در مقاله‌های دیگر آوات در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان نوشته‌ایم. در این مقاله در مورد پروتکل ece و اهمیت آن در سیستم مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. با آوات همراه باشید.
چرا به پروتکل ece نیاز داریم؟
با توسعه نرم افزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها به استفاده از این ابزار سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود روی آوردند. مشکلات درون سازمانی تا حد زیادی برطرف شد، اما هنوز هم مشکلاتی وجود داشت؛ سازمان‌ها برای ارتباط با هم، هنوز مجبور بودند به روش سنتی عمل کنند. یعنی پس از ثبت نامه در سیستم اتوماسیون اداری، یک نسخه کاغذی از آن را برای سازمان مقصد ارسال کنند. این نقص بزرگ، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون را به فکر راه حل انداخت.
در ابتدا امکان تبادل نامه بین سیستم‌های اتوماسیون مشابه فراهم شد. یعنی اگر دو سازمان از یک نرم افزار اتوماسیون استفاده می‌کردند، می‌توانستند نامه‌ها را به واسطه ایمیل برای هم ارسال کنند. اما اگر سازمان مقصد از نرم افزار متفاوتی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کرد چه؟ این مشکل بزرگتری بود! در سال 1383 با همفکری شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای اتوماسیون، پروتکل ece به عنوان راه‌حلی برای این مشکل معرفی شد.
پروتکل ece چیست؟
پروتکل ece یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی است که برای تبادل نامه بین نرم افزارهای اتوماسیون طراحی و ارائه شده است. این پروتکل در سال 1383 در کارگروهی با حضور شركت‌های تولید كننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شد.
روش کار پروتکل ece این است که از نامه ثبت شده در یک نرم افزار اتوماسیون، یک خروجی استاندارد تهیه و بر بستر ایمیل، برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. این خروجی در قالب یک فایل xml تهیه می‌شود که توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد. در تصویر زیر محتوای یک فایل xml را که توسط پروتکل ای سی ای تهیه شده مشاهده می‌کنید. همانطور که می بینید، محتوای هر فیلد، توسط تگ‌های استاندارد مشخص شده است:
پروتکل ece در اتوماسیون اداری ابری آوات
اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیانی می‌کند؛ به این معنی که سازمان‌هایی که از آوات استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون هیچ محدودیتی با سازمان‌هایی که از سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مکاتبه داشته باشند. آوات این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا تنظیمات مربوط به ارسال و دریافت ece را برای هر دبیرخانه به صورت جداگانه اعمال کنند.
عملیات ارسال و دریافت نامه از طریق پروتکل ece، بر بستر اینترنت و به واسطه ایمیل انجام می‌شود. اولین قدم برای استفاده از سرویس ece در آوات، این است که در یکی از سرویس‌های ایمیل مانند اوتلوک، یک اکانت بسازید. در مرحله بعدی لازم است اطلاعاتی را که از اکانت اوتلوک خود دریافت می‌کنید، در تنظیمات ece دبیرخانه وارد کنید.
دقت کنید که با اعمال تنظیمات ece در هر دبیرخانه، فقط ارسال نامه‌های همان دبیرخانه از طریق پروتکل ece امکانپذیر خواهد شد. بنابراین لازم است این تنظیمات را برای همه دبیرخانه هایی که از آنها نامه ارسالی صادر می‌شود، اعمال کنید. نکته دیگر این که از هر اکانت ایمیل، فقط برای اعمال تنظیمات یکی از دبیرخانه‌های سازمان می‌توانید استفاده کنید. بعد از اعمال تنظیمات ارسال و دریافت ece در دبیرخانه موردنظر، می‌توانید از امکانات آوات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی و همچنین دریافت آنها از سازمان‌های دیگر استفاده کنید.
همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، دو گزینه دریافت فرمت ece و ارسال با فرمت ece برای نامه‌های ارسالی در نظر گرفته شده است، یعنی زمانی که شما ارسال کننده نامه هستید. پس از امضا و شماره کردن نامه، می‌توانید با استفاده از گزینه دریافت فرمت ece، فایل xml نامه را دانلود کنید و از طریق ایمیل برای سازمان مقصد ارسال کنید. همچنین با استفاده از گزینه ارسال با فرمت ece می‌توانید نامه را به صورت خودکار برای سازمان مقصد ارسال کنید.
در صورتی که سازمان شما دریافت کننده نامه باشد، فایل xml نامه از سازمان ارسال کننده نامه، برای شما ارسال می‌شود. در این صورت می‌توانید در کارتابل خود، گزینه ثبت نامه ece را بزنید و با آپلود کردن فایل xml، آن را به عنوان یک نامه وارده در کارتابل خود مشاهده کنید.
