ایدهها همان چیزی هستند که کسبوکارها را به جلو میبرند، و مطمئناً ایدههای خوب زیادی در سازمان شما پنهان شدهاند. فرقی نمیکند که اندازه سازمان شما کوچک باشد یا بزرگ، در هر صورت افرادی که سازمان شما را تشکیل میدهند، ایدههای بسیار خوبی برای بهبود شرایط در ذهن خود دارند. به عنوان یک مدیر، این وظیفه شما است که آنها را تشویق کنید تا ایدههای خود را بیان کنند. این ایدهها ممکن است در مورد محصولات و خدمات جدید باشد یا ممکن است به صرفه جویی در هزینه و بهبود کارایی منجر شود. وظیفه شما این است که به آنها اطمینان بدهید که میتوانند آن ایدهها را در یک محیط باز و حمایت گر ارائه کنند. برای فراهم کردن چنین محیطی، توصیه میکنیم از روش یادداشت نویسی کرافورد استفاده کنید.
روش کرافورد یا Crawford’s Slip Writing Method سیستمی است که به شما کمک میکند تا ایدههای افراد و اعضای تیم را جذب کنید؛ و از آن مهم تر این که میتوانید این کار را بدون برگزار کردن جلسات متعدد وقت گیر انجام بدهید! اگرچه برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، اما آسیبهایی هم دارد؛ از جمله این که ممکن است فرد یا افراد خاصی بر جلسات تسلط پیدا کنند و گفتگو را در مسیر دلخواه خود پیش ببرند. در چنین شرایطی اعضای خجالتی دیده نمیشوند و ایدههای آنها نادیده گرفته میشود. با استفاده از روش کرافورد که مشارکت همه افراد را ممکن میکند، به همه فرصت میدهید که شنیده شوند.
روش یادداشت نویسی کرافورد؛ ساده و در عین حال قدرتمند
روش آزادنویسی کرافورد در سال 1925 توسط دکتر سی سی کرافورد، استاد دانشگاه کالیفرنیای جنوبی ایجاد شد . روش کرافورد یک روش ساده و مؤثر برای جلسات طوفان فکری است که معمولاً توسط تیمها استفاده میشود. همچنین این یک روش سریع و چابک به شمار می رود که در آن هر یک از اعضای تیم میتوانند نظر خود را بیان کنند و ایدههای خود را بدون توجه به این که تا چه حد قابلیت اجرا شدن دارند، آزادانه ابراز کنند. زیبایی روش یادداشت نویسی کرافورد در سادگی آن است.
این فرآیند شامل توزیع برگههایی است که میتواند توسط شرکت کنندگان برای نوشتن ایدهها استفاده شود. هنگامی که فرآیند یادداشت کردن ایدهها به پایان رسید، آن برگه ها جمع آوری شده و ایدهها توسط مدیر جلسه بررسی میشوند. مطمئناً در ایدههایی که جمع آوری میکنید، موارد تکراری زیادی وجود دارد، اما ممکن است یک یا دو ایده منحصر به فرد هم در میان آنها وجود داشته باشد که پتانسیل اجرا شدن داشته باشد. این روش را با یک مقال عملی بیشتر توضیح میدهم. با مرور این مثال، باید درک روشنی از نحوه استفاده از این سیستم در کسب و کار خود به دست بیاورید.
خوب فکر کن!
برای شروع، در مورد مشکلات یا موضوعاتی که میخواهید در جلسات طوفان فکری به آنها بپردازید، فکر کنید. این کار باید از قبل انجام شود تا برای جلسه آماده باشید. موضوعاتی که شما به شرکت کنندگان ارائه میدهید، بسته به مسائلی که در حال حاضر در سازمان خود با آن مواجه هستید، میتواند ضروری، خاص یا کلی باشد. فرض کنیم موضوعاتی که میخواهید در جلسه مطرح کنید، به شرح زیر باشد. بدیهی است که این لیست میتواند ادامه پیدا کند و موضوعات جلسه بستگی به شرایط سازمان شما دارد:
- چه محصولات جدیدی را میتوانیم به بازار عرضه کنیم تا خط فعلی خود را گسترش دهیم؟
- آیا خدماتی وجود دارد که توسط مشتریان ما درخواست میشود و ما قبلاً ارائه نکرده ایم؟
- چگونه میتوان کارایی و بهره وری خط مونتاژ محصول را بهبود بخشید؟
دست به کار شو!
