اتوماسیون فرایند کسب و کار را از جهاتی می‌شود به نخ دندان کشیدن تشبیه کرد! با وجود این که شواهد و مدارک زیادی وجود دارد که نشان میدهد مفید و حتی ضروری است، باز هم عده‌ای در مقابل آن مقاومت می‌کنند! حقیقت این است که هر یک روزی که صرف مقاومت در برابر این کارها می‌شود، شرایط بدتر و هزینه جبران آن سنگین‌تر می‌شود. نتایج یک پژوهش نشان میدهد که مدیران به طور متوسط 8 ساعت در طول هفته را صرف کارهای دستی برای سر و سامان دادن به داده‌های بدون ساختار می‌کنند.
قسمت بدتر ماجرا این است که در مورد 25 درصد از شرکت‌کنندگان در این نظرسنجی، این زمان به 20 ساعت در هفته می‌رسد که زمان بسیار زیادی است. 40 درصد از سازمان‌های بزرگ و 25 درصد از سازمان‌های متوسط و کوچک، به لزوم اتوماسیون فرایند کسب و کار پی برده‌اند و در حال اجرای این فرایند تجاری هستند. شما جزو کدام دسته هستید؟ هنوز منقاعد نشده‌اید که استفاده از فرایند اتوماسیون کسب و کار شما را متحول می‌کند؟ در این صورت مزایای استفاده از نرم افزارهای سازمانی را در ادامه این مقاله مطالعه کنید. با آوات همراه باشید.
اتوماسیون فرایند کسب و کار چیست؟
آنچه ما در این مقاله در مورد آن صحبت می‌کنیم، اتوماسیون فرایند کسب و کار یا Business Process Automation (BPA) است. به زبان ساده اتوماسیون فرایند کسب و کار یعنی استفاده از یک تکنولوژی برای انجام کارهای روتین، ولی بااهمیت. به طور کلی می‌توان گفت هر فرایندی که به طور مستمر تکرار می‌شود، نیاز به اتوماسیون یا خودکارسازی دارد. استفاده از نرم افزارهای سازمانی باعث می‌شود صاحبان کسبوکار زمان بیشتری برای ایده‌پردازی در اختیار داشته باشند.
مزایای اتوماسیون فرایند کسب و کار
اتوماسیون فرایندها کسب و کار شما را از جهات زیادی تحت تاثیر قرار میدهد؛ از روابط بین کارکنان گرفته تا مسائل حقوقی و مالی. در ادامه این مزیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم.
مزیت اول: افزایش بهره وری
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای سازمانی این است که فرایندها را خودکارسازی می‌کند. به این معنی که نیازی نیست شما شخصاً روال فرایندها را تا رسیدن به نتیجه دلخواه پیگیری کنید. از طرف دیگر خطای انسانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد و همه این‌ها در مجموع راندمان کار سازمان را بالا می‌برد.
مزیت دوم: کاهش هزینه ها
اجرای فرایندهای سازمانی به صورت دستی، منبع قابل توجهی از زمان و انرژی کارکنان را هدر میدهد. اتوماسیون فرایندها هزینه عملیات را به حداقل می‌رساند که در نهایت به افزایش حاشیه سود منجر می‌شود. از سوی دیگر اتوماسیون فرایندهای سازمانی، به روابط کسبوکار با مشتریانش نظم می‌بخشد که رضایت مشتریان را به دنبال دارد.
اتوماسیون فرایند کسب و کار را می‌شود به نخ دندان کشیدن تشبیه کرد! شواهد و مدارک زیادی وجود دارد که نشان میدهد مفید و حتی ضروری است، ولی باز هم عده‌ای در مقابل آن مقاومت می‌کنند!
مزیت سوم: خدمات مشتریان بهتر
اتوماسیون فرایندهای سازمانی موقعیت منحصربه‌فردی برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری ایجاد می‌کند. استفاده از پورتال‌های خدمات مشتریان، سرعت پاسخگویی به مشتریان را تا حد چشمگیری افزایش میدهد. همچنین با بهبود فرایند فروش و ساده‌سازی ارتباطات بین کسبوکار و مشتری، یک تجربه بی‌نقس برای مشتری فراهم می‌کند.
مزیت چهارم: مدیریت اسناد
نگهداری از اسناد و مدارک با استفاده از فرایندهای دستی می‌تواند یک کابوس باشد! انتقال اسناد و داده‌های چاپی ریسک بالایی دارد و آسیب‌های فیزیکی هم همواره در کمین آنها است. با استفاده از نرم افزارهای سازمانی می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. دسترسی ایمن یکی دیگر از مزایای مدیریت اسناد با نرم‌افزار است.
مزیت پنجم: شفافیت سازمانی
اتوماسیون فرایندها باعث می‌شود همه چیز در معرض دید افرادی باشد که سطوح متفاوتی از دسترسی برای آنها تعریف شده است. تفویض وطایف سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود و قابل پیگیری است. امکان دستکاری مدارک و فرایندها از همه سلب می‌شود و این همان چیزی است که در علم مدیریت به آن شفافیت می‌گوییم.
View this post on Instagram
مزیت ششم: انطباق فرایندها با قوانین
عدم انطباق با قوانین و مقررات وضع شده می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند این مشکل را تا حد زیادی برطرف کنند. هر زمان که یک فرایند به صورت خودکار اجرا می‌شود، نام گزارش‌دهنده، جزئیات، وظایف و همه تغییرات اعمال شده، ثبت می‌شوند که در گزارشات حسابرسی مورد بررسی قرار می‌گیرند.
مزیت هفتم: کاهش اصطکاک بین کارکنان
اتوماسیون فرایندهای سازمانی اصطکاک بین افراد را کاهش میدهد. تایید اسناد و مدارک سریع‌تر و بدون فوت وقت انجام می‌شود و نیازی به صرف زمان و یادآوری نیست. گزارش‌ها نیز به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند و تنش بین اعضای تیم به حداقل می‌رسد. شفافیت یکی از مهم‌ترین مواردی است که اتوماسیون فرایندهای سازمانی برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد.
آنچه گفتیم، مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی هستند. شما در سازمان خود فرایندها را چگونه تعریف کرده‌اید؟ فرایندها را به صورت دستی انجام می‌دهید یا از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را با خوانندگان ما به اشتراک بگذارید.
منبع: kissflow