در کسبوکارهای امروز، مدیریت داده‌ها و اسناد به یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل شده است. اینجاست که فناوری‌های نوین مانند تشخیص نوری کاراکتر (Optical Character Recognition) به کمک می‌آیند. OCR فناوری‌ای است که با استفاده از ابزارهای پیشرفته سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، تصاویر حاوی متن را به داده‌های قابل خواندن توسط ماشین تبدیل می‌کند. این فناوری امکان استخراج سریع و دقیق اطلاعات از اسناد اسکن‌شده، تصاویر دوربین‌ها و فایل‌های PDF مبتنی بر تصویر را فراهم می‌سازد.
OCR نه‌تنها زمان و هزینه‌های مربوط به ورود دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه با کمک الگوریتم‌های هوش مصنوعی (AI) و روش‌های پیشرفتهای همچون تشخیص هوشمند کاراکتر (ICR)، قابلیت شناسایی زبان‌ها و حتی دست‌خط‌های مختلف را نیز دارد؛ این قابلیت‌ها در ترکیب با تحلیل و گزاش دهی سازمانی، مدیریت منابع سازمانی و انسانی را به بهینه‌ترین شکل، امکان‌پذیر می‌کند.
این فناوری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به کمک نرم افزار مدیریت مستندات، اسناد قانونی و تاریخی یا سایر فایل‌های چاپ‌شده خود را به صورت دیجیتالی تبدیل کرده و به آسانی ویرایش، جستجو و مدیریت کنند. در این مطلب از اتوماسیون اداری آوات به بررسی تکنولوژی OCR و کاربردهای آن می‌پردازیم.
تکنولوژی OCR چگونه کار می‌کند؟
تشخیص نوری کاراکتر فرایندی است که اسناد چاپی یا تصاویر حاوی متن را به داده‌های دیجیتالی و قابل ویرایش تبدیل می‌کند. این فرایند توسط نرم‌افزار یا موتور OCR انجام می‌شود و شامل چندین مرحله کلیدی است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
1. تصویربرداری (Image Acquisition)
در اولین مرحله، یک اسکنر یا دستگاه تصویربرداری، سند چاپی را به یک تصویر دیجیتال تبدیل می‌کند. این تصویر به صورت دودویی (سیاه و سفید) تحلیل می‌شود؛ بخش‌های روشن به عنوان پس‌زمینه و بخش‌های تیره به عنوان متن شناخته می‌شوند.
2. پیش‌پردازش (Preprocessing)
در این مرحله، تصویر دیجیتال پاک‌سازی می‌شود تا خطاها و نواقص احتمالی حذف شوند. برخی از روش‌های پیش‌پردازش عبارتند از:
- رفع نویز: حذف لکه‌ها و صاف کردن لبه‌های متن.
- اصلاح زاویه: تنظیم زاویه تصویر برای جلوگیری از انحراف.
- پاک‌سازی خطوط و جعبه‌ها: حذف عناصر گرافیکی که بخشی از متن اصلی نیستند.
3. تشخیص متن (Text Recognition)
در این مرحله، نرم‌افزار OCR متن را تشخیص می‌دهد. این کار با استفاده از دو روش اصلی انجام می‌شود:
- الگوریتم تطبیق الگو (Pattern Matching): نرم‌افزار با استفاده از مجموعه‌ای از الگوهای از پیش آموزش‌دیده شده، حروف را شناسایی می‌کند. این روش برای متن‌هایی با فونت‌های شناخته‌شده مؤثر است.
- الگوریتم استخراج ویژگی (Feature Extraction): در این روش، نرم‌افزار ویژگی‌های هر کاراکتر، مانند خطوط، حلقه‌ها و تقاطع‌ها را تحلیل کرده و آن را با کاراکترهای ذخیره‌شده مقایسه می‌کند. این روش برای متن‌هایی با فونت‌های جدید یا ناشناخته مناسب است.
4. تحلیل ساختار (Layout Recognition)
برنامه OCR ساختار کلی سند را تحلیل کرده و آن را به بلوک‌های متنی، جداول یا تصاویر تقسیم می‌کند. سپس خطوط به کلمات و کلمات به کاراکترها تجزیه می‌شوند.
