یکی از اصطلاحات اداری که در نامه نگاری سازمانی کاربرد دارد، پاراف است. پاراف کردن نامه یکی از عملیاتی است که برای به گردش درآوردن نامه در سازمان انجام می‌شود و هم در نامه نگاری سنتی و هم در نرم‌افزارهای اتوماسیون کاربرد دارد. در این مقاله امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای پاراف کردن نامه را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.
پاراف چیست و چه کاربردی دارد؟
در نامه نگاری اداری پاراف به متنی گفته می‌شود که در حاشیه یک نامه دریافتی نوشته می‌شود و حاوی یک درخواست یا دستور خطاب به دریافت‌کننده بعدی نامه یا همان گیرنده ارجاع است. از پاراف به منظور ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را دستور ارجاع هم دانست. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.
اگر روال انجام یک کار در سازمان مشخص شود، پاراف شامل عبارت‌هایی مثل «اقدام شود» خواهد بود. اما اگر روال مشخصی برای انجام کار وجود نداشته باشد، راهکار انجام کار هم در دستور ارجاع مشخص می‌شود تا گیرنده نامه بداند چه اقدامی باید انجام بدهد.
هامش چیست و چه تفاوتی با پاراف دارد؟
یکی دیگر از اصطلاحاتی که در نامه نگاری اداری به کار می‌رود، هامش و هامش نویسی است. هامش هم به یادداشتی گفته می‌شود که توسط دریافت کننده نامه در حاشیه آن نوشته می‌شود؛ اما با پاراف یک تفاوت اساسی دارد. پاراف یا دستور ارجاع در مواردی کاربرد دارد که نامه برای اقدام خاصی به فرد دیگری ارجاع می‌شود، اما هامش لزوماً حاوی دستور یا درخواست خطاب به گیرنده بعدی نامه نیست. مثلاً هامش یک نامه می‌تواند عبارت «ملاحظه شد» باشد که نشان می‌دهد گیرنده از متن نامه مطلع شده، اما آن را به فرد دیگری ارجاع نداده است.
در پاراف نامه چه باید بنویسیم؟
همانطور که گفتیم، پاراف نامه شامل درخواست یا دستور است؛ بنابراین متن آن بسته به محتوای نامه و گیرنده بعدی آن متفاوت است و استاندارد خاصی ندارد. با این حال برای نوشتن پاراف هم اصول و قواعدی وجود دارد که بهتر است رعایت شود. یکی از عواملی که مشخص می‌کند متن پاراف چه باشد، رده سازمانی نویسنده پاراف و دریافت کننده آن است. اگر پاراف توسط فردی نوشته شود که در ساختار سازمانی جایگاه بالاتری دارد، متن آن دستوری است؛ اما اگر نویسنده پاراف جایگاه سازمانی پایین‌تری داشته باشد، متن پاراف به صورت درخواست نوشته می‌شود. در ادامه چند نمونه متن پاراف را با هم می‌خوانیم:
پاراف کردن نامه برای مقام بالاتر
- خواهشمند است بررسی و اعلام نظر فرمایید
- مراتب جهت استحضار و دستور اقدام لازم ایفاد می گردد
- خواهشمند است رهنمودهای لازم را ابلاغ فرمایید
پاراف کردن نامه برای مقام پایین‌تر
- مورد تایید است، اقدام فرمایید
- جهت بررسی و اقدام به کارشناس مربوطه ارجاع شود
پاراف کردن نامه در آوات
در اتوماسیون اداری ابری آوات، می‌توانید هنگام ارجاع دادن نامه به سایر کارمندان سازمان، آن را پاراف کنید. متن پاراف نامه را می‌توانید خودتان تایپ کنید یا آن را از میان متن‌های آماده‌ای که به شما پیشنهاد می‌شود، انتخاب کنید. دستور ارجاع یا پاراف در آوات در دو دسته «درخواست» و «پاسخ» تفکیک شده و پس از انتخاب هر دستور، می‌توانید آن را به دلخواه خود ویرایش کنید.
همچنین می‌توانید از تگ‌های آمده که در صفحه ارجاع به شما پیشنهاد می‌شود، برای مشخص کردن نوع دستور یا درخواست خود در پاراف نامه استفاده کنید. در تصویر زیر تگ «جهت بررسی و اقدام» برای نامه انتخاب شده است.
بعد از ارجاع نامه، مشخصات ارجاع شامل ارجاع دهنده (نویسنده پاراف)، دستور ارجاع (پاراف) و تگ و نوع ارجاع، در صفحه ویرایش نامه اضافه می‌شود.
رشدی آشکار در زندگی کاری شما
هزینه کمتر، کاربری راحت‌تر، امنیت بالاتر