اگرچه مفهوم کارتابل، زمانی به ادبیات سازمانی راه پیدا کرد که نرم افزارهای اتوماسیون هنوز تولید نشده بودند، اما با گذر از مدیریت مکاتبات به روش سنتی و رواج استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون، این مفهوم همچنان کاربرد دارد. کارتابل از یک پوشه ساده، به ابزار نوینی با امکانات پیشرفته تغییر هویت داده که امکان مدیریت نامه‌های ایجاد شده یا ارجاع شده را به کاربران نرم افزار می‌دهد و به آنها کمک می‌کند بیشترین تمرکز را بر جریان و حجم نامه‌های خود داشته باشند. در این مقاله کارتابل سمت محور یا چند سمتی اتوماسیون اداری ابری آوات و امکانات آن را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
کارتابل چیست؟
در روش‌های سنتی مدیریت مکاتبات، کارتابل یکی از ملزومات اداری پرکاربرد بود که به منظور نظم دادن به اسناد و نامه‌های اداری و جلوگیری از مفقود شدن آنها به کار می‌رفت. کارتابل در واقع یک پوشه است! پوشه ای که اسناد اداری در آن قرار می‌گیرند و پس از ملاحظه، امضا، پاراف، ارجاع و تعیین تکلیف، از آن خارج می‌شوند. اگرچه دفتر کارتابل به مفهوم سنتی آن دیگر کاربرد ندارد، اما در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، همچنان از مفهوم کارتابل برای مدیریت مکاتبات سازمانی استفاده می‌شود. در اتوماسیون اداری، کارتابل مانند یک صندوق نامه مجازی عمل می‌کند و حاوی همه نامه‌هایی است که در آن کارتابل ایجاد شده یا به آن ارجاع شده است.
کارتابل سمت محور در آوات
در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک یا راهبر ارشد آن سازمان، می‌توان به او یک یا چند سمت اختصاص داد و یکی از سمت‌ها را به عنوان سمت اصلی انتخاب کرد. با اختصاص هر سمت به کارمند، کارتابلی متناظر با همان سمت یا جایگاه در اختیار او قرار می‌گیرد که با ورود به راهکار مکاتبات به آن دسترسی خواهد داشت.
اگر کارمند یک سمت داشته باشد، یک کارتابل هم متناظر با آن سمت دارد که با وارد شدن به راهکار مکاتبات، می‌تواند نامه‌های آن کارتابل را ببیند. اما اگر کارمند دو سمت یا بیشتر داشته باشد، به همان تعداد هم کارتابل در اختیار او قرار دارد، و درست همین جا است که کارتابل سمت محور آوات کاربرد دارد.
با انتخاب کردن سمت‌های دیگر در بالا و سمت راست کارتابل، کارمند می‌تواند کارتابل متناظر با سمت‌های دیگر را هم ببیند. بدیهی است که محتوای هر کارتابل متفاوت است، چون بسته به سمت یا جایگاه مورد نظر، نامه‌های متفاوتی برای کارمند ارسال می‌شود.
دسته‌بندی انواع نامه در کارتابل آوات
در کارتابل آوات، نامه‌ها را در سه دسته اصلی زیر مشاهده می‌کنید:
کارتابل
همه نامه‌هایی که خودتان ایجاد کرده‌اید و یا به شما ارجاع شده‌اند، در کارتابل ذخیره می‌شوند. نامه‌های کارتابل، در دو دسته طبقه‌بندی می‌شوند، نامه‌های جاری و نامه‌های بسته شده. نامه‌های جاری نامه‌هایی هستند که شما ایجاد کرده‌اید و هنوز در سازمان به گردش در نیامده‌اند؛ یعنی آن را به کسی ارجاع نداده‌اید. نامه‌هایی به شما ارجاع شده‌اند هم در دسته نامه‌های جاری قرار می‌گیرند. نامه‌های بسته شده نامه‌هایی هستند که آنها را مختومه یا لغو کرده‌اید. پس از اختتام یا لغو، نامه از کارتابل جاری خارج و به کارتابل بسته شده منتقل می‌شود.
ارجاع شده
نامه‌هایی که شما به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می‌دهید، پس از ارجاع در این دسته قرار می‌گیرند.
رسید شده
این دسته حاوی نامه‌هایی است که حداقل یک بار از کارتابل شما رد شده‌اند و برای آنها رسید ارسال ثبت کرده‌اید.
نامه‌های ECE
نامه‌های وارده و ارسالی که از طریق پروتکل ECE ارسال و دریافت شده‌اند، در این دسته قرار می‌گیرند.
امکانات کارتابل سمت محور در آوات
در اتوماسیون اداری ابری آوات، برای کارتابل سمت محور امکانات زیادی در نظر گرفته شده تا کارمند بتواند متناسب با نیازها و خواسته‌های خود، آن را شخصی‌سازی کند. در ادامه امکانات کارتابل آوات را با هم مرور می‌کنیم:
سفارشی‌سازی ستون‌ها
در کارتابل آوات به صورت پیش فرض، هفت ستون برای مشاهده اطلاعات لیست نامه‌ها در نظر گرفته شده است: موضوع نامه، فرستنده، گیرندگان، نوع نامه، شماره نامه، زمان ثبت و وضعیت امضاها. اما تعداد این ستون‌ها را می‌توان کم و زیاد کرد و ترتیب آنها را هم می‌شود عوض کرد.
با کلیک کردن روی آیکون چرخ دنده در بالا و سمت چپ صفحه، پنجره‌ای باز می‌شود که کاربر می‌تواند در آن، ستون‌های کارتابل را مدیریت کند. در این پنجره می‌توان ستون‌های پیش‌فرض را حذف کرد، ستون‌های جدیدی را اضافه کرد و ترتیب قرار گرفتن ستون‌ها را هم تغییر داد.
جستجوی نامه
اگرچه دسته‌بندی نامه‌ها در کارتابل، تا حدی مدیریت آنها را ساده‌تر می‌کند؛ اما اگر تعداد نامه‌های کارتابل زیاد باشد، مرور کردن آنها برای پیدا کردن یک نامه مشخص عملی نیست. در این صورت باید از امکان جستجو در کارتابل آوات استفاده کنید. در بخش جستجوی کارتابل، می‌توانید با موضوع، نوع، شماره، تاریخ، متن، فرستنده و گیرنده، بین نامه‌ها جستجو کنید. امکان جستجو در همه کارتابل ها یا محدود کردن جستجو به کارتابلی که در آن هستید هم وجود دارد.
مراودات ابری آوات به خوبی با نیازها، روال‌ها و ساختارهای سازمانی در شرایط امروزی سازگار است. این نرم افزار نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و ارزان تبدیل می‌کند که امن است، به واسطه زیرساخت ابری از همه جا در دسترس است و به هیچ نرم‌افزار واسطی مانند مایکروسافت آفیس وابستگی ندارد.
هر کارمندی با هر میزان دانش و سابقه در امور مربوط به دبیرخانه، می‌تواند با اتوماسیون اداری ابری آوات کار کند و فارغ از پیچیدگی‌های این حوزه، بر کارهای تخصصی خود متمرکز شود. «کار کردن با آوات راحت‌تر است!»
رشدی آشکار در زندگی کاری شما
هزینه کمتر، کاربری راحت‌تر، امنیت بالاتر