مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) به دلیل انعطاف‌پذیری و ماهیت تکاملی خود، به عنوان یکی از محبوب‌ترین رویکردها در مدیریت پروژه شناخته می‌شود. این رویکرد در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار طراحی شد و در سال 2001 با صدور بیانیه توسعه نرم‌افزار چابک، رسمیت یافت. با گذشت زمان، مدیریت پروژه چابک تکامل یافت و به یک انتخاب محبوب برای بسیاری از مدیران پروژه (صرف‌نظر از صنعت) تبدیل شد. اجایل به طور خلاصه، یک رویکرد تکراری و افزایشی برای مدیریت پروژه است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با خواسته‌های کارفرما یا مشتری مطابقت داشته باشند. رویکرد مدیریت چابک از متدولوژی‌های مختلفی تشکیل شده است و همه آنها مبتنی بر مفاهیم انعطاف‌پذیری، شفافیت، کیفیت و بهبود مستمر هستند.
مزایای مدیریت پروژه چابک
بر اساس پژوهش‌هایی که در سال 2018 انجام شده، پروژه‌هایی که از روش‌های چابک استفاده می‌کنند، 28 درصد موفق‌تر هستند و تقریباً 71 درصد از سازمان‌ها، از اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند. اما چه چیزی اجایل را تا این حد موفق می‌کند و چرا مدیران پروژه از آن در ترکیب با سایر چارچوب‌ها استفاده می‌کنند؟ تنها به یک دلیل ساده: اجایل کار مدیران را آسان می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر پروژه‌های خود داشته باشند. آنچه مدیریت روش اجایل را منحصربه‌فرد می‌کند، این است که بر دو عامل کلیدی تمرکز دارد و هیچ‌کدام را فدای دیگری نمی‌کند؛ ارائه پروژه با کیفیت بالا، و تکمیل پروژه در چارچوب محدودیت‌های زمانی و مالی.
در ادامه این مقاله برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از مدیریت پروژه چابک و چرایی استفاده از آن توسط شرکت‌های خلاق برای مدیریت پروژه را شرح می‌دهیم. با آوات همراه باشید.
کیفیت محصول
در مدیریت پروژه به روش اجایل، تست، بخشی از مرحله اجرای پروژه به شمار می‌رود. به این معنی که کیفیت کلی محصول نهایی بالاتر خواهد بود. مشتری یا کارفرما بیشتر از مجری پروژه با فرآیند توسعه درگیر است و بسته به واقعیت‌های بازار، می‌تواند در هر زمان، متقاضی اعمال تغییرات در محصول باشد. از آنجا که اجایل یک فرآیند تکراری است، تیم‌های خودسازمان‌ده در طول اجرای پروژه درگیر یادگیری و توسعه می‌شوند و در مسیر پیشرفت گام برمی‌دارند.
رضایت مشتری
در چارچوب سنتی، مشتری فقط در مرحله برنامه‌ریزی شرکت می‌کند و در مرحله اجرا حضور ندارد؛ این در حالی است که بخش عمده انعطاف‌پذیری و سازگاری فرایند تولید، در بخش اجرا رخ می‌دهد. در مقابل در روش اجایل، مشتری همواره در فرایند تصمیم‌گیری و اجرا دخالت داده می‌شود و از همه جزئیات آگاه است. با در جریان نگه داشتن مشتری و ایجاد تغییرات بر اساس بازخورد او، ارزش را به مشتری ارائه می‌دهید و اطمینان حاصل می‌کنید که محصول نهایی واقعاً مطابق با نیازهای او است.
کنترل بهتر با مدیریت پروژه چابک
مدیریت پروژه چابک نسبت به رویکردهای سنتی، شفافیت بیشتری دارد و به مدیران اجازه می‌دهد تا با ادغام بازخورد مشتری و اطلاعات به دست آمده از فرایند کنترل کیفیت، پروژه را به شکل موثرتری کنترل کنند. کیفیت محصول در طول مرحله اجرای پروژه تضمین می‌شود و همه ذینفعان، با دریافت گزارش‌های پیشرفت روزانه از طریق ابزارها و تکنیک‌های گزارش‌دهی پیشرفته، در همه فرآیندها مشارکت دارند.
