اهداف برنامه ریزی

برنامه ریزی یک کارکرد اساسی مدیریت است که شامل تصمیم گیری از قبل ، چه کاری باید انجام شود، چه زمانی انجام شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام خواهد داد. برنامه ریزی شامل یک فرآیند فکری است که اهداف فرد یا سازمان را مشخص می‌کند و مسیرهای عملی مختلفی را توسعه می دهد که توسط آن می‌تواند به آن اهداف دست یابد. دقیقاً چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می‌کند. برنامه ریزی چیزی نیست جز فکر کردن قبل از انجام عمل . این به ما کمک می‌کند تا نگاهی به آینده بیندازیم و از پیش تصمیم بگیریم که چگونه با موقعیت‌هایی که در آینده با آن‌ها مواجه می‌شویم، برخورد کنیم.

با فرآیند برنامه ریزی، یک سازمان نه تنها بینش های آینده را به دست می آورد، بلکه به سازمان کمک می‌کند تا آینده خود را شکل دهد. برنامه ریزی موثر مستلزم سادگی برنامه است، یعنی برنامه باید به وضوح بیان شود و به راحتی قابل درک باشد، زیرا اگر طرح بیش از حد پیچیده باشد باعث ایجاد هرج و مرج در بین اعضای سازمان می‌شود. علاوه بر این، طرح باید تمام الزامات سازمان را برآورده کند.

مزایا برنامه ریزی

در محیط پر هرج و مرج امروزی، برنامه ریزی بیش از چند ماه قبل ممکن است بیهوده به نظر برسد. با این حال، پیشرفت به ندرت از طریق فعالیت تصادفی حاصل می‌شود. برنامه‌ریزی مزایایی را ارائه می‌کند که پیشرفت را حتی زمانی که با عدم اطمینان و محیطی دائماً در حال تغییر مواجه می‌شود، تسهیل می‌کند. برخی از مزایا برنامه ریزی شامل موارد زیر است:

راهنمایی برای عمل فراهم می‌کند

برنامه ها می‌توانند اقدامات هرکس را به سمت نتایج مطلوب هدایت کنند. وقتی اقدامات هماهنگ و متمرکز بر نتایج خاص باشد، بسیار مؤثرتر هستند.

استفاده از منابع را بهبود می بخشد.

منابع همیشه در سازمان ها کمیاب هستند و مدیران باید اطمینان حاصل کنند که از منابعی که در اختیار دارند به طور موثر استفاده می‌شود. برنامه ریزی به مدیران کمک می‌کند تا تعیین کنند که منابع در کجا بیشتر مورد نیاز است تا بتوان آنها را در جایی تخصیص داد که بیشترین سود را به همراه دارد.

استانداردهای عملکرد را تعیین می‌کنند

برنامه ریزی نتایج مورد نظر و همچنین نقاط عطف را برای تعریف پیشرفت تعریف می‌کند. اینها استانداردی را برای ارزیابی زمانی که چیزها در حال پیشرفت هستند و زمانی که نیاز به اصلاح دارند ارائه می‌کنند.

انعطاف‌پذیری را افزایش می‌دهد

از طریق فرآیند هدف گذاری، مدیران منابع کلیدی در سازمان و همچنین عوامل حیاتی خارج از سازمان را که نیاز به نظارت دارند شناسایی می‌کنند. هنگامی که تغییرات رخ می دهد، مدیران به احتمال زیاد آنها را شناسایی می‌کنند و می دانند که چگونه منابع را برای پاسخگویی به کار گیرند.