5. پس‌پردازش (Postprocessing)
اطلاعات استخراج‌شده در قالب یک فایل دیجیتالی ذخیره می‌شود. برخی از سیستم‌های OCR امکان ایجاد فایل‌های PDF حاوی نسخه اصلی و نسخه پردازش‌شده را فراهم می‌کنند تا مدیریت اسناد بهینه‌تر انجام شود.
این مراحل به نرم‌افزار OCR اجازه می‌دهند تا متن‌ها را با دقت بالا شناسایی و به فرمت‌های قابل استفاده و ویرایش تبدیل کند.
انواع تکنولوژی‌های OCR و کاربردهای آن‌ها
تکنولوژی‌های تشخیص نوری کاراکتر (OCR) شامل مجموعه‌ای از فناوری‌ها هستند که هر کدام برای پردازش انواع مختلف اسناد و متن‌ها طراحی شده‌اند. این تکنولوژی‌ها با توجه به پیچیدگی‌ها و نیازهای خاص هر سازمان انتخاب می‌شوند. برخی از فناوری‌های پیشرفته‌تر مانند ICR و IWR برای پردازش دقیق و سریع‌تر اسناد پیچیده و دست‌نویس مناسب‌تر هستند. در ادامه، به معرفی چهار نوع اصلی از این تکنولوژی‌ها می‌پردازیم:
OCR ساده (Simple OCR):
این نوع از OCR برای شناسایی متن به صورت کاراکتر به کاراکتر از الگوریتم‌های تطبیق الگو استفاده می‌کند. محدودیت اصلی این روش وابستگی به فونت‌ها و زبان‌های از پیش تعیین‌شده است که می‌تواند دقت پردازش را در اسناد با فونت‌های خاص یا ناشناخته کاهش دهد.
تشخیص نوری علامت (Optical Mark Recognition – OMR):
این فناوری برای شناسایی علائمی مانند چک‌مارک‌ها، حباب‌های نظرسنجی، امضاها، لوگوها و واترمارک‌ها به کار می‌رود. مانند OCR ساده، از تطبیق تصویر برای شناسایی این علائم استفاده می‌شود و در فرم‌های نظرسنجی و آزمون‌ها کاربرد دارد.
تشخیص هوشمند کاراکتر (Intelligent Character Recognition – ICR):
ICR از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای شبیه‌سازی فرآیند خواندن انسان استفاده می‌کند. این تکنولوژی با تحلیل ویژگی‌هایی مانند خطوط، تقاطع‌ها و منحنی‌ها دقت بالایی در پردازش متن‌های دست‌نویس و زبان‌های مختلف ارائه می‌دهد.
تشخیص هوشمند کلمات (Intelligent Word Recognition – IWR):
IWR نسخه پیشرفته‌تری از ICR است که به جای تجزیه و تحلیل کاراکتر به کاراکتر، کل کلمات را به صورت واحدی تحلیل می‌کند. این روش سرعت بالاتری دارد و برای پردازش اسناد با حجم زیاد مناسب‌تر است.
این تکنولوژی‌ها با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد و اطلاعات را با دقت و سرعت بیشتری پردازش کنند.
مزایای استفاده از تکنولوژی OCR در اتوماسیون اداری سازمان‌ها و شرکت‌ها
در دنیای امروز، سازمان‌ها و شرکت‌ها به دنبال راه‌حل‌هایی برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود فرآیندهای کاری خود هستند. یکی از ابزارهای کلیدی که می‌تواند به این اهداف کمک کند، فناوری تشخیص نوری کاراکتر است. این فناوری با دیجیتالی کردن اسناد چاپی و تبدیل آن‌ها به داده‌های قابل جستجو و ویرایش، نقش مؤثری در تسهیل و بهینه‌سازی اتوماسیون اداری دارد. از آرشیوهای قابل جستجو گرفته تا صرفه‌جویی در زمان و منابع، OCR مزایای بسیاری را به همراه دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
- ایجاد آرشیوهای قابل جستجو: این تکنولوژی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد موجود و جدید خود را به آرشیوهای دیجیتالی قابل جستجو تبدیل کنند و از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده برای پردازش اطلاعات بهره ببرند.