با آماده شدن موضوعات، آماده برنامه ریزی جلسه ای برای فرآیند یادداشت نویسی خواهید بود. شما به تعداد زیادی کاغذ برای همه شرکت کنندگان و همچنین ابزارهای نوشتن نیاز دارید. شما میتوانید به هر شرکت کننده تعداد مشخصی برگه بدهید تا در هر برگه فقط یک ایده یادداشت کند؛ یا میتوانید یک ورق کاغذ به هر فرد ارائه دهید تا تمام ایدههای خود را در آن بنویسد. در ابتدای جلسه، باید موضوعاتی را که قرار است به آنها پرداخته شود، مطرح کنید و در مورد جزئیات آن صحبت کنید. بسته به پیچیدگی موضوع، میتوانید بک ارائه کوتاه بدهید یا سؤال را روی تخته بنویسید.
برای ایجاد تمرکز، میتوانید از همان ابتدا یک محدودیت زمانی تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر قرار است به سه سوال خاص بپردازید، میتوانید 10 دقیقه برای سوال اول، 10 دقیقه برای سوال دوم و 10 دقیقه برای سوال آخر زمان بگذارید. طبیعتاً زمانی که برای هر سؤال اختصاص میدهید به پیچیدگی موضوع و تعداد ایدههایی که میخواهید دریافت کنید بستگی دارد.
ایدهها رو جمع کن!
وقتی جلسه به پایان رسید، میتوانید تمام برگهها را جمعآوری کنید و از همه تشکر کنید. در مرحله بعد، جمعآوری همه این دادهها در یک مکان واحد (مثلاً یک صفحه اکسل) ضروری خواهد بود. میتوانید همه پاسخها را در یک فایل اکسل وارد کنید، جایی که میتوانید آنها را سازماندهی، ادغام و مرور کرد. به احتمال زیاد، مایلید یک جلسه دیگر برگزار کنید که در آن میتوانید نتایج فرآیند نوشتن برگه را ارائه دهید و از شرکت کنندگان نظر بخواهید.
مزایای روش یادداشت نویسی کرافورد
روش یادداشت نویسی کرافورد دارای چند مزیت قابل توجه است. برخی از دلایل اصلی استفاده از این تکنیک را در ادامه ذکر میکنیم:
- با نوشتن ایدهها، همه شانس برابری برای شنیده شدن خواهند داشت؛ فرصتی که در جلسات عادی رخ نمیدهد
- شما میتوانید مشکلات کلی و خاص را با این روش برطرف کنید؛ روش کرافورد همه فن حریف است!
- روش کرافورد یک راه کارآمد برای جمعآوری ایدهها است، به جای داشتن یک جلسه طوفان فکری باز که در آن افراد به جای ارائه ایدهها با هم صحبت میکنند.
- زمان زیادی برای بررسی همه ایدهها پس از پایان جلسه وجود دارد، به این معنی که میتوانید تصویر واضحی از افکار افراد سازمان خود دریافت کنید.
روش یادداشت نویسی کرافورد چه کاربردهایی دارد؟
روش کرافورد یک ابزار تجزیه و تحلیل سیستم است که کاربردهای زیادی دارد. نقش اساسی این روش بهبود بخشیدن به فعالیت مفیدی است که شما در آن مشارکت دارید و دامنه کاربردهای آن بسیار گسترده است. در ادامه برخی از رایجترین کاربردهای روش یادداشت نویسی کرافورد را معرفی میکنیم:
فعالیتهایی که نیاز به بهبود دارند
هدف شما از استفاده از روش کرافورد بهبود چیزی است که شما مسئول آن هستید. این فرایند ممکن است در کار یا مدیریت اتفاق بیفتد یا به شغل، خانواده، مذهب، زندگی شخصی، تفریح یا امور مدنی شما مربوط باشد. شما ممکن است از روش کرافورد برای بهبود بهره وری یک کارخانه تولید هواپیما یا نوشتن سخنرانی برای ارائه پایان نامه استفاده کنید. ممکن است بخواهید طراحی یا تولید برخی از محصولات جدید تان را بهبود ببخشید. روش کرافورد از ساده ترین امور تا پیچیده ترین فرایندها قابل استفاده است.