قابلیت پیش‌بینی
با افزایش دید، امکان پیش‌بینی خطرات و جلوگیری از بروز شرایط غیرقابل پیش‌بینی فراهم می‌شود. چارچوب چابک، راه‌های بیشتری برای شناسایی و پیش‌بینی ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای اطمینان از اجرای صحیح پروژه پیش پای مشتری و مجری پروژه می‌گذارد. به عنوان مثال، روش اسکرام از بک‌لاگ‌های اسپرینت و نمودارهای فرسودگی برای افزایش دید پروژه استفاده می‌کند که به مدیران اجازه می‌دهد عملکردها را پیش بینی کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنند.
بر اساس پژوهش‌هایی که در سال 2018 انجام شده، پروژه‌هایی که از روش‌های چابک استفاده می‌کنند، 28 درصد موفق‌تر هستند و تقریباً 71 درصد از سازمان‌ها، از اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند
افزایش انعطاف‌پذیری
هنگامی که اجایل در یک تیم پیاده‌سازی می‌شود، آن تیم را به انعطاف‌پذیری بی‌نظیری مجهز می‌کند. تیم‌ها در فواصل کوچک‌تر کار می‌کنند و اطلاعات خود را با مشارکت دائمی صاحب محصول تکمیل می‌کنند. در سایر روش‌های مدیریت پروژه، تغییرات معمولاً زمان‌بر و پرهزینه هستند. اجایل پروژه را به تکه‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند که هم قابل مدیریت هستند و هم به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند. این انعطاف‌پذیری بی‌بدیل یکی از مهم‌ترین دلایلی است که سازمان‌های پویا ترجیح می‌دهند از اجایل در پروژه خود استفاده کنند.
بهبود مستمر با مدیریت پروژه چابک
توسعه خوداندیشی و تلاش برای بهبود مستمر، یکی از دوازده اصل بیانیه چابک است. این روش به صورت تکراری کار می‌کند، به این معنی که هر اسپرینت بهتر از قبلی خواهد بود و اشتباهات قبلی تکرار نمی‌شوند. روش‌های چابک، فرهنگ باز تبادل ایده و همکاری را تقویت می‌کنند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا از تجربیات مشترک بیاموزند و با هم پیشرفت کنند.
View this post on Instagram
بهبود روحیه تیم
از آنجایی که تیم‌های چابک خودسازماندهی می‌شوند و خودمدیریتی می‌کنند، استقلال و اختیارات خود را بر تصمیم‌های خود افزایش داده‌اند. به عبارت دیگر مدیر پروژه تیم را از دخالت حامیان مالی و مدیریت محافظت می‌کند. کار تیمی بر عملکرد متقابل بنا شده و اعضای تیم، ضمن یادگیری مهارت‌های مدیریت پروژه، در نقش فعلی خود نیز رشد می‌کنند. از آنجا که اندازه تیم کوچک است، اجایل محیطی را فراهم می‌کند که در آن اعضا به هم نزدیک هستند و می‌توانند ساختارهای تیمی انعطاف‌پذیری داشته باشند.
معیارهای مرتبط
معیارهایی که توسط تیم‌های اجایل در تخمین زمان و هزینه و اندازه‌گیری عملکرد پروژه استفاده می‌شوند، دقیق‌تر و مرتبط‌تر از معیارهایی هستند که در روش‌های سنتی استفاده می‌شوند. اجایل بر تولید نتایج و بهینه‌سازی عملکرد تاکید می‌کند، در حالی که معیارهای رویکرد آبشاری (Waterfall) تنها زمان و هزینه پروژه را تخمین می‌زنند و امکان اندازه‌گیری عملکرد تیم، شناسایی تنگناها و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده برای اصلاح آنها را نیز فراهم می‌کند.
مدیریت چابک یا اجایل، ابزار قدرتمندی است که به مدیران، اعضای تیم و مشتریان کمک می‌کند تا بهتر و کارآمدتر عمل کنند. از بهبود کیفیت محصول گرفته تا کمک به پیشرفت حرفه‌ای اعضای تیم، همه از مزایای استفاده از این روش در مدیریت پروژه هستند.
منبع: KISSFLOW