ایمیل یا سیستم مکاتبات اداری ؛ ابزار سازمانی مناسب کدام است؟

به عنوان مدیر یک سازمان یا کسب و کار، ممکن است برای شما این سوال پیش بیاید که تجهیز سازمان به نرم افزار اتوماسیون اداری چه ضرورتی دارد، وقتی گزینه‌های رایگان دیگری مانند ایمیل در دسترس شما قرار دارد. در این مقاله در مورد معایب استفاده از ایمیل و خطراتی که این ابزار ممکن است برای کسب و کار شما ایجاد کند نوشته ایم. با آوات همراه باشید.

با من از هزینه ها سخن بگو!

نگرانی شما برای هزینه‌های سازمان به عنوان یک مدیر قابل درک است. آن هم در شرایطی که کسب و کار شما هنوز به درآمد نرسیده است. طبیعی است که تمایل داشته باشید از هرگونه هزینه اضافی پرهیز کنید و شاید به اتوماسیون اداری هم به عنوان هزینه اضافی نگاه کنید. اصلاً وقتی جایگزین رایگانی مثل ایمیل وجود دارد، چرا باید برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هزینه کنید؟! بیایید قبل از این که در مورد ایرادات استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری صحبت کنیم، ببینیم اتوماسیون اداری چیست و چه زمانی به آن نیاز داریم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزارهای متعددی در بازار ارائه می‌شوند که اگرچه کاربرد آنها مدیریت مکاتبات اداری و تا حد زیادی مشابه است، اما ممکن است نام تجاری آنها متفاوت و حتی گیج کننده باشد. نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار گردش مکاتبات، نرم افزار سازمان الکترونیک و… از عناوینی هستند که به این نرم افزارها اطلاق می‌شوند. موضوع مهم این است که شما در مرحله انتخاب نرم افزار، بدانید که سازمان شما دقیقاً به چه نرم افزاری نیاز دارد. اما ایده تولید و توسعه این نرم افزارها چه زمانی مطرح شد؟

قبل از ورود کامپیوتر به سازمان ها، همه چیز به صورت دستی انجام می شد. فرایند گردش مکاتبات اداری، به این صورت بود که ابتدا نامه به صورت چاپی تهیه می شد. سپس برای ارسال به بخش‌های دیگر سازمان (درون سازمانی) یا سازمان‌های دیگر (برون سازمانی) از دبیرخانه عبور می‌کرد. در دبیرخانه، نامه ها در دفترهای اندیکاتور به ثبت می رسیدند و به هر نامه اطلاعات ثبتی غیرتکراری اختصاص می یافت. به این صورت یک آرشیو جامع از کلیه مکاتبات ایجاد می شد که پیگیری مکاتبات اداری را ساده تر می‌کرد.

با ورود کامپیوتر به سازمان ها، این فرایند به تدریج از حالت دستی خارج شد و شکل ماشینی و کامپیوتری به خود گرفت. دفترهای اندیکاتور جای خود را به نرم افزارهای اتوماسیون دادند و دبیرخانه ها به شکل الکترونیکی درآمدند. همچنین فرایند احتصاص شماره به نامه ها به شکل اتومات انجام شد و آرشیو کاغذی، جای خود را به آرشیو الکترونیکی داد. و این آغاز راه بود! از آن زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری روز به روز به امکانات بیشتری مجهز شده اند و همگام با فناوری ابری، به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کرده اند.

چه زمانی به سیستم مدیریت مکاتبات اداری نیاز داریم؟

در عصر دیجیتال ما، اکثر مردم به استفاده از روش‌های ارتباط الکترونیکی برای مکاتبات شخصی و تجاری عادت کرده اند. ایمیل از سال 1973 به عنوان راهی برای کاربران رایانه برای تبادل پیام با یکدیگر وجود داشته است. در واقع، برخی استدلال می‌کنند که ایمیل قبل از رایانه ها اختراع شده است! بسیاری از ما ارتباطات الکترونیکی را به روش‌های کاغذی مانند فکس و ایمیل ترجیح می‌دهیم. اما در جایگاه مدیر یک سازمان، بهتر است تمایلات خود را ملاک عمل قرار ندهید و بر اساس داده‌های قابل استناد تصمیم بگیرید.

