اما مدیریت تغییر سنتی که اغلب با فرآیندهای پیچیده همراه است و به زمان زیادی نیاز دارد، چیزی نیست که ما به آن نیاز داریم. برای همراه شدن با این تغییرات باید هوشمندانه و چابک عمل کنیم و مسیر تغییر را در زمان کوتاهتری طی کنیم. در این مقاله با استفاده از اصول و فرآیندهای توسعه نرمافزار اجایل یا چابک، دستورالعمل مدیریت تغییر را بازآفرینی میکنیم تا با تسریع و سادهسازی این فرایند، از این بحران به سلامت عبور کنید. با آوات همراه باشید.
برای مدیریت تغییر چشم انداز تغییر خود را اعلام کنید
اولین قدم در مدلهای رایج مدیریت تغییر، ایجاد احساس فوریت است، اتفاقی که در سال 2020 به دنبال شیوع کووید رخ داد. بسته به میزان تغییری که در نظر دارید، میتوانید چشم اندازی را که ترسیمکننده وضعیت مطلوب شما است، تبیین کنید. این چشم انداز شامل اصول و ارزشهایی است که موضع شما در قبال تغییر را مشخص میکنند. در ترسیم این چشم انداز، به جزئیات توجه کنید؛ اما در عین حال در نظر داشته باشید که باید بتوانید به تعهداتی که در چشمانداز تغییر خود اعلام کردهاید، عمل کنید.
حرکت سریع به این معنی است که همه کارکنان نمیتوانند با شما همراه شوند و چشم انداز تغییر شما هم ایراداتی خواهد داشت. اما این چشم انداز با وجود همه ایراداتی که دارد، مشخص میکند که کجا ایستادهاید، به حدسها و گمانها پایان میدهد و برای توسعه برنامههایتان، برای شما زمان میخرد. ترسیم این چشم انداز به شما کمک میکند تا زمان و انرژی لازم برای مدیریت تغییر را در مسیر درست هدایت کنید.
افراد مناسب را انتخاب و توانمند کنید
در صورت بروز بحران، مدیران ارشد درگیر مدیریت بحران هستند و زمان و انرژی کافی برای پرداختن به جزئیات ندارند. تفویض اختیار همان چیزی است که در موقعیتهای حساس به کمک شما میآید. با توانمندسازی گروهی از کارشناسان مورد اعتماد، میتوانید خودتان را برای تغییرات سریع، مجهز کنید و روند تغییر را تسریع کنید.
همچنین باید به دنبال ایجاد شبکهای از مشاوران خارجی باشید که بتوانید برای مقابله با تهدیدهای خارجی به انها رجوع کنید؛ یعنی جایی که تخصص شما و کارکنانتان مشکلی را حل نمیکند. آماده بودن کارشناسان و مشاوران، زمان پاسخگویی شما را کاهش میدهد و به طرحهایی که ایجاد میشود، اعتبار میبخشد. بهتر است این افراد تحت نظارت یک مشاور تغییر فعالیت کنند.
برای مدیریت تغییر تیمهای خودسازمانده را تشویق کنید
در شرایطی که زمان اهمیت بیشتری دارد، تیمهای خودسازمانده میتوانند به مقابله با چالشها و فرصتهایی که آنها را میبینند، کمک کنند؛ از جمله چالشهایی که برای مدیران قابل مشاهده نیستند، اما برای مدیریت تغییر نباید از آنها غفلت کرد. بگذارید یک مثال عینی بزنم:
در اوایل سال 2021 تعداد زیادی از کارکنان شرکت IBM دورکار شدند و یکی از این تیمهای خودسازمانده به صورت خودجوش تشکیل شد. اعضای این تیم وظیفه تهیه اصول راهنما برای کمک به آسانتر کردن کار و زندگی در دوران قرنطینه را بر عهده گرفتند و متعهد شدند تا با رهبران کسب و کار و منابع انسانی همکاری کنند و نتیجه کار خود را به یک تعهد در سطح سازمان تبدیل کنند.
در عرض چند روز، هزاران کارمند تعهدات فردی خود را در یک کانال رسانه اجتماعی داخلی به اشتراک گذاشتند و به دنبال آن آرویند کریشنا مدیرعامل IBM هم به این چالش پیوست. این تلاش عمومی نتیجهای فراتر از هر ابتکار عملی داشت که مدیریت سرمایه انسانی شرکت میتوانست در این زمینه انجام دهد. یک تیم خودسازمانده باعث شتابدهی به فرایند تغییر شرکت به حالت دورکاری در یک بازه زمانی کوتاه شد.
در حال حاضر تنها از یک موضوع میتوانیم اطمینان داشته باشیم و آن این است که تغییرات بیشتری در راه است!
از رسانههای اجتماعی برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده کنید
برای سازمانهایی که به صورت مجازی فعالیت میکنند، رسانههای اجتماعی داخلی و پلتفرمهای همکاری، سریعترین و مؤثرترین راه درک تلاشهای شما برای مدیریت تغییر و به کارگیری افرادی هستند که از این تحول حمایت میکنند. اگر مدیرعامل یا سایر مدیران شما در این پلتفرمها فعال نیستند، به آنها کمک کنید تا تغییر رویه بدهند.
