هفت سورپرایز برای یک مدیر تازه کار

 به عنوان یک مدیر تازه کار ممکن است فکر کنید که دقیقاً می دانید انتظار چه چیزهایی را باید داشته باشید و چه مهارت های جدیدی را باید در نقش جدید خود بیاموزید. امام موضوع به این سادگی هم نیست. باورهای رایجی درباره مدیریت وجود دارند که ممکن است ذهن شما را درگیر کنند و اگر این باورهای غلط را بشناسید، حتما سورپرایز خواهید شد! در این مقاله، نگاه دقیق‌تری به هر یک از این هفت سورپرایز خواهیم داشت و به شما کمک می‌کنیم تا در نقش خود، چه مدیریت یک سازمان، یک بخش یا یک تیم کوچک، برای آنها آمادگی بیشتری داشته باشید.

سورپرایز؛ شما قرار نیست همه چیز را خودتان مدیریت کنید!

به عنوان یک مدیر تازه کار ابتدا باید بپذیرید که نمی‌توانید مستقیماً در هر پروژه‌ای که تیمتان روی آن کار می‌کند، مشارکت داشته باشید و نمی‌توانید تأثیر مستقیمی بر هر چیزی که در آن اتفاق می‌افتد داشته باشید. بنابراین، دیدگاه شما باید از انجام کارها توسط خودتان، به انجام کارها از طریق افراد دیگر تغییر کند. این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری از مدیران جدید با آن مشکل دارند! چنین دیدگاهی به مدیریت ذره‌بینی منجر می‌شود که آسیب‌های زیادی برای سازمان شما در پی خواهد داشت. اما چه راهکاری وجود دارد که با این ذهنیت مقابله کنید:

• افراد را راهنمایی کنید و به آنها منابعی را بدهید که برای انجام کارها به آن نیاز دارند. این کار وقت شما را آزاد می کند تا کار مدیریت و رهبری اعضای تیم خود را انجام دهید و در ضمن اعضای تیمتان را توانمند می کند.
• مراقب باشید که برای اعضای تیمتان تصمیم نگیرید و جواب درست را به آنها ندهید. وقتی شخصی با سؤالی به شما مراجعه می کند، از او بپرسید که در ذهنش چه می گذرد و بگذارید برای پیدا کردن راه حل تلاش کند.
• از تفویض اختیار به طور موثر استفاده کنید.
• فقط در جلساتی شرکت کنید که واقعاً نیاز به حضور شما دارند.
• از خودتان بپرسید که آیا لازم است در کارها مشارکت کنید یا همین که از نتایج آنها مطلع شوید، کافی است.

سورپرایز؛ قرار نیست شما به افرادتان دستور بدهید!

مدیران خوب نیازی ندارند که به مردم بگویند چه بکنند و چه نکنند، چون به اعضای تیمشان برای تصمیم گیری صحیح اعتماد دارند. برخی از افراد ممکن است به توانایی خود در تصمیم گیری شک کنند. وقتی این اتفاق می افتد، آنها به احتمال زیاد به منظور گرفتن تأیید برای تصمیماتشان به سراغ شما می آیند. این کار باعث می‌شود افرادتان به شما وابستگی پیدا کنند، در ادامه شما به یک گلوگاه تصمیم گیری تبدیل می شوید و به طور بالقوه پیشرفت تیم شما متوقف می‌شود. از انجام تغییرات لحظه آخری بپرهیزید، زیرا این امر نه تنها می تواند زمان و منابع را تلف کند، بلکه اعتماد افراد به شما را هم تضعیف می کند. خواندن مقاله سبک‌های مدیریت هم ممکن است برای شما مفید باشد.

چند راهکار وجود دارد که به شما کمک می کند با این ذهنیت مقابله کنید:

• چشم انداز و ارزش های سازمان خود را به اشتراک بگذارید، مردم را در جریان قرار دهید و آنها را آموزش دهید تا بتوانند بر اساس آنچه برای سازمان بهترین است، تصمیم بگیرند.
• سیستم ها و ساختارهایی ایجاد کنید تا افراد شما بفهمند که چه کاری باید انجام شود و چگونه باید آن را انجام دهند.
• ابزارهای موثر تصمیم گیری را به اعضای تیمتان معرفی کنید و نحوه استفاده از آنها را نشان دهید.
• به اعضای تیم اطمینان دهید که اشتباهات بخشی از فرآیند توسعه هستند و اینکه ریسک کردن اغلب بهتر از بلاتکلیفی است.

سورپرایز؛ ممکن است واقعاً ندانید در تیم شما چه خبر است!

هیچ کس نمی خواهد به رئیس خود خبر بدی بدهد. بنابراین این احتمال وجود دارد که تا زمانی که اخبار به شما برسد، از واقعیت فاصله گرفته باشد و قابل اعتماد نباشد. با این حال، برای مدیریت موثر به اطلاعات دقیق نیاز دارید، بنابراین بسیار مهم است که در جریان همه چیز باشید، با جمع آوری اطلاعات از منابع متعدد. چند راهکار وجود دارد که کمک می کند از همه چیز باخبر باشید:

• از اتاقتان بیرون بیایید و در سازمان چرخ بزنید! این کار شما را با افراد در سراسر سازمان در تماس نگه می دارد و به شما امکان می دهد آنچه را که در حال وقوع است، به طور مستقیم ببینید و بشنوید.
• با همه ذی نفعان اعم از کارکنان، مشتریان و تامین کنندگان، روابط قوی ایجاد کنید.
• از مهارت های ارتباطی استفاده کنید تا بتوانید بفهمید که افراد به چه فکر می کنند.

سورپرایز؛ هر حرفی که به عنوان یک مدیر تازه کار بزنید، تفسیر می شود!