کاهش مجهولات به عنوان هدف اتاق فکر
تا به حال برای شما پیش آمده که هنگام تصمیم گیری در مورد مسائل بزرگ یا در مواجهه با عوامل ناشناخته، احساس ترس کرده باشید؟ ممکن است همکار شما در حوزه ای که برای شما ناشناخته است، متخصص باشد. افراد مختلف ممکن است هرکدام بخشی از آنچه را شما برای حل مشکل خود به آن نیاز دارید، بدانند. روش کرافورد میتواند صدها دیدگاه مختلف را در اختیار شما قرار دهد که در ذهن افراد دیگر ساخته و پرداخته میشوند. به عنوان یک فرد، ممکن است با یک تصمیم اشتباه خود را در معرض یک بجران جدید قرار دهید؛ پس چرا از دانش و بینش بقیه استفاده نکنید؟
نیاز به تشخیص دادن مسئله
نقطه شروع میتواند تشخیص مسئله اصلی و سپس یافتن راه حل برای آن باشد. به عبارت دیگر شناسایی مسئله اولین گامی است که برای پیدا کردن راه حل برای برطرف کردن آن برمی دارید. در بسیاری از موقعیتها، تشکیل اتاق فکر میتواند نقاط مشکلساز و مبهم را شناسایی کند. این فرایند شامل شناسایی مشکلات، کمبودها، موانع یا نواقص در فعالیتی است که باید بهبود یابد. بدون شک شما به تنهایی نمیتوانید از همه این موارد آگاه باشید. هر فرد از زاویه متفاوتی به یک مسئله نگاه میکند و ترکیب و بررسی دیدگاه گروهی از افراد، میتواند درک بهتری از مشکل اصلی به شما بدهد.
نیاز به تجزیه و تحلیل و اقدامات اصلاحی
علی خسرو شاهی بنیانگذار و مدیر کارخانه مینو در کتاب خاطراتش آورده است: «زمانی متوجه شدیم که یکی از دستگاههای کارخانه که ساخت سوئیس بود، ایرادی دارد و ممکن است جعبه حخالی از خط تولید خارج شود. از آنجایی که این موضوع نارضایتی مشتریان را به دنبال داشت، موضوع را در جلسه هیات مدیره مطرح کردم. روز بعد با اعضای هیت مدیره برای بازدید از ماشین به کارخانه رفتیم و دیدیم یک پنکه روی صندلی جلو میز ماشین قرار دارد.
از کارگر مسئول خط تولید پرسیدم که این پنکه را چرا اینجا گذاشته. او در پاسخ گفت: ماشین گاهی بسته خالی می زند. من هم این پنکه را سر راه دستگاه گذاشتم تا بستههای خالی از شکلات، با باد پنکه از خط تولید خارج شود! به کارگر خلاق که ما را از شر یک و نیم میلیون دلار خرج اضافی نجات داده بود، یک تشویق نامه به اضافه یک ماه حقوق و یک خانه در کرج هدیه دادم!»
طبیعی است که اعضای هیات مدیره و افرادی که به صورت مستقیم با خط تولید سر و کار دارند، دیدگاههای متفاوتی در مورد یک مسئله داشته باشند، و باید بگویم که در خیلی از موارد بهتر است از پشت میزتان بلند شوید و از یک زاویه جدید به مسئله نگاه کنید! ممکن است افراد از ارائه ایدههای خود هراس داشته باشند، اما روش کرافورد یک راه سریع برای جمع آوری گزینههای اصلاحی است که فاصله صف و ستاد را کم میکند.
تدوین برنامههای آموزشی برای کارکنان
در جایگاه یک مدیر حتماً به نقش آموزش برای ارتقاء دانش و مهارت کارکنان واقف هستید. اما موضوع این است که چه کسی باید تشخیص بدهد که کارکنان در چه زمینه ای باید آموزش ببینند؟ جواب واضح است: خودشان! اگر قصد دارید یک برنامه آموزشی برای تیم خود تدوین کنید، میتوانید با روش یادداشت نویسی کرافورد، از آنها بخواهید بگویند که در چه زمینه ای نیاز به آموزش دارند. این روش باعث میشود از هزینه ای که برای آموزش صرف میکنید، به بهترین شکل استفاده کنید.
همه سازمانها برای پیشرفت به تقویت تفکر خلاق در اعضای سازمان نیاز دارند و روش کرافورد یکی از راههای ارزشمند برای ارتقای خلاقیت از بالا به پایین در شرکت شما است. اکثر کارمندان فرمت سازماندهی شده و متمرکزی را که جلسات یادداشت نویسی ارائه میدهند، دوست دارند؛ زیرا مانند جلسات دیگر ساعتها طول نمی کشد. این سیستم را در نقطه ای از کسب و کار خود امتحان کنید و مطمئن باشید که نتیجه شما را تحت تأثیر قرار خواهد داد. به نظر شما ایجاد فضاهای گروهی برای دریافت ایدهها مهم است؟ تا به حال از روش یادداشت نویسی کرافورد استفاده کردهاید؟ به نظر شما اجرای این روش چه مزایای دیگری میتواند برای صاحبان کسب و کارها داشته باشد؟
منابع: free management ebooks و lapaas و toolshero