- افزایش بهره‌وری عملیاتی: با ادغام اسناد در گردش‌کارهای دیجیتال،OCR امکان اسکن فرم‌ها، ویرایش خودکار، و بازیابی سریع اطلاعات را فراهم می‌کند و زمان و تلاش موردنیاز برای پردازش دستی را کاهش می‌دهد.
- حفاظت و متمرکزسازی داده‌ها: داده‌های دیجیتالی ذخیره‌شده باOCR ، در برابر حوادثی مانند آتش‌سوزی یا سرقت امن‌تر بوده و به راحتی قابل مدیریت هستند.
- کاهش هزینه‌ها: این فناوری با حذف ورود داده‌های دستی و ذخیره‌سازی کاغذی، هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد و به مدیریت بهتر منابع کمک می‌کند.
- بهبود خدمات به مشتریان: با دسترسی سریع و دقیق کارکنان به اطلاعات به‌روز، کیفیت خدمات ارائه‌شده به مشتریان به طور قابل‌توجهی ارتقا می‌یابد.
- خودکارسازی فرآیندها: تکنولوژی OCR می‌تواند در مسیریابی اسناد، پردازش محتوا و آماده‌سازی داده‌ها برای تحلیل‌های پیشرفته، نقشی کلیدی ایفا کند.
- دسترسی بیشتر به اطلاعات: این فناوری امکان دسترسی آسان‌تر به داده‌ها را برای کارکنان و حتی افراد دارای اختلالات بینایی فراهم می‌آورد.
کاربردهای OCR در صنایع مختلف
فناوری تشخیص نوری کاراکتر یکی از ابزارهای کلیدی برای بهبود فرآیندهای کاری در صنایع مختلف است. این فناوری با تبدیل اسناد چاپی و تصویری به داده‌های دیجیتال و قابل‌جستجو، بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش داده و دقت و سرعت پردازش اطلاعات را ارتقا می‌دهد.
تکنولوژی OCR با گستردگی کاربردهای خود در صنایع مختلف، به یک ابزار کلیدی برای دیجیتالی کردن اطلاعات و بهبود فرآیندهای کاری تبدیل شده است. این فناوری، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و منابع، دقت و سرعت پردازش داده‌ها را به طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. در ادامه، به برخی از کاربردهای اصلی OCR در صنایع مختلف اشاره می‌کنیم:
1. بانکداری و مالی
برای پردازش و تأیید اسناد مالی مانند وام‌ها، چک‌ها و تراکنش‌ها، کاهش تقلب و بهبود امنیت تراکنش‌ها از طریق دیجیتالی کردن فرآیندهای تأییدیه مالی به امنیت و راحت‌تر شدن فرآیندهای بانکی و مالی کمک می‌کند.
به عنوان مثال شرکت BlueVine با استفاده از خدمات OCR مبتنی بر ابر (Amazon Textract)، اسناد مربوط به وام‌های حمایت از کسب‌وکارها را به سرعت پردازش کرد و در طول همه‌گیری COVID-19 از هزاران شغل حمایت کرد.
2. بهداشت و درمان
با این ابزار میتوان وظایفی مانند مدیریت پرونده‌های بیمار، شامل سوابق درمان، آزمایش‌ها، بیمه‌ها و صورتحساب‌ها را به صورت اتوماتیک کنترل کرد؛ همچنین به کاهش نیاز به ورود دستی اطلاعات و بهبود مدیریت داده‌ها در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی کمک می‌کند.
برای مثال گروه nib در استرالیا، از OCR برای پردازش خودکار صورتحساب‌های پزشکی که مشتریان از طریق اپلیکیشن ارسال می‌کنند، استفاده کرده است.
3. حمل‌ونقل و لجستیک
در بخش لجستیک میتوان به انجام خودکار وظایف زیر اشاره کرد:
- ردیابی بسته‌ها، پردازش برچسب‌ها، فاکتورها و رسیدها با سرعت و دقت بالا.
