهم مانند استراتژی پروژه و ماموریت تیم دسترسی داشته باشند.
برای وقت اعضای تیم خود ارزش قائل شوید
درست است که همکاری بین اعضا، بر عملکرد تیم تأثیر می‌گذارد؛ اما یک نقطه عطف وجود دارد که در آن جلسات بیش از حد ممکن است فرساینده شود. به تیم خود نشان دهید که آنها در برابر جلسات بی‌معنا یا احساس نیاز به همیشه فعال بودن، محافظت می‌کنید. به اعضای تیم اجازه دهید تا به جای چک کردن دائمی چت، ایمیل و پیام فوری و شرکت در جلسات بی مورد، زمان خود را به کار واقعی اختصاص بدهند. آنها باید اطمینان داشته باشند که در قبال بهره وری پاداش دریافت می‌کنند، نه فقط دیده شدن.
موفقیت ها و شکست ها را به اشتراک بگذارید
تیم‌های اثربخش از اشتباهات خود درس می‌گیرند و دائما راه‌هایی برای بهبود شرایط پیدا می‌کنند. در مقابل، تیم‌های ناکارآمد از بحث در مورد مشکلات اجتناب می‌کنند یا موضوعات اصلی را نادیده می‌گیرند. به یاد داشته باشید که تنها در 40 درصد از پروژه ها، به همه اهداف خود دست پیدا می‌کنید. 60 درصد دیگر را به عنوان فرصتی برای یادگیری در نظر بگیرید!
تنوع را در ساختار تیم رعایت کنید
بخشی از اثربخشی، تحت تاثیر ساختار تیم قرار دارد. گاهی لازم است ساختار تیم را تغییر بدهید تا به تیم شما کمک کند با یکدیگر و با سایر تیم ها، بهتر و موثرتر کار کنند. این تنها فایده رعایت تنوع در ساختار تیم نیست؛ بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، تنوع می‌تواند الهام بخش باشد و با تقویت نوآوری و انگیزه، به تصمیم گیری بهتر و کار با کیفیت بالاتر منجر شود.
یک رهبر واقعی برای تیم باشید!
اثربخشی یک ورزش تیمی است، اما با این حال شما به عنوان مدیر یا سرپرست تیم، کاپیتان تیم هستید! اگر اقدامات شما در راستای پشتیبانی از فعالیت‌های افراد نباشد، آنها حرف‌های شما را جدی نمی‌گیرند. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید همه عوامل اثربخشی کار تیمی را فراهم کنید. افراد را بر پروژه مقدم بدانید، گوش دادن را بیاموزید و تمرکز خود را از تحویل به موقع پروژه، به ساختن بهترین تیم ممکن تغییر دهید. پذیرای ایده‌های جدید باشید و به اعضای تیم اجازه دهید حجم کاری خود را آزمایش کنند.
مشکلاتی که مانع اثربخشی تیم می‌شود
اگر با یک فرمول ساده می شد یک تیم اثربخش ساخت، این همه مقاله و کتاب در مورد این موضوع نوشته نمی شد! برای افزایش اثربخشی تیم، راه درازیث در پیش دارید! در ادامه مقاله به مسائل و موانعی اشاره می‌کنیم که در تلاش برای افزایش اثربخشی و عملکرد تیم، احتمال دارد با آنها مواجه شوید:
در خانه اگر کس است، یک حرف بس است!
نظارت بیش از حد مانع اثربخشی تیم می‌شود. نقش نظارتی را به افراد خاص محدود کنید و اعضای تیم را با بازخوردهای بیش از حد کلافه نکنید.
عدم شفافیت در تصمیم گیری
اگر تیم شما از روش‌هایی مانند Agile استفاده می‌کند، ارتباطات بین اعضا باید باز و شفاف باشد. همه جزئیات باید در جلسات باز، مطرح شوند و در مورد آنها تصمیم گیری شود.
هدف گذاری ضعیف
تعیین اهداف بیش از حد تهاجمی، لزوماً به افزایش بهره وری کمک نمی‌کند. اهداف را طوری تعیین کنید که بلندپروازانه و در عین حال، قابل دستیابی باشند.
تشریفات اداری و بوروکراسی
هیچ چیز به اندازه گیر افتادن در با تشریفات اداری، یک تیم را از مسیر درست خارج نمی‌کند. تا آنجا که ممکن است، کارها را ساده کنید و اجازه ندهید وقت آنها صرف امور اداری شود.
تغییر اولویت ها
همه کسب و کارها در طول زمان تغییر می‌کنند و تکامل می یابند. اهدافی که در شروع فعالیت تیم اولویت شما بوده اند، اکنون پس از گذشت چند سال یا حتی چند ماه، ممکن است از اولویت خارج شده باشند. اگر اولویت ها نیاز به تغییر دارند، این کار را انجام بدهید و همه اعضا را از این تغییرات مطلع کنید.
مدیران مهربان!
برخی از مدیران مهربان از برخورد با کارمندانی که عملکرد ضعیفی دارند، پرهیز می‌کنند. عملکرد ضعیف یک فرد، می‌تواند بهره وری و روحیه کل تیم را کاهش دهد. در مورد اعضایی که سرعت کار تیم را کاهش می‌دهند، با جدیت تصمیم بگیرید.
فقدان چشم انداز یا ماموریت
اعضای تیم باید بدانند که در چه مسیری گام بر می دارند و به کجا قرار است برسند. سازمان و تیم شما باید یک چشم اندازه بلندمدت داشته باشد و ماموریت هر فرد در تحقق این چشم انداز مشخص باشد.
مخلص کلام
کار تیمی با وجود همه مزیت‌هایی که دارد، می‌تواند از جهات مختلف استرس‌زا هم باشد. درست است که کار گروهی منجر به بروز ایده‌های نوآورانه و عملکرد قوی می‌شود؛ اما در عین حال افراد را با یکدیگر درگیر می‌کند. از سوی دیگر ممکن است اعضای تیم سهم مناسبی از اعتبار تیم را دریافت نکنند و با سایر اعضای تیم همکاری نکنند. هزینه‌های هماهنگی هم ممکن است مشکلاتی برای سازمان به وجود بیاورد. همه این‌ها را می‌توان جزو معایب کار تیمی به حساب آورد. اما همه این ها یک روی سکه است. می‌توانید با رعایت عوامل اثربخشی تیم که در این مقاله گفتیم، تیمی بسازید که نه تنها درگیر این مشکلات نمی‌شود، بلکه با اثربخشی بالا، در مسیر موفقیت شما را همراهی می‌کند.
منبع: plan.io