تصور کنید که در مقابل گروهی از افراد با نقش‌های مختلف ایستاده اید و قرار است هر کدامشان درباره یکی از خصوصیات شما نظر بدهد! ترسناک است، نه؟ خوب ارزیابی 360 درجه شما را در شرایط مشابهی قرار می دهد. ارزیابی 360 درجه همانطور که از اسم آن برداشت می‌شود، روشی است که در آن ارزیابی کارکنان بر اساس نقطه نظرات مختلف انجام می‌شود و یک دید کامل به سازمان می‌دهد. در ارزیابی 360 درجه فرایند ارزیابی توسط همه افرادی انجام می‌شود که با یک فرد در تماس هستند. این روش داده‌های معتبر در اختیار تیم ارزیابی کننده قرار می‌دهد و نقاط ضعف و قوت افراد را آشکار می کند. در این مقاله آوات، فرایند و مزایا و معایب این فرایند ارزیابی را با هم مرور می کنیم.
ارزیابی 360 درجه چیست؟
ارزیابی 360 درجه درست در مقابل روش‌های سنتی ارزیابی کارکنان قرار می گیرد. در روش‌های سنتی، هر کارمند تنها توسط مدیر یا مدیران خود ارزیابی می‌شود و امتیازی که به او تعلق می گیرد، تنها به نظر مافوق بستگی دارد. بدیهی است که این روش نمی‌تواند اطلاعات واقعی به دست بدهد، چرا که ممکن است نظرات شخصی مدیران هم در این فرایند وارد شود. در ارزیابی 360 درجه یک کارمند از همه جهات و توسط همه افرادی که با او در تماس هستند، ارزیابی می‌شود.
شما به عنوان مدیر به طور مستقیم با کارکنان خود در تماس هستید، نقاط ضعف و قوت آنها را می شناسید، و می دانید در چه کارهایی بهتر عمل می کنند و در چه مواردی نیاز به بهبود دارند. این اطلاعات، برای ارزیابی عملکرد کارکنان مفید است. اما می‌توانید با اطمینان بگویید که هرگز نظرات شخصی خود را در فرایند ارزیابی وارد نمی کنید؟! ارزیابی از بالا به پایین به ندرت تصویر کامل و درستی از یک کارمند به شما می دهد. شما از یک جهت به افراد نگاه می کنید، در حالی که کارکنان غیر از شما با افراد دیگری هم در تماس هستند که از جهات دیگری شخصیت و کار آنها را ارزیابی و قضاوت می کنند. بهترین شکل ارزیابی این است که همه این نظرات را لحاظ کنید.
ارزیابی 360 درجه عبارت است از ارزیابی یک کارمند از تقطه نظرات مختلف. در این روش یک کارمند توسط همه افرادی که با آنها در تماس است، از مدیر گرفته تا همکار و اعضای تیم و افراد زیرمجموعه و حتی مشتری، ارزیابی می‌شود و برایند این نظرات به عنوان نتیجه نهایی فرایند ارزیابی معیار عمل قرار می گیرد. به این ترتیب سازمان دید دقیق تر و کامل تری از افراد به دست می آورد و اقدامات بعدی را بر اساس این اطلاعات برنامه ریزی خواهد کرد.
هدف ارزیابی 360 درجه چیست؟
سازمان ها سه هدف کلی را از اجرای بازخورد 360 درجه دنبال می کنند:
هدف اول: بر اساس بازخوردهایی که در این روش گرداوری می‌شود، سازمان می‌تواند میزان بروز رفتارهای مثبت یا منفی افراد را بررسی کند.
هدف دوم: با بررسی نظرات مختلفی که در مورد یک کارمند گردآوری شده، سازمان می‌تواند تفاوت معنادار این نظرات را مشاهده و بر اساس آن تصمیم گیری کند.
هدف سوم: با کنار هم قرار دادن بازخوردهای مثبت و منفی دریافت شده در مورد یک فرد، سازمان می‌تواند برای هدایت افراد و تیم ها به سمت تقویت رفتارهای ارزشمند برنامه ریزی کند.
چرا باید از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده کنیم؟
ارزیابی 360 درجه به عنوان یکی از کارآمدترین روش های ارزیابی عملکرد کارکنان شناخته می‌شود. اما دلیل رواج این روش در میان مدیران چیست؟ در ادامه مزایای روش 360 درجه را مرور می‌کنیم:
خودآگاهی را افزایش می دهد
فرآیند بازخورد 360 درجه ما را در معرض تصورات دیگران از رفتارمان قرار می دهد. گاهی از نقاط ضعف و قوت خودمان تصور درستی نداریم. آگاه شدن از نظرات دیگران باعث می‌شود از بیرون به خودمان نگاه کنیم و معایبی را در رفتارمان ببینیم که از وجودشان آگاه نبودیم.
گفتگو را ترویج می کند
بازخورد 360 درجه یک شروع خوب برای تبدیل شدن به یک کارمند یا رهبر بهتر است. گفتگوهای بعد از اجرای فرایند ارزیابی، اغلب بینش بیشتری در سازمان ایجاد می کند. ارزیابی 360 درجه فرهنگی را در سازمان ایجاد می‌کند که در آن گفتگو درباره عملکرد افراد، ارزش‌گذاری و تشویق می‌شود.