ممکن است به نظر بیاید که مکاتبات اداری تاریخ مصرف دارند و نامه‌ای که امروز صادر می‌کنید، در آینده به درد شما نمی‌خورد. اما توجه کنید که هر نامه اداری، صرف نظر از این که با هدف اطلاع رسانی یا هماهنگی و برای درخواست، دستور یا بازداری صادر شده باشد، بخشی از تاریخچه سازمان شما به شمار می رود و باید در سوابق شما نگهداری شود. در مورد اهمیت مکاتبات اداری در سازمان مطلبی منتشر کرده ایم که توصیه می‌کنیم حتما مطالعه کنید. شما زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارید که احساس می‌کنید فرایند مکاتبات در سازمان شما باید مکانیزه شود.

این نیاز ممکن است ناشی از حجم مکاتبات باشد. وقتی سازمان شما رشد می‌کند، به تناسب آن حجم مکاتبات هم بیشتر می‌شود و زمانی می رسد که اگر فکری برای سازماندهی این مکاتبات نکرده باشید، نظم دادن به آن دشوار یا حتی غیرممکن خواهد شد. نظارت بر گردش کار هم دلیل دیگری است که باعث می‌شود به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا کنید. سازماندهی مکاتبات اداری فقط با هدف دسترسی ساده تر انجام نمی‌شود. هر نامه بخشی از گردش کار سازمان شما است که باید تا حصول نتیجه پیگیری شود.

مزایا و معایب استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری

ایمیل یک روش ساده، بدون هزینه و قابل دسترس برای مدیریت مکاتبات اداری است که می‌تواند منافع زیادی برای کسب و کارها داشته باشد، چون راه‌های کارآمد و موثری برای انتقال انواع داده‌های الکترونیکی ارائه می‌دهد. از مزایای استفاده از ایمیل به عنوان بستری برای مکاتبات اداری، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش هزینه ها

ارسال ایمیل هزینه ای ندارد و صرف نظر از تعداد افراد دریافت کننده، استفاده از آن رایگان است.بدون پرداخت حق عضویت یا اشتراک سالانه، می‌توانید از همه قابلیت‌های یک سرویس ایمیل استفاده کنید.

سرعت عمل

یک ایمیل در عرض چند ثانیه یا حداکثر ظرف چند دقیقه به دست گیرنده می رسد. با توجه به این که تقریباً همه ما گوشی‌های هوشمندمان را با خودمان همه جا می بریم، می‌توانید مطمئن باشید که ایمیل ارسال شده در مدت کوتاهی دیده خواهد شد.

سادگی کار

ایمیل شما بلافاصله ذخیره می‌شود و به راحتی می‌توانید همان پیام را برای تعداد زیادی از افراد ارسال کنید. می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را مدیریت کنید و بر اساس گروه یا پوشه آنها را از هم تفکیک کنید.

نگهداری سوابق

می‌توانید همه ایمیل‌های ارسال و دریافت شده را همراه با جزئیات زمان ارسال یا دریافت آنها ثبت کنید. همه سرویس‌های ایمیل به جستجو مجهز هستند و می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را به راحتی پیدا کنید.

دسترسی ساده

دسترسی به ایمیل بدون محدودیت زمانی و مکانی امکانپذیر است و حتی می‌توانید برای ارسال ایمیل زمان بندی کنید.

اما در کنار همه این مزایا، استفاده از ایمیل برای مدیریت مکاتبات اداری ایمیل می‌تواند خطراتی هم داشته باشد که از جمله آنها می‌توان به هرزنامه ها، ویروس ها، مشکلات ذخیره سازی داده ها و مسائل مربوط به حفاظت از داده ها اشاره کرد. ایمیل‌های اسپم و بی احتیاطی کاربران، به سادگی می‌تواند امنیت سیستم اطلاعات شما را به خطر بیندازد. ویروس‌ها می‌توانند از طریق پیوست‌های ایمیل یا پیوندها به شبکه داخلی سازمان شما راه پیدا کنند. فضای ذخیره سازی الکترونیکی نیز ممکن است به یک مشکل تبدیل شود، به ویژه در جایی که ایمیل هایی با پیوست‌های بزرگ به طور گسترده ارسال می‌شوند.

