مدیریت بر اساس اهداف یا MBO و هر چه باید در مورد آن بدانید

در مقاله دیگری با عنوان هدف گذاری و اهمیت آن در موفقیت سازمان، در مورد هدف گذاری و همچنین مراحل و انواع آن نوشتیم. در این مقاله یکی از مدل‌های هدف گذاری با عنوان مدیریت بر اساس اهداف یا MBO را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا هدف گذاری مهم است؟

به عنوان یک رهبر، شما انتظاراتی از تیم خود دارید. شما می‌خواهید سطح خاصی از عملکرد و کارایی را ببینید. اما اگر اهداف سازمانی را به آنها ابلاغ نکرده باشید، بدون شک انتظارات شما برآورده نخواهد شد. این خطای مدیریتی باعث می‌شود مدیران شخصاً اقدام به کنترل و هدایت جزئیات کنند که مدیریت ذره‌بینی را به دنبال دارد. به علاوه این باور را در کارکنان سازمان ایجاد می‌کند که به آنها و توانایی‌هایشان برای دستیابی به نتایج اعتماد ندارید. با گذشت زمان، این موضوع باعث رنجش کارکنان می‌شود، رضایت شغلی را از بین می برد و نرخ جابجایی را افزایش می‌دهد.

اگر چنین شرایطی را در سازمان خود مشاهده می‌کنید، وقت آن است که به سبک رهبری خود نگاه کنید. آیا ابزارهای مورد نیاز کارکنان خود را ارائه می‌دهید؟ آنچه را که می‌خواهید ببینید به وضوح بیان می‌کنید؟ آیا فرصت تقویت دانش و مهارت را برای کارکنان خود فراهم می‌کنید؟ در غیر این صورت، ذهنیت و فرهنگ شرکت خود را به مدیریت بر اساس اهداف تغییر دهید و تماشا کنید که کارمندان خود را به چالش می کشند.

MBO چیست؟

اصطلاح مدیریت بر اساس اهداف یا Management by Objectives که به طور خلاصه به آن MBO گفته می‌شود، یکی از مدل‌های مدیریت استراتژیک است که به ایجاد اهداف ملموس برای یک کارمند برای دستیابی به اهداف سازمان اشاره دارد. مدیریت بر اساس اهداف با تعریف اهدافی که بین سازمان و کارکنان آن مشترک هستند، سعی در بهبود عملکرد کلی سازمان دارد. به زبان ساده می‌توان گفت مدیریت بر اساس اهداف (MBO) فرآیندی است که در آن یک مدیر و یک کارمند در مورد اهداف خود توافق می‌کنند و سپس برنامه ای برای رسیدن به آنها تدوین می‌کنند.

مدیریت بر اساس اهداف اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان ارتباط روشنی میان نقش ها و مسئولیت‌های خود با اهداف سازمان برقرار می‌کنند و درک درستی از نقشی که در سلامت کلی سازمان ایفا می‌کنند، دارند. این نه تنها به آن‌ها کمک می‌کند آنچه را که از آنها انتظار می‌رود روشن کنند، بلکه به آنها احساس هدفمند بودن هم می‌دهد، زیرا مالکیت نحوه تأثیرگذاری بر بقیه سازمان و کمک به انجام مأموریت آن را به دست می‌آورند. اگر کارمندان فقط درگیر جزئیات باشند و نتوانند تصویر بزرگتر را ببینند، به راحتی ناامید می‌شوند. هدف مدیریت بر اساس اهداف، شکستن این دیوارها برای ایجاد شفافیت در سازمان است.

چگونه MBO را در سازمان اجرا کنیم؟

مدیریت بر اساس اهداف می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا در مسیر درست حرکت کند. با این حال، درمان همه چالش هایی نیست که سازمان شما ممکن است با آن مواجه شود. اما چطور می‌توانیم از MBO برای بهتر کردن شرایط سازمان استفاده کنیم؟ مدل مدیریت بر اساس اهداف، پنج مرحله دارد که مدیران برای اجرای آن باید در سازمان پیاده سازی کنند:

اهداف خود را مشخص کنید

اولین اقدام این است که اهداف سازمان یا تیم خود را تعیین کنید. هدف سازمان شما چیست؟ می‌خواهید سازمان شما به چه چیزی برسد و در چه دوره زمانی به این هدف دست یابید؟ این اهداف باید با همه افراد سازمان شما به اشتراک گذاشته شود.

بین اهداف سازمان و اهداف افراد ارتباط ایجاد کنید

پس از این که اهداف سازمان را تعیین کردید، از یک رویکرد بالا به پایین برای تبدیل اهداف کلان به اهداف خرد و فردی استفاده کنید. کارمندان شما باید بدانند که مسئولیت‌های آنها چگونه به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند. درک این ارتباط به شما امکان می‌دهد تا گام‌های درستی برای تحقق اهداف افراد بردارید و آنها را در مسیر موفقیت همراهی کنید.