روابط کاری را بهبود می بخشد
یکی از رفتارهای حیاتی در یک رابطه کاری، رفتار متقابل است. بازخورد 360 درجه به شما نشان می دهد که چگونه با دیگران تعامل می کنید و زمینه هایی را برجسته می کند که بر روابط کاری شما تأثیر می گذارد. بر اساس نتایج ارزیابی 360 درجه می‌توانید بفهمید که آیا به وضوح با دیگران ارتباط برقرار می کنید و آماده دریافت بازخوردهای سازنده هستید؟
توسعه فردی را تشویق می کند
توسعه فردی نتیجه اصلی فرآیند بازخورد 360 درجه است. در حالت ایده آل، شرکت کنندگان بر اساس بازخورد خود یک برنامه توسعه ایجاد می کنند. حتی بهترین کارکنان هم نقاط ضعفی که می‌توانند روی آن کار کنند. بازخورد 360 درجه به کارکنان کمک می کند تا حوزه‌های تمرکز را برای توسعه فردی اولویت بندی کنند.
عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد
در فرایند ارزشیابی 360 درجه مشخص می‌شود که هر فرد چه نقاط ضعفی دارد. در واقع فرایند ارزیابی با دریافت نمره به پایان نمی رسد و اگر منجر به بهبود عملکرد افراد نشود، به طور کامل انجام نشده است. سازمان باید برای تقویت افراد در نقاط ضعفشان برنامه ریزی کند و زمینه را برای رفع آنها فراهم کند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه چطور انجام می‌شود؟
در ارزیابی 360 درجه، پرسشنامه‌هایی طراحی می‌شود که شامل لیستی از 50 تا 75 سوال یا بیانیه رفتاری است که در 10 تا 12 حوزه شایستگی سازماندهی شده اند. پاسخ به سوالات در قالب طیف لیکرت با مقیاس 5 تایی انجام می‌شوند. پاسخ دهنده در مورد هر سوال، به فرد مورد ارزیابی از 1 تا 5 امتیاز می دهد. برای هر فرد صرف نظر از جایگاهش در سازمان، تعدادی فرم تهیه می‌شود و همه کسانی که با او کار می کنند، بر اساس تجربه کار با آن فرد به سوالات پاسخ می دهند. برای حفظ محرمانه بودن پاسخ‌های شرکت کنندگان و ارائه بازخورد ناشناس در میان ارزیاب ها، میانگین نمرات توسط گروه محاسبه و به فرد اعلام می‌شود. این گزارش به وضوح نمرات بالا و پایین و تفاوت در درک بین گروه ها را در مورد رفتارهای عملی نشان می دهد و همه اقدامات بعدی بر اساس همین نمره ارزیابی برنامه ریزی می‌شود.
نمونه سوالات ارزیابی ۳۶۰ درجه
این که در پرسشنامه ارزیابی 360 درجه چه سوالاتی را مطرح کنید، بستگی به اهداف شما از اجرای این روش دارد. با در نظر گرفتن اهداف سازمان از ارزیابی، می‌توانید مهارت‌های کلیدی مرتبط با کسب و کار خود را انتخاب کنید و سوالات پرسشنامه را بر اساس آن طراحی کنید. اما برخی از توانمندی ها به قدری اهمیت دارند که صرف نظر از نوع سازمان و کسب و کار و اهدافی که از اجرای این روش دنبال می کنید، لازم است در ارزیابی لحاظ شوند. در ادامه برخی از این توانمندی ها را مرور می کنیم:
رهبری
یکی از مهارت‌های نرم که در مورد کارمندان عالی رتبه باید مورد ارزیابی قرار بگیرد، مهارت رهبری است. از آنجا که کارمندان عالی رتبه ممکن است در آینده نزدیک در پست‌های مدیریتی مشغول به کار شوند، لازم است مهارت‌های آنها در مدیریت و رهبری سنجیده شود. برای ارزیابی مهارت رهبری از پرسش‌های زیر استفاده کنید:
- آیا کارمند برای مشکلات راه حل ارائه می دهد؟
- آیا کارمند مسئولیت کار را می پذیرد و آن را تا موعد مقرر انجام می دهد؟
- آیا سایر اعضای تیم از او می‌خواهند تا در کارشان به آنها کمک کند؟
- آیا کارمند به شکل مؤثری بر کار نظارت می کند؟
ارتباط
نحوه و مهارت کارمندان در برقراری ارتباط، چه در داحل سازمان و چه با افراد خارج از سازمان، یکی از مهم ترین مواردی است که باید ارزیابی شود؛ صرف نظر از این که کارمند موردنظر چه رتبه ای دارد و در چه سمتی فعالیت می کند. گاهی ایجاد یک ارتباط نادرست میان کارمندان و مشتریان، می‌تواند خوشنامی برند شما را به خطر بیندازد. برای این از میزان تیلط کارمند به مهارت‌های ارتباطی آگاه شوید، از سوالات زیر استفاده کنید:
- آیا کارمند به طور موثر با مشتریان / مدیران / همتایان ارتباط برقرار می کند؟
- آیا کارمند اگر چیزی را نمی فهمد، اطلاعات بیشتری می خواهد؟
- آیا کارمند به طور موثر ایده‌های خود را به دیگران منتقل می کند؟
- آیا کارمند فرصت هایی برای بحث و گفتگو ایجاد می کند؟
حل مسئله
حل مسئله و مدیریت بحران از مهارت‌های کلیدی دیگری است که کارمندان بسته به موقعیت خود باید به آن مجهز باشند. در مورد مهارت حل مسئله و مزایای آن مقالات دیگری از آوات منتشر کرده ایم که پیشنهاد می کنیم مطالعه کنید. این سؤالات برای درک این که یک کارمند چقدر می‌تواند مشکل را بررسی کند و برای آن راه حل مناسب پیدا کند، استفاده می‌شود.