ماهیت ایمیل نسبت به سایر انواع مکاتبات اداری، رسمیت کمتری دارد و این می‌تواند به هویت برند شما آسیب برساند. تصور کنید که کارکنان سازمان شما در یک ایمیل رسمی از ایموجی استفاده کنند، فقط به خاطر این که ایمیل این امکان را به آنها داده است! ارسال ایمیل‌های اشتباهی هم به همان اندازه خطرناک است. یک ایمیل می‌تواند به طور تصادفی به شخص اشتباهی برسد و داده‌های محرمانه و اطلاعات حساس تجاری را افشا کند. در ادامه جنبه‌های مختلف این موضوع را بررسی می‌کنیم.

نامه یا ایمیل؛ مسئله این است!

مدیران بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلفی ارسال نامه را به جای ایمیل ترجیح می‌دهند. اول از همه، اکثر صاحبان مشاغل زمان کافی برای نوشتن یک نامه خوب را دارند. محتوای ایمیل‌ها معمولاً متن‌های کوتاه و غیررسمی هستند که باعث می‌شوند نگارنده به نکات ظریفی که برای نگارش یک نامه ضروری است، فکر نکنند. مزیت دیگر نامه ها این است که در فضای مجازی ناپدید نمی‌شوند! موضوعاتی مانند قطعی اینترنت یا محدودیت دسترسی به سرویس‌های خارجی، ممکن است به صورت دائمی یا موقتی فرایندهای سازمانی شما را مختل کند.

مطالعات نشان می‌دهد که افراد تمایل دارند اطلاعات را پس از دریافت یک نامه اداری (در مقایسه با پیام آنلاین)، زمان طولانی‌تری به خاطر بسپارند. بر اساس مطالعه ای که در Computers in Human Behavior  منتشر شده است، به شرکت کنندگان تصاویری از صفحه کامپیوتر یا یک تکه کاغذ نشان داده شد. پس از نمایش هر دو گزینه، محققان دریافتند که شرکت کنندگان جزئیات کمتری را از تصاویر مشاهده شده روی صفحه کامپیوتر به خاطر می آورند. مردم به طور طبیعی روی چیزهایی تمرکز می‌کنند که بیشتر مورد علاقه آنهاست، بنابراین اگر تصویری فورا توجه آنها را جلب نکند، اطلاعات زیادی در مورد آن به خاطر نخواهند سپرد.

نامه رسمی تر است یا ایمیل؟

استفاده گسترده از تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌ها، این تصور را به وجود آورده که می‌توان به جای نامه نگاری، از ارسال ایمیل استفاده کرد. همه ما با خود دستگاه‌هایی را حمل می‌کنیم که می‌توانند تقریباً هر چیزی را از جمله اسناد، ارائه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، فایل‌های موسیقی، عکس‌ها، فیلم‌ها، مخاطبین، وظایف و موارد دیگررا در خود ذخیره کنند و به لطف ارائه دهندگان فضای ذخیره‌سازی ابری، می‌توانیم تقریباً از هر کجا به همه چیز دسترسی داشته باشیم. با این حال، این بدان معنا نیست که همیشه توانیم همیشه به جای نامه، از ایمیل استفاده کنیم.

گاهی اوقات تصمیم گیری در مورد ارسال نامه یا ایمیل، به تصمیم شما در مورد میزان رسمی بودن مکاتبه بستگی دارد. بیایید فرض کنیم در حال تماس با فرد جدیدی در سازمان خود هستید. ممکن است تصمیم بگیرید ابتدا با تلفن تماس بگیرید و سپس یک ایمیل کوتاه یا نامه ای ارسال کنید. اگرچه فرقی نمی‌کند که کدام روش را انتخاب می‌کنید، فردی که درخواست تماس شما را دریافت می‌کند احتمالاً انتظار ندارد فوراً به شما پاسخ دهد، مگر اینکه چیز مهمی برای به اشتراک گذاشتن داشته باشد. بنابراین اگر می‌خواهید ارتباط برقرار کنید، بهتر است با ارسال نامه، مسیر کندتر را انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات

تا اینجا باید قانع شده باشید که ایمیل، ابزار مناسبی برای مدیریت اسناد سازمانی و مکاتبات اداری شما نیست. پس راه حل چیست؟ اگر قرار باشد از ایمیل استفاده نکنید که بدون هیچ هزینه‌ای امکان برقراری ارتباط را برای شما فراهم می‌کند، چه گزینه‌های دیگری پیش پای شما قرار دارد؟ ما اتوماسیون اداری ابری آوات را به شما پیشنهاد می‌کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.