به عنوان یک مدیر تازه کار، گفتار و اعمال شما دارای وزن زیادی است. مردم در مورد اینکه چرا چیزی را گفتید یا کاری را انجام دادید، صحبت می کنند. آنها سعی می کنند بفهمند که آیا کلمات یا اعمال شما حاوی پیام های پنهان هستند یا خیر. خلق و خوی شما بر تیم شما نیز تأثیر مثبت یا منفی خواهد گذاشت. این اتفاق به خوشتان بیاید و چه خوشتان نیاید، می افتد؛ پس بهتر است با توسعه خودآگاهی و تسلط کامل بر گفتار و رفتارتان، الگوی خوبی باشید و پیام های مناسب را برای تیم خود ارسال کنید. چند راهکار وجود دارد که سوءتفاهم ها را برطرف می کند:

• هنگام برقراری ارتباط با مردم از زبان ساده و واضح استفاده کنید.
• توضیح بخواهید و تصور نکنید که مردم معنای واقعی آنچه را که شما می گویید، درک می کنند.
• اصول زبان بدن را در باد بگیرید و از آن برای انتقال پیام درست استفاده کنید.
• برای انتقال پیام های کلیدی که می خواهید مردم بشنوند، از داستان سرایی استفاده کنید.

سورپرایز؛ دست بالای دست بسیار است!

فقط به این دلیل که شما رئیس تیم هستید، به این معنی نیست که همه کاره هستید. حتی صاحبان مشاغل نیز در نهایت به مشتریان خود پاسخگو هستند. شما به عنوان مدیر، همیشه باید به کسی گزارش بدهید، پس بهتر است درگیر سلسله مراتب نشوید. به عنوان یک مدیر، باید بدانید که باید چه کسانی را مطلع کنید و باید سخت تلاش کنید تا حمایت اطرافیان خود را به دست آورید. چون علاوه بر افراد تیم، لازم است درک کنید که چگونه با افرادی که به آنها گزارش می دهید، کار می کنید. شما نمی توانید اجازه دهید جریان اطلاعات با شما متوقف شود، فقط به این دلیل که شما مدیر هستید.

چند راهکار وجود دارد که کار شما را ساده تر می کند:

• یاد بگیرید که چگونه با افراد قدرتمند روابط موثر ایجاد کنید.
• راه هایی برای همکاری با افرادی که به آنها گزارش می دهید و جلب اعتماد آنها پیدا کنید.
• به یاد داشته باشید که به طور منظم اطلاعات و منابع را به اشتراک بگذارید؛ هم با اعضای تیم و هم با دیگران.

سورپرایز؛ جلب رضایت سهامداران همیشه هدف اصلی نیست!

سهامداران معمولاً دیدگاه کوتاه مدت دارند و ممکن است سود محور یا عملکرد محور باشند. با این حال، ملاحظات بلندمدت دیگری وجود دارد که حتی از اهداف سهامداران مهمتر است و شما باید به عنوان یک مدیر از این موارد آگاه باشید. به عنوان مثال، سود سهانداران برای شما مهم تر است یا رضایت کارکنان؟ آیا تیم خود را مجبور می‌کنید تا پروژه‌ای را خارج از توان خود زودتر به پایان برسانند، زیرا رئیس‌تان به شما فشار می‌آورد؟ اگر یک مدیر با اعضای تیم شما رفتار نامناسبی داشته باشد، چه زمانی تصمیم می گیرید که از آنها دفاع کنید؟ گرفتن این نوع تصمیمات مستلزم این است که بفهمید در نهایت به چه کسی پاسخگو هستید.

چند راهکار وجود دارد که به شما کمک می کند بین اهداف سازمان و سایر عوامل تعادل برقرار کنید:

• برای درک ارزش های شخصی خود و این که چگونه با ارزش های شرکت تناسب دارند، زمان بگذارید.
• چشم انداز شرکت و مفهوم آن را درک کنید و بر اساس آن چشم انداز و آن ارزش ها تصمیم بگیرید. مطمئن شوید که به رفتار تیمی که این ارزش‌ها را ترویج می‌کند، پاداش می‌دهید.
• یک منشور تیم ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که با استراتژی شرکت هماهنگ است.
• افرادی را در تیم خود جذب و استخدام کنید که با عملکرد آنها با چشم انداز و ارزش های سازمان شما مطابقت داشته باشد.
• مدیریت مبتنی بر ارزش را درک کنید. شما باید به دنبال کسب ارزش های بلندمدت برای کسب و کار خود باشید، نه اینکه آینده را فقط برای افزایش درآمد سه ماهه قربانی کنید.

سورپرایز؛ به عنوان یک مدیر تازه کار بارها مرتکب خطا خواهید شد!

به عنوان یک مدیر تازه کار باید به خاطر داشته باشید که سلسله مراتب سازمانی، شما را بهتر یا توانمندتر از دیگران نمی کند. شما همچنان به اشتباهات خود ادامه خواهید داد و افراد نظرات متفاوتی با شما خواهند داشت. با این حال، مدیر بودن شما را مسئولیت پذیرتر می کند و باید این مسئولیت را بپذیرید. چند راهکار وجود دارد که بروز خطا را به حداقل برسانید.

• متواضع و سپاسگزار باشید و از افرادی که عملکرد خوبی دارند، با پاداش قدردانی کنید.
• نسبت به خودتان هم پاسخگو باشید. شما اولین کسی هستید که می توانید عملکرد خودتان را ارزیابی کنید.
• از هوش هیجانی خود برای حفظ ارتباط با همکاران، خانواده و دوستان خود استفاده کنید.
• چرخ زندگی خود را بسازید و به خود یادآوری کنید که تعادل لازم را برای بهترین بودن پیدا کنید.

منابع: mindtools