بر عملکرد افراد نظارت کنید

همانطور که اعضای تیم شما برای رسیدن به اهداف خاص خود کار می‌کنند، باید عملکرد آنها را زیر نظر داشته باشید. شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و با ارزیابی این که آیا اهداف و نتایج کلیدی (OKR) برآورده شده اند یا خیر، بر عملکرد هر یک از اعضای تیم نظارت کنید. نظارت بر عملکرد اعضای تیم به شما در ارزیابی بهره‌وری اعضای تیم هم کمک می‌کند. عملکرد کارکنان خود را به طور منظم بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که به طور پیوسته برای رسیدن به یک هدف بزرگتر تلاش می‌کنند.

پیشرفت افراد را ارزیابی کنید

شما می‌توانید میزان پیشرفت اعضای تیم را با ارزیابی عملکرد آنها اندازه گیری کنید. ارزیابی عملکرد به شما این امکان را می‌دهد که بازخورد شخصی خود را در مورد کارهایی که هر یک از اعضای تیم به خوبی انجام می‌دهند، ارائه دهید. این مرحله در مدیریت عملکرد بسیار مهم است، زیرا بر ارتباط موثر بین مدیریت و اعضای تیم تاکید دارد. بدون بررسی منظم عملکرد، نه شما و نه کارمندانتان درکی از تغییراتی که لازم است ایجاد شود، نخواهید داشت.

به عملکرد افراد بازخورد بدهید

اگر عملکرد کارکنان شما خوب است، به آنها اطلاع دهید. می‌توانید این کار را به صورت خصوصی یا در حضور دیگران (برای الهام بخشیدن به آنها) انجام دهید. اگر آنها انتظارات شما را برآورده نمی‌کنند، این بازخورد را به صورت خصوصی ارائه دهید تا آنها را در مقابل همکارانشان تحقیر نکنید. همچنین باید اقداماتی را برای بهبود عملکرد آنها انجام دهید. اگر کارمندان شما به اهداف خود نمی رسند، ممکن است به این دلیل باشد که آن اهداف به درستی بیان نشده اند یا ابزار مناسبی برای انجام آنچه مورد انتظار شما است، در اختیار ندارند. برای اطلاع از دلیل محقق نشدن اهداف فردی، با کارمندانتان گفنگو کنید و سپس هر کاری را که برای اصلاح وضعیت لازم است، انجام دهید.

به این ترتیب می‌توانید فرهنگ مدیریت بر اساس اهداف را به صورت موفق در سازمان خود پیاده سازی کنید و شاهد بهبود عملکرد تیم خود باشید. وقتی زمان الهام بخشیدن به تیم خود و دمیدن روح جدید به سازمان شما فرا می رسد، مدیریت بر اساس اهداف را در فرهنگ شرکت خود در نظر بگیرید. هنگامی که آنها انتظارات شما را درک می‌کنند، بهتر می‌توانند آنها را براورده کنند.

مزایا و معایب MBO

درست مانند هر سبک مدیریتی، مدیریت بر اساس اهداف هم جوانب مثبت و منفی دارد. در نهایت شما به عنوان یک مدیر با در نظر گرفتن شرایط، می‌توانید تصمیم بگیرید که سازمان شما برای پیاده سازی این مدل مناسب است یا نه. بیایید نگاه دقیق تری بیندازیم:

مزایای MBO

• کارمندان می‌توانند تأثیر فردی خود را بر کل سازمان مشاهده کنند
• انتظارات به وضوح بیان شده و بر اساس نتایج کلیدی متناسب با هر کارمند است.
• کارمندان می دانند که برای تحقق اهداف سازمان چه اقداماتی باید انجام بدهند
• کار تیمی بهبود می یابد و هر کس مسئولیت اشتباهاتش را می پذیرد
• کارمندان می دانند که نتایج تلاش‌های آنها نادیده گرفته نمی‌شود
• وظایف کارمندان با نقاط قوت، مهارت ها و تجربیات آموزشی آنها مطابقت دارد
• حس اهمیت را برای کارمندان به ارمغان می آورد و وفاداری آنها به سازمان را افزایش می‌دهد

معایب MBO

• امکان دارد مدیران بیش از حد به MBO و سبک مدیریتی تکیه کنند. وابستگی بیش از حد به یک سبک مدیریت محدودیت‌هایی برای مدیران و سازمان به وجود می آورد
• با تأکید بیش از حد بر اهداف و مقاصد، جنبه‌های غیرقابل اندازه‌گیری محیط کار (مانند کار تیمی، تعاملات مثبت با مشتری و غیره) ممکن است کمتر مورد توجه و ارزیابی قرار گیرند
• با تمرکز مداوم بر اعداد و معیارها، کارمندان ممکن است در مورد عملکرد خود احساس اضطراب کنند و بهره وری آنها کاهش می‌یابد
• از آنجایی که MBO بر اهداف متمرکز است، اغلب بخش‌های دیگر سازمان مانند فرهنگ سازمانی و اخلاق کاری را نادیده می‌گیرد
• برای دستیابی به اهداف در یک چارچوب زمانی مشخص، فشار کار بر کارکنان افزایش می‌یابد
• کارکنان تشویق می‌شوند تا به هر وسیله ای که لازم است به اهداف خود برسند، این می‌تواند کیفیت کار را به خطر بیندازد

چند نمونه از مدیریت بر اساس اهداف

اهداف خاص ممکن است بسته به نوع فعالیت و محصول شما متفاوت باشد، اما برخی از اهداف کلی بین سازمان ها یا واحدهای آنها مشترک هستند که می‌توانید با آنها شروع کنید. در نظر داشته باشید که استفاده از MBO محدود به این موارد نیست و در هر سازمان یا تیمی می‌توانید از آن استفاده کنید.

