اتوماسیون اداری چطور شفافیت سازمانی را افزایش می‌دهد؟

در گذشته نه چندان دور کسب و کارها نحوه فعالیت خود را بر اساس نیاز به دانستن تنظیم می‌کردند. کارکنان فقط به اطلاعاتی دسترسی داشتند که توسط مدیرانشان ضروری تشخیص داده می‌شد و اطلاعات حساس‌تر، از آنها پنهان می‌شد. شفافیت سازمانی در سازمان‌ها جایی نداشت، چون مدیران نگران استفاده نادرست از اطلاعات بودند. و نتیجه این استراتژی چه بود؟ بی‌اعتمادی! کارکنان سازمان می‌دانستند که مدیرانشان حقیقت را از آنها پنهان می‌کنند و به اطلاعاتی که به آنها می‌رسید، اعتماد نمی‌کردند. در نتیجه افکار و احساسات واقعی خود را در مورد مسائل پنهان می‌کردند.

به مرور زمان سازمان‌ها بینش خود را در مورد موضوعاتی مثل خلاقیت، نوآوری و بهره‌وری از دست دادند. فقدان شفافیت، سازمان‌ها را ناتوان کرد و این رویکرد، مناسب دنیای امروز نبود. مردم دیگر روش سنتی ارتباط و مدیریت اطلاعات را تحمل نمی‌کردند. سازمان‌ها به تدریج به فکر استفاده از روش‌هایی افتادند که جلوی این مشکلات را بگیرد. این روزها افزایش شفافیت سازمانی و بهبود ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی، یکی از اهداف مهم مدیریتی در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف محسوب می‌شود؛ ابزارهای مختلفی برای افزایش شفافیت سازمانی وجود دارد که یکی از آنها نرم افزار اتوماسیون اداری است. در این مقاله ضمن بررسی مفهوم شفافیت سازمانی، نقش اتوماسیون اداری در افزایش شفافیت سازمانی را بررسی می‌کنیم.

شفافیت سازمانی چیست؟

شفافیت سازمانی یعنی به اشتراک‌ گذاری اطلاعات مربوط به عملیات سازمان با کارکنان، با هدف ایجاد اعتماد و پاسخگویی. برای ایجاد شفافیت سازمانی، مدیران اطلاعات و داده‌های سازمانی را به صورت کامل و قابل فهم، به کارکنان ارائه می‌دهند و بستری برای یک ارتباط صادقانه دوسویه ایجاد می‌کنند. هدف از ایجاد و تقویت شفافیت سازمانی، اعتمادسازی بین مدیران، کارکنان و مشتریان و بهبود کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است که به پیشگیری از بروز فساد هم منجر می‌شود.

چرا شفافیت سازمانی برای کسب و کارها ضروری است؟

جهان در دهه‌های اخیر به شدت تغییر کرده است. در گذشته ساختار سازمانی شرکت‌ها از بالا به پایین تعریف می‌شد، توسعه استراتژی در لایه‌های بالاتر ساختار سازمانی اتفاق می‌افتاد و بعد به سایر لایه‌های سازمان ابلاغ می شد. در چنین ساختاری، در هر مرحله بخشی از اطلاعات فیلتر می‌شوند. بنابراین وقتی اطلاعات به لایه‌های زیرین ساختار سازمانی می‌رسد، چیز زیادی از آن نمانده است! مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها به کارمندان داده می‌شود که باید بدون اینکه دلیل آن را بدانند، دنبالش کنند.

کارکنان نیاز دارند که حقایق بیشتری را در مورد محل کارشان بدانند. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، 80 درصد از کارکنان سازمان‌ها مایلند درباره دلیل تصمیماتی که مدیران می گیرند، اطلاعات بیشتری داشته باشند. شفافیت تنها به داخل سازمان محدود نمی‌شود و میزان وفاداری مشتریان به سازمان را افزایش می‌دهد. فقدان شفافیت در سازمان، باعث ریزش کارکنان می‌شود، از ایجاد یک ارتباط سالم دوسویه بین مدیران و کارکنان جلوگیری می‌کند، استرس شغلی را افزایش می‌دهد و مسئولیت پذیری را در کارکنان تضعیف می‌کند.

نقش اتوماسیون اداری در افزایش شفافیت سازمان

همانطور که گفتیم، اتوماسیون اداری یکی از ابزارهایی است که می‌تواند شفافیت جریان اطلاعات در سازمان را افزایش دهد. اما چطور؟

پیگیری و مدیریت مکاتبات

اتوماسیون اداری امکان پیگیری مکاتبات داخل و بیرون از سازمان و مدیریت آنها را فراهم می‌کند. ثبت همه مکاتبات در یک فضای واحد، به شما به عنوان یک مدیر کمک می‌کند تا از روند فعالیت‌های در حال انجام مطلع شوید و در صورت لزوم، آنها را سریع تر پیش ببرید.

مشاهده جریان مکاتبات

نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکانات زیادی برای پیگیری مکاتبات داردن. در مقاله دیگری در مورد امکانات آوات برای پیگیری نامه‌ها نوشته ایم که پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید.

دبیرخانه تخصصی

دبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. اهمیت دبیرخانه در این است که چه در روش سنتی و چه در نرم افزارهای اتوماسیون، محل ذخیره و نگهداری همه مکاتبات سازمان است. امکانات دبیرخانه آوات را اینجا بخوانید.

مدیریت کارها

یکی دیگر از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری که شفافیت سازمانی را تقویت می‌کند، امکان مدیریت کارها و وظایف کارکنان است. اتوماسیون اداری یک بستر یکپارچه ایجاد می‌کند که همه کارهای جاری در آن ثبت و پیگیری می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات

شفافیت بخش مهمی از مسیر موفقیت سازمان است. کارکنان شما باید احساس کنند شنیده می‌شوند، باید بتوانند به شما اعتماد کنند و بدون واسطه با شما یک تعامل دوسویه مثبت داشته باشند. پس اگر به عنوان یک مدیر، می‌خواهید یک کسب و کار پایدار داشته باشید، باید شفافیت سازمانی را به عنوان یکی از اولویت‌های خود در نظر بگیرید. اگر به دنبال ابزاری برای تقویت شفافیت سازمانی هستید، ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم.

آوات بر بستر ابر طراحی شده، هر زمان و در هر مکانی که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و هر زمان که خواستید از آنها خروجی بگیرید. این اولین گام برای ایجاد یک فضای شفاف برای دسترسی به اطلاعات است.

آوات به شما امکان می‌دهد تا برای تامین امنیت اطلاعات و مدیریت فرایندها، بتوانید سطوح دسترسی افراد را با در نظر گرفتن جایگاه آنها مدیریت کنید. با مدیریت مجوزهای دسترسی کارمندان، اطمینان پیدا می‌کنید که نامه‌ها و اسناد سازمانی شما توسط چه کسانی قابل مشاهده هستند و ضمن ایجاد دسترسی شفاف به اطلاعات، امنیت آن را هم تضمین کنید.

راهکار جلسات آوات هم به قابلیت‌هایی برای ثبت دستورجلسه، صورتجلسه، پیوست و یادداشت مجهز است که دسترسی افراد به اطلاعات هر جلسه را ممکن می‌کند. ضمن این که اقدامات انجام شده در مورد هر جلسه را می‌توانید در صفحه سوابق جلسه مشاهده و مدیریت کنید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری ابری آوات و دریافت مشاوره و دموی آنلاین رایگان، فرم زیر را تکمیل و ارسال کنید.