جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، طوفان‌های فکری، بحث درباره ایده‌ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. به نظر من زمان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدید ناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می‌خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت اتوماسیون اداری ابری آوات که کمک به مدیران سازمان‌ها برای ساده‌تر کردن مدیریت کارها است، راهکار جلسات آوات در اختیار مدیران سازمان ها قرار گرفته تا به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی و به دور از درگیری‌های رایج، جلسات سازمان خود را مدیریت کنند. در این مقاله نحوه فعال کردن راهکار جلسات آوات را توضیح می‌دهیم.
مدیریت جلسات سازمانی
مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. برنامه‌ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت‌آمیز است که شامل دانستن هدف، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول برگزاری جلسه است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. اما مدیریت جلسات کاری متعدد بدون در اختیار داشت ابزار مناسب، بیشتر شبیه یک رویا است!
اگر تعداد جلسات کاری در سازمان شما زیاد است، تنها چیزی که به آن نیاز دارید، سیستم مدیریت جلسات آوات است. راهکار جلسات آوات به شما کمک می‌کند تا همه مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را تحت کنترل داشته باشید. ایجاد جلسه، انتخاب شرکت کنندگان از میان کارمندان یا مخاطبان سازمان، تعیین تاریخ، زمان و محل برگزاری جلسه، ضمیمه کردن پیوست، مشاهده جلسات در تقویم یا به صورت لیست و…، از امکانات راهکار جلسات آوات هستند که همه نیازهای شما را به عنوان یک مدیر برطرف می‌کنند.
فعالسازی راهکار جلسات آوات
فعال کردن راهکار جلسات آوات هم مانند فعال کردن راهکار مکاتبات، توسط مالک سازمان انجام می‌شود. اگر در آوات حساب کاربری دارید و قبلاً از راهکار مکاتبات آوات استفاده کرده‌اید، می‌توانید راهکار جلسات را هم برای سازمان خود فعال کنید. اما اگر از راهکار مکاتبات استفاده نمی‌کنید، قبل از فعال کردن راهکار جلسات لازم است یک حساب کاربری ایجاد کنید و سازمان خودتان را بسازید.
با وارد شدن به اتوماسیون اداری ابری آوات، لیست سازمان‌های خود را مشاهده می‌کنید. روی نام سازمانی که می‌خواهید راهکار جلسات آن را فعال کنید، کلیک کنید تا وارد میز کار شوید و در میز کار سازمان روی گزینه راهکارها کلیک کنید.
قبل از مشاهده تعرفه‌ها و خرید راهکار جلسات، می‌توانید طرح رایگان 10 روزه آن را فعال کنید و تا مدت 10 روز، با 3 کاربر و 3 گیگابایت فضا، از همه امکانات راهکار جلسات استفاده کنید.
در همین مرحله و یا بعد از فعال کردن طرح رایگان ده روزه، می‌توانید روی دکمه مشاهده تعرفه‌ها و خرید کلیک کنید و در صفحه ثبت سفارش، تعداد کاربر، فضای ذخیره سازی و دوره زمانی را انتخاب کنید و ثبت سفارش را بزنید. پس از ثبت سفارش، کارشناسان فروش آوات در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.
با انجام دادن این مراحل، راهکار جلسات آوات برای سازمان شما فعال می‌شود و می‌توانید از امکانات آن استفاده کنید.