نمونه‌های MBO در فروش

• چرخه فروش را از چهار ماه به دو ماه کاهش دهید
• میانگین فروش را به X ریال افزایش دهید
• 15 مشتری جدید را در یک دوره زمانی خاص جذب کنید

نمونه‌های MBO در بازاریابی

• افزایش لایک شبکه‌های اجتماعی تا 40 درصد
• زمان صرف شده در وب سایت را پنج دقیقه افزایش دهید
• 500 سرنخ (Lead) جدید در ماه ایجاد کنید

نمونه‌های MBO در منابع انسانی

• نرخ نگهداری منابع انسانی را تا 15 درصد افزایش دهید
• اجرای یک برنامه آموزشی رهبری برای کارکنان خوب
• افزایش رضایت کارکنان تا 30 درصد

MBO یا OKR؟ شباهت‌ها و تفاوت‌ها

ما می‌توانیم هفت تفاوت عمده را بین MBO در مقابل OKR تشخیص دهیم.

ماهیت

تعریف آنچه می‌خواهید انجام دهید در قلب رویکرد MBO است. روشی که یک کارمند یا تیم به یک هدف می‌رسد و اندازه گیری عملکرد آنها در جهت دستیابی به آن هدف، عمدتاً باز و انعطاف‌پذیر است. در مقابل، OKR بسیار عمیق‌تر می‌شود. OKR ها دو جزء دارند: اهداف و مجموعه‌ای از نتایج کلیدی برای دستیابی به آنها. نتایج کلیدی مشخص می‌کند که موفقیت چگونه به نظر می‌رسد و برای رسیدن به هدف چه کاری باید انجام شود و در نتیجه معیارهای کمی موفقیت به دست می‌آید.

بازه زمانی

MBO سالانه بررسی می‌شود، در حالی که OKRها معمولا ماهانه یا فصلی هستند. از آنجا که سرعت بررسی‌های ماهانه یا فصلی در OKR ها سریع تر است، فرصت‌های بسیار بیشتری برای انطباق و باز کردن چابکی از طریق OKR ها وجود دارد. در مقابل ایجاد تغییر در MBO ها اغلب دشوارتر است.

اهداف

اهداف MBO خصوصی تر هستند، در حالی که اهداف OKR کاملاً شفاف هستند. یک کارمند و مدیر خط آنها اهداف MBO را در یک بحث خصوصی تعیین می‌کنند و اهداف محرمانه هستند. از سوی دیگرOKR ها بسیار شفاف تر هستند و اغلب از طریق بحث‌های تیمی ایجاد می‌شوند، بنابراین کل تیم تصمیم می گیرد که چگونه از اهداف کلی شرکت پشتیبانی کند.OKR ها برای هر کسی، از مدیرعامل گرفته تا مدیر میز، قابل مشاهده است.

ریسک

MBOها به طور طبیعی ریسک گریز هستند، در حالی که OKRها تهاجمی هستند. در صورتی که پاداش افراد با اهداف آنها مرتبط باشد، انتظار می رود که به طور کامل به اهداف خود برسند، همانطور که در MBOها اتفاق می افتد. این بدان معنی است که اهداف کارکنان اغلب در منطقه امن تعیین می‌شود. یک مزیت کلیدی OKRها ذهنیت «جرات شکست خوردن» است که نوآوری و گسترش فراتر از قابلیت‌های موجود را ترویج می‌کند.

رویکرد هدف گذاری

MBOها اهداف را از بالا به پایین تعیین می‌کنند، در حالی که در OKR اهداف از بالا به پایین و از پایین به بالا تعیین می‌شوند. MBO مسئولیت تعیین اهداف شرکت را در سطح اجرایی قرار می‌دهد. طی این فرایند، بخش ها، تیم ها و کارمندان اهداف خود را مشخص می‌کنند. بنابراین، تنظیم هدف یک فرآیند از بالا به پایین در MBO است. هنگام استفاده از  OKRمدیران برای شرکت به عنوان یک کل هدف تعیین می‌کنند و سپس بخش ها، تیم ها و کارمندان اهداف خود را با آنها هماهنگ می‌کنند. علاوه بر این، کارکنان در هر سطح اهداف خود را تعیین می‌کنند که با اهداف تیم‌ها، بخش‌ها و سازمانشان همسو است. در نتیجه، فرآیند تعیین اهداف شامل رویکرد از بالا به پایین و پایین به بالا است.

منبع: hubspot و Kanbanize و Asana و investopedia