کنترل سطح دسترسی و مدیریت نقش‌ها در آوات

اهمیت کنترل سطح دسترسی

کنترل سطح دسترسی و تعیین حدود اختیارات کارمندان، یکی از مهم‌ترین امکاناتی است که نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد. مدیران سازمان باید بتوانند برای کارمندان، سطوح دسترسی مختلفی را در نظر بگیرند تا هم امنیت اطلاعات حفظ شود و هم سلسله‌مراتب انجام کارها در نرم‌افزار رعایت شود. در این مقاله امکانات آوات برای کنترل سطح دسترسی کارمندان را بررسی می‌کنیم.

امکانات راهکار مکاتبات آوات برای کنترل دسترسی‌ها

دسترسی کارمندان به بخش‌های مختلف نرم افزار آوات، بر اساس دو فاکتور اعتبار و مجوز کنترل می‌شود. هر کارمند برای این که به راهکار مکاتبات دسترسی داشته باشد، باید به سازمان اضافه شده باشد، دارای سمت باشد و اعتبار راهکار مکاتبات را هم داشته باشد. اما برای دسترسی برای یک امکان مشخص نرم‌افزار، کارمند علاوه بر اعتبار باید مجوز هم داشته باشد.

مالک و راهبر ارشد سازمان می‌توانند به سایر کارمندان مجوز بدهند و سطح دسترسی آنها به اطلاعات یا امکانات نرم‌افزار را از طریق این مجوزها کنترل کنند. این مجوزها در قالب سه نقش راهبر سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه اعطا می‌شوند. در ادامه امکانات آوات برای کنترل سطح دسترسی از طریق اعتبار و مجوز را شرح می‌دهیم:

حتما بخوانید:

تاریخ نامه اداری و نحوه ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

کاربر مکاتبات

برای این که یک کارمند دسترسی لازم به راهکار مکاتبات را داشته باشد، باید اعتبار لازم توسط مالک سازمان به او داده شود. این اعتبار با اضافه کردن کارمند به عنوان کاربر مکاتبات به او داده می‌شود و مشخص می‌کند که از کل کارمندان یک سازمان، چه تعدادی از آنها باید به راهکار مکاتبات دسترسی داشته باشند. کاربری که اعتبار استفاده از راهکار مکاتبات را نداشته باشد، فقط می‌تواند وارد میز کار سازمان شود و به نامه‌ها دسترسی ندارد.

راهبر سازمان

مالک سازمان (کاربری که یک سازمان را ایجاد کرده) می‌تواند به کارمندان موردنظر خود دسترسی راهبری سازمان را بدهد. راهبر همه دسترسی‌های مالک را دارد، با این تفاوت که نقش راهبری سازمان را می‌توان از او گرفت، در حالی که نقش مالک سازمان را نمی‌توان از کسی که سازمان را ایجاد کرده گرفت.

راهبر مکاتبات

راهبری مکاتبات، یکی دیگر از نقش‌های سازمانی است که مالک یا راهبر ارشد سازمان، می‌توانند به کارمندان دیگر اختصاص بدهند. نقش راهبر مکاتبات را فقط می‌توان به افرادی اختصاص داد که اعتبار مکاتبات را داشته باشند یا به عبارت دیگر، کاربر مکاتبات باشند. سطح دسترسی راهبر مکاتبات از کاربر مکاتبات بالاتر است و به مواردی از جمله شماره کردن نامه، ثبت و ویرایش رسید نامه، افزودن و حذف کاربر مکاتبات، ایجاد و ویرایش دبیرخانه، ساخت اندیکاتور، ساخت و ویرایش قالب چاپی و افزودن و حذف راهبر دبیرخانه هم دسترسی دارد.

راهبر دبیرخانه

مالک سازمان، راهبر ارشد سازمان و راهبر مکاتبات، می‌توانند مجوز راهبری دبیرخانه را به کارمندی که اعتبار استفاده از راهکار مکاتبات را دارد، بدهند و یا این دسترسی را از او بگیرند. سطح دسترسی راهبر دبیرخانه، مشابه دسترسی‌های راهبر مکاتبات است؛ با این تفاوت که فقط در یک دبیرخانه مشخص عمل می‌کند. این قابلیت باعث می‌شود دسترسی افراد به نامه‌های دبیرخانه‌ها، بر اساس میزان محرمانگی آنها قابل کنترل باشد.

آوات امن‌تر است!

یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، به شما امکان می‌دهد تا برای تامین امنیت اطلاعات و مدیریت فرایندها، بتوانید سطوح دسترسی افراد را با در نظر گرفتن جایگاه آنها مدیریت کنید. مراودات ابری آوات این امکان را از طریق اختصاص اعتبار و مجوز و با چهار نقش راهبر سازمان، کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه فراهم کرده است. با مدیریت مجوزهای دسترسی کارمندان، اطمینان پیدا می‌کنید که نامه‌ها و اسناد سازمانی شما توسط همه کارمندان قابل مشاهده نیستند. همچنین برای جلوگیری از پیچیده شدن فرایندها می‌توانید دسترسی کارمندان به امکانات نرم‌افزار را محدود کنید.