سیستم‌سازی یکی از راهکارهای اساسی برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها در سازمان‌هاست. بدون سیستم‌های منظم و خودکار، خطاهای انسانی می‌توانند بهره‌وری را کاهش داده و هزینه‌های زیادی را بر سازمان تحمیل کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که تاثیر سیستم‌سازی بر کاهش خطا در خطاهای انسانی تا ۳۰٪ و هزینه‌های ناشی از اصلاح این خطاها تا ۴۰٪ گزارش شده است.
رایج‌ترین خطاهای یک مجموعه بدون سیستم
مهم‌ترین خطاهایی یک مجموعه بدون سیستم عبارت‌اند از:
- اشتباهات در ورود داده‌ها: ورود دستی اطلاعات بدون استانداردسازی منجر به خطاهای تایپی و نقص در داده‌ها می‌شود.
- اختلالات ارتباطی: نبود کانال‌های ارتباطی مشخص باعث سوء‌تفاهم و از دست رفتن اطلاعات می‌شود.
- هم‌پوشانی وظایف یا از دست رفتن زمان تحویل کارها: بدون فرآیندهای شفاف، وظایف تکراری شده یا مهلت‌ها رعایت نمی‌شوند.
- کیفیت ناپایدار: نبود روش‌های ثابت منجر به کیفیت نابرابر در خروجی می‌شود.
- مدیریت ناکارآمد منابع: استفاده نامناسب از زمان، بودجه و منابع به دلیل عدم هماهنگی.
سیستم‌سازی با ایجاد استانداردها و فرآیندهای خودکار به جلوگیری از این خطاها کمک می‌کند.
تاثیر سیستم‌سازی بر کاهش خطاها در یک تیم
سیستم‌سازی و ایجاد فرایند در یک تیم، شکل تازه‌ای از کار را به وجود می‌آورد. مهم‌ترین تاثیرات سیستم‌سازی بر کاهش خطاها عبارت است از:
1- استانداردسازی فرایندها
در یک مجموعه‌ای که سیستم‌سازی شده است، تمام فرایندها استاندارد و مدون می‌شوند. به این معنا که همه‌ی کارکنان طبق یک دستورالعمل واحد عمل می‌کنند و احتمال بروز خطاهای ناشی از سلیقه‌ها و روش‌های مختلف به حداقل می‌رسد. به‌طور مثال، در یک تحقیق دانشگاهی، یک شرکت تولیدی با پیاده‌سازی سیستم‌های استاندارد کنترل کیفیت، توانست میزان محصولات معیوب خود را از ۶ درصد به ۲ درصد کاهش دهد. این کاهش معادل صرفه‌جویی در هزینه‌های تولید به میزان ۱۵۰ هزار دلار در سال برای این شرکت بود.
2- ایجاد سیستم‌های بررسی و تایید خودکار
یکی از رایج‌ترین خطاها در سازمان‌ها، نادیده‌گرفتن مواردی است که نیاز به بررسی و تایید دارند. سیستم‌های خودکار این مشکل را حل می‌کنند، زیرا وظایف و فرایندهای قابل تکرار به صورت اتوماتیک پیگیری و مدیریت می‌شوند. آمارها نشان می‌دهند که سیستم‌های خودکار می‌توانند خطاهای تایید و بررسی را تا ۲۵ درصد کاهش دهند و این به معنی کاهش هزینه‌های دوباره‌کاری و همچنین صرفه‌جویی در زمان است.
3 –ارتقای شفافیت و پیگیری آسان
با سیستم‌سازی، تمامی اطلاعات و فرایندها در سیستم ثبت و قابل پیگیری می‌شوند. به‌عنوان مثال، در سازمان‌هایی که از سیستم‌های مدیریت اطلاعات استفاده می‌کنند، کارکنان می‌توانند به راحتی به تاریخچه‌ی فعالیت‌ها و سوابق پروژه‌ها دسترسی داشته باشند و این امر به کاهش خطاهای ناشی از عدم اطلاع از وظایف و مسئولیت‌ها کمک می‌کند. یک مطالعه در سال ۲۰۱۹ نشان داد که سازمان‌هایی که از سیستم‌های اطلاعاتی متمرکز استفاده می‌کنند، توانستند خطاهای خود را تا ۳۲ درصد کاهش دهند.
4-کاهش وابستگی به حافظه‌ی انسانی
در بسیاری از مواقع، کارکنان به حافظه‌ی خود برای انجام وظایف اتکا می‌کنند، که این امر می‌تواند به خطاهای غیرقابل پیش‌بینی منجر شود. سیستم‌سازی این وابستگی را کاهش می‌دهد و تمام وظایف و فعالیت‌ها در قالب سیستم‌های ثبت و مدیریت می‌شوند. شرکت‌هایی که از سیستم‌های مدیریت وظایف استفاده می‌کنند، به طور متوسط تا ۲۸ درصد خطاهای مرتبط با فراموشی وظایف را کاهش داده‌اند.
5-آموزش و توانمندسازی کارکنان
سیستم‌سازی می‌تواند به آموزش کارکنان و بهبود سطح مهارت‌های آن‌ها نیز کمک کند. در سازمان‌هایی که از سیستم‌های آموزشی مدون و خودکار استفاده می‌کنند، خطاهای انسانی در سال اول ورود کارکنان جدید تا ۴۵ درصد کاهش می‌یابد. به عنوان مثال، در یک شرکت خدمات مالی که سیستم‌های آموزشی خود را سیستماتیک کرده بود، میزان خطاهای حسابداری توسط کارمندان تازه‌وارد از ۱۰ درصد به ۳ درصد کاهش یافت.
سیستم‌سازی نه تنها به افزایش کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند، بلکه به شکل قابل توجهی از میزان خطاهای انسانی و هزینه‌های ناشی از آن‌ها می‌کاهد. براساس آمارهای منتشر شده، سازمان‌هایی که سیستم‌سازی مؤثر انجام داده‌اند، می‌توانند سالانه به طور متوسط تا ۲۰ درصد در هزینه‌های عملیاتی صرفه‌جویی کنند و این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا به رشد و توسعه پایدار برسند. آوات، همراه شما در ساخت یک روند سیستماتیک است که خطاهای رایج یک مجموعه را به شکل محسوسی کاهش می‌دهد.
آماده‌اید که اولین گام برای کاهش خطاها را بردارید؟ کار با آوات را رایگان شروع کنید!