کانالهای اجتماعی غیررسمی برای شما و سازمانتان اعتبار ایجاد میکنند و امکان گفتگوی دوطرفه را هم فراهم میکنند. با همکاری کارمندهای تاثیرگذار (اینفلوئنسر) مکالمه آنلاین پیرامون مدیریت تغییر را آغاز کنید و با همراه کردن سایر کارکنان، یک جامعه مجازی برای هدایت افکار و اندیشهها ایجاد کنید.
رویکرد آزمون و یادگیری را در مدیریت تغییر بپذیرید
رویدادهای اخیر بر حقیقتی که بسیاری از مدیران از قبل میدانستند، صحه گذاشته است: اگرچه تبیین چشمانداز تغییر برای ایجاد مشارکت بین افراد بسیار مهم است، اما این چشم انداز از شروع یک پروژه تغییر تا پایان آن، به ندرت ثابت میماند. حتی در پروژههای کوتاهمدت هم باید به صورت مستمر نوسانات داخل و خارج از سازمان را مدنظر قرار داد. با توجه به این حقیقت، مدیران تغییر باید اقداماتی را انجام دهند که در ادامه شرح میدهیم:
- ساز و کارهایی را تعریف کنید که احساسات و تمایلات کارمندان و افراد ذینفع را به صورت مستمر پایش کنند.
- در مقابل الزامات تغییر جبهه نگیرید، حتی اگر پروژه تغییر به پایان خود نزدیک باشد.
- طرحها یا حتی خود چشم انداز را اصلاح کنید و اطمینان حاصل کنید که در راستای هدف گام برمیدارید.
- هنر مدیریت را دست کم نگیرید. به عنوان یک مدیر باید بتوانید در لحظه تصمیم بگیرید و تعیین کنید که کدام گامها یا ابزارها، ارزش افزوده قابل توجهی به همراه ندارند و لازم است متوقف شوند.
- شیوههای چابک مانند جلسات روزانه اسکرام را بپذیرید و در دستور کار قرار دهید. این روشها ارزیابی مداوم متغیرها را امکانپذیر میسازند.
- از کانالهای ارتباطی سریع و غیررسمی برای اطلاعرسانی به کارکنان در مورد استراتژی و آنچه از آنها انتظار دارید، استفاده کنید.
- از اسپرینتهای تغییر استفاده کنید تا به حداقل منابع برای مدیریت تغییر نیاز داشته باشید و بتوانید مسیر تغییر را به صورت مستمر پایش کنید.
پاسخگویی را از حالت بلندمدت به کوتاه مدت تغییر بدهید
مزیتهای بررسی مستمر عملکرد به جای بررسی سالانه عملکرد، باید برای رهبرانی که به دنبال تغییر سریع هستند، آشکار باشد. دریافت بازخوردهای مکرر، مربیگری در زمان مناسب را امکان پذیر میکند و به مدیران اجازه می دهد تا تاکید بیشتری بر موارد مورد انتظار از کارمندان داشته باشند. مدیران باید بر روی رفتارهایی تمرکز کنند که برای آینده فرایند تغییر حیاتی هستند و از اهداف تغییر حمایت میکنند؛ مانند کار موفق و پربازده در یک تیم ترکیبی، حمایت از مشارکت همکاران، ترویج همدلی و البته چابک شدن.
در کنار همه این اقدامات، برنامههای پاداشدهی به کارکنان هم میتوانند به تغییر سریع رفتار کمک کنند. شرکتهای خردهفروشی برای حمایت از تلاشهای تغییر خود در آغاز کووید-19، مبلغی را به پرداخت هزینههای کار پرخطر و اضافهکاری به کارکنان اختصاص دادند. این سیستم پاداشدهی جدید، باعث شد بسیاری از کارمندان وظایف دشواری را برای حمایت از کسب و کار سازمان به عهده بگیرند.
در کنار پاداشهای نقدی، پاداشهای غیرنقدی هم نقش مهمی در شرایط اقتصادی چالشبرانگیز دارند. نتایج تحقیقات انجام شده نشان میدهد که این پاداشهای غیرمالی (مثلاً کار معنادار، توسعه شغلی، آموزش و شناخته شدن در سازمان) بیشتر از برنامههای پرداخت پایه و دستمزد متغیر در جذب و حفظ استعدادها مؤثر است.
View this post on Instagram
سخن آخر…
اگر کسی که به شما بگوید یک راه میانبر برای دستیابی به اهداف مدیریت تغییر در یک شب پیدا کرده است، بدون شک دروغ می گوید! اما با این حال راههایی برای تسریع تغییر در دنیای سریع و نامطمئن امروز وجود دارد؛ راههایی که شرکتهای معتبر و موفق بینالمللی آن را کشف کردهاند. این شرکتها تغییر را پیشبینی میکنند، در جستجوی فرصتها هستند، خلاءهای توانایی افراد را به سرعت پر کنند و به سرعت تیمهایی را برای حل چالش موجود مستقر کنند.
پذیرش رسمی اجایل ممکن است برای سازمان شما مناسب باشد، شاید هم نباشد؛ اما اکنون زمان آن رسیده است که دریابید چگونه میتوانید مدیریت تغییر را سریعتر و قدرتمندتر انجام دهید. در حال حاضر تنها از یک موضوع میتوانیم اطمینان داشته باشیم و آن این است که تغییرات بیشتری در راه است!