- کاهش خطا در ورود اطلاعات و افزایش بهره‌وری سیستم‌های مدیریتی.
با استفاده از OCR، گروه Foresight با بهره‌گیری از Amazon Textract، فرآیند پردازش فاکتورها را خودکار کرده و خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات را کاهش داده است.
4. آموزش و تحقیق
در مبحث آموزش و تحقیقات میتوان از OCR در دیجیتالی کردن منابع چاپی، کتاب‌ها و جزوات برای جستجوی سریع‌تر و دسترسی آسان‌تر؛ و همینطور در مدیریت آرشیوهای دانشگاهی و تحقیقاتی استفاده کرد.
5. بیمه
در بیمه نیز پردازش فرم‌های بیمه، ارزیابی خسارت و مدیریت سریع‌تر مطالبات مشتریان، افزایش دقت و کاهش زمان پردازش اطلاعات از مزایای استفاده از این تکنولوژی است.
7. بازاریابی و تبلیغات
برای شناسایی لوگوها، متون تبلیغاتی و تصاویر در شبکه‌های اجتماعی در جهت تحلیل و بهینه‌سازی استراتژی‌های بازاریابی استفاده می‌شود.
سخن پایانی
تکنولوژی OCR با قابلیت‌های گسترده خود، تحولی بزرگ در مدیریت داده‌ها و اطلاعات ایجاد کرده است. این فناوری، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشیده و به سمت دیجیتالی شدن حرکت کنند. به‌ویژه در نرم‌افزار مدیریت فرم اداری، OCR می‌تواند نقش اساسی در اتوماسیون فرآیندهای اداری ایفا کند. از بهینه‌سازی عملیات اداری گرفته تا پردازش دقیق و سریع اسناد در صنایع مختلف، OCR یک ابزار کلیدی برای تسریع در تصمیم‌گیری‌ها، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری است. با توجه به پیشرفتهای مداوم در حوزه هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، انتظار می‌رود این فناوری در آینده کاربردهای گسترده‌تر و پیشرفته‌تری پیدا کند.
سوالات متداول
تکنولوژیOCR چگونه دقت خود را در تشخیص متن حفظ می‌کند؟
فناوری OCR با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته، مانند تطبیق الگو و استخراج ویژگی، و بهره‌گیری از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دقت خود را در تشخیص کاراکترها حفظ می‌کند. تکنولوژی‌های جدیدتر مانند ICR (تشخیص هوشمند کاراکتر) و IWR (تشخیص هوشمند کلمات) حتی قابلیت شناسایی دست‌خط‌ها و فونت‌های پیچیده را دارند.
چرا استفاده از OCR برای سازمان‌ها و شرکت‌ها مفید است؟
OCR می‌تواند اسناد چاپی را به داده‌های دیجیتالی تبدیل کند که قابل ویرایش، جستجو و ذخیره‌سازی هستند. این فناوری باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌های مربوط به پردازش دستی، افزایش امنیت داده‌ها و بهبود دسترسی به اطلاعات می‌شود.
آیا OCR می‌تواند با زبان‌های مختلف و دست‌خط‌های متفاوت کار کند؟
بله، بسیاری از سیستم‌های پیشرفته OCR قادر به شناسایی زبان‌های مختلف و دست‌خط‌های گوناگون هستند. فناوری ICR (تشخیص هوشمند کاراکتر)، که بر پایه هوش مصنوعی است، به طور خاص برای شناسایی دست‌خط‌ها و زبان‌های متعدد طراحی شده است.
آیا OCR برای پردازش اسناد حجیم و پیچیده مناسب است؟
بله،OCR می‌تواند به صورت خودکار اسناد حجیم و پیچیده را پردازش کند. فناوری‌هایی مانند IWR که به تحلیل کل کلمات به جای کاراکترها می‌پردازد، برای پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر اسناد حجیم بسیار مناسب است. این ابزار به ویژه در صنایعی مانند بانکداری، بهداشت و درمان، و لجستیک کاربرد گسترده‌ای دارد.