- آیا کارمند راه حل‌های مفیدی برای یک مشکل پیشنهاد می کند؟
- آیا کارمند تشخیص می دهد که چه زمانی مشکلی وجود دارد؟
- آیا کارمند قادر است به طور مستقل برای رفع مشکل فعالیت کند؟
- آیا کارمند راه حل‌های خلاقانه ای برای مشکلات ارائه می دهد؟
همسویی سازمانی
در کنار عملکرد فردی و تیمی افراد، موضوع دیگری که باید در ارزیابی عملکرد به آن توجه کنید، میزان همسویی آنها با سازمان است. کارکنان باید در فعالیت‌های فردی و تیمی خود، ارزش ها و اهداف سازمان را مدنظر قرار دهند و به سازمان وفادار باشند. سؤالات زیر به نحوه واکنش یک کارمند به اهداف و ارزش‌های سازمان می پردازند:
- آیا کارمند از اهداف و چشم انداز سازمان اطلاع دارد؟
- آیا کارمند در فعالیت‌های روزمره ارزش‌های سازمان را در نظر دارد؟
- آیا کارمند در جلسات درباره شرکت بحث می کند؟
- آیا کارمند شرکت را به مشتریان توصیه می کند؟
بهره وری
بهره وری افراد بسته به روحیات، مهارت ها و شرایط آنها متفاوت است. با این حال کارمندان در هر قسمت از سازمان که فعالیت می کنند و هر مسئولیتی که بر عهده دارند، باید حداقلی از بهره وری را که مدنظر سازمان است، پوشش دهند. با استفاده از سوالات زیر می‌توانید میزان بهره وری فرد در فعالیت‌های فردی و گروهی را مورد ارزیابی قرار دهید:
- آیا کارمند وظایف خود را به طور موثر انجام می دهد؟
- آیا کارمند کار خود را به موقع و بدون تاخیر انجام می دهد؟
- آیا کارمند فراتر از انتظارات مافوق عمل می کند؟
- آیا کارمند فرآیندها را برای مؤثرتر کردن آنها بهبود می بخشد؟
آیا بازخورد 360 درجه برای شما مناسب است؟
در محیط‌های کاری سنتی، عملکرد کارکنان، یک بار در سال (آن هم اگر خوش شانس باشید!) مورد بحث قرار می گیرد و به ارزیابی یک فرد از عملکرد دیگری محدود می‌شود. حالا به این فکر کنید که ارزیابی عملکرد کارکنان چقدر می‌تواند غنی و قابل استناد باشد، اگر نتایج آن بر اساس اطلاعات دریافت شده از همه افرادی باشد که یک فرد با آنها تعامل دارد!
با این حال، ارزیابی 360 درجه در صورتی نتایج خوبی در پی دارد که به صورت اصولی انجام شود، در غیر این صورت فقط هزینه‌های فرایند ارزیابی را افزایش می دهد. اجرای روش ارزیابی 360 درجه به یک گروه مدیریتی حرفه ای و قدرتمند نیاز دارد، گروهی که ارزش اجرای این روش را درک کند و برای سازمان، سیستم پاداش بر اساس عملکرد طراحی کرده باشد. در واقع قبل از اجرای این روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان، لازم است فرهنگ سازمانی را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که سازمان شما آمادگی اجرای این روش را دارد یا خیر.
حرف آخر!
فرایند ارزیابی 360 درجه بسیار پیچیده و زمان بر است و پیاده سازی آن در سازمان‌های بزرگ، نیاز به تعداد زیادی از افراد متخصص در مدیریت توسعه سرمایه انسانی دارد. به علاوه اجرای این روش جز با همکاری همه کارکنان میسر نخواهد بود. چنانچه اطلاعات پرسشنامه ها افشا شود، بین کارکنان تنش و درگیری پیش خواهد آمد و شرایط را بدتر خواهد کرد. بنابراین توصیه می کنیم قبل از این که تصمیم به اجرای آن در سازمان خود بگیرید، همه شرایط را بسنجید. چنانچه زمینه برای پیاده سازی بازخورد 360 درجه در سازمان فراهم نباشد، نتیجه ای جز هدررفت منابع (مالی و سرمایه انسانی) نخواهید گرفت.