همه ما در زندگی شخصی و زندگی کاری و حرفه‌ای با مشکلات بیشماری مواجه می‌شویم. متاسفانه راه‌حل واحدی وجود ندارد که بتوانیم با آن از همه این مشکلات عبور کنیم. اما مهارت‌هایی هستند که در صورت تقویت آنها، می‌توانیم راه‌حل‌های متفاوتی برای عبور از مشکلات پیدا کنیم. در این مقاله در مورد اهمیت مهارت حل مسئله و گام‌های آن بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
حل مسئله دقیقاً چیست؟
مسئله به تفاوتی گفته می‌شود که وضعیت موجود، با وضعیت مطلوب دارد؛ یعنی یک موضوع سخت که در مورد آن تردید داریم یا موضوعی که نیاز به حل شدن دارد. فرایند حل مسئله شامل تعیین علت مشکل، شناسایی، اولویت بندی و انتخاب گزینه‌های جایگزین برای راه‌حل و در نهایت پیاده سازی یک راه‌حل است که به حل مشکل منجر می‌شود.
شاید این فرایند دور از ذهن به نظر برسد و تصور کنید که فاقد مهارت حل مسئله هستید، اما حقیقت این است که همه ما روزانه مشکلات زیادی را حل می‌کنیم و کم یا زیاد، قادر به اجرای این فرایند هستیم. اما چیزی که اهمیت دارد، تقویت این مهارت است؛ به شکلی که در مقایسه با مشکلات پیچیده تر بتوانیم آن را به کار ببندیم.
چرا مهارت حل مسئله مهم است؟
اهمیت مهارت حل مسئله در محیط کار بیشتر از زندگی شخصی احساس می‌شود. حل مسئله از مهارت‌های نرم به شمار می‌رود که به اندازه مهارت‌های تخصصی و فنی و حتی بیشتر از آنها اهمیت دارد. هیچ مدیری تمایل ندارد با افرادی کار کنند که در مقابله با مسائل کاری، توان هر اقدامی از آنها صلب می‌شود و منتظر دریافت دستور از مافوق خود می مانند. مهارت حل مسئله به دلایل زیر اهمیت دارد:
- دانش و تخصص به تنهایی قادر به حل مشکلات نیست
- مهارت حل مسئله برای شما مزیت رقابتی ایجاد می‌کند
- آشنایی با تکنیک حل مسئله اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد
گام‌های حل مسئله کدام است؟
برای مدیریت مؤثر یک تیم یا سازمان، شما باید کارکنان خود را راهنمایی کنید و تکنیک‌های حل مسئله را در خود و همکارانتان توسعه دهید. فرایند یافتن راه‌حل مناسب برای مسائل را می‌توانید با پیروی از فرآیند چهار مرحله‌ای حل مسئله انجام بدهید. در ادامه این فرایند چهار مرحله‌ای را شرح می‌دهیم:
| گام‌های حل مسئله | اقدامات هر گام |
| گام اول: مسئله را تعریف کنید | واقعیت را از عقاید شخصی متمایز کنید علل زمینه‌ای مسئله را مشخص کنید برای کسب اطلاعات بیشتر، با همه افراد درگیر مشورت کنید مشکل را به شکل واضح تعریف کنید مشخص کنید چه استانداردهایی نقض شده است مشخص کنید که مشکل در کدام فرآیند نهفته است قبل از گردآوری اطلاعات سعی نکنید که مشکل را حل کنید |
| گام دوم: فهرستی از همه راه‌حل‌های موجود تهیه کنید | در ابتدا ارزیابی گزینه‌های جایگزین را به تعویق بیندازید همه افراد تیم را در ایجاد گزینه‌های جایگزین درگیر کنید راه جل‌های جایگزین‌های سازگار با اهداف سازمانی را مشخص کنید جایگزین‌های کوتاه مدت و بلند مدت را مشخص کنید در مورد ایده‌های دیگران جلسات طوفان فکری برگزار کنید به دنبال جایگزین هایی باشید که ممکن است مشکل را حل کند |
| گام سوم: راه‌حل ها را ارزیابی کنید و سود و زیان هر کدام را تعریف کنید | جایگزین ها را با یک استاندارد هدف مقایسه کنید همه گزینه‌های موجود را بدون تعصب ارزیابی کنید جایگزین ها نسبت به اهداف تعیین شده ارزیابی کنید نتایج اثبات شده و نتایج احتمالی را ارزیابی کنید جایگزین انتخاب شده را به صراحت بیان کنید |
| گام چهارم: بهترین راه‌حل را انتخاب و اجرا کنید | برای اجرای آزمایشی جایگزین انتخاب شده برنامه ریزی کنید از همه طرف‌های آسیب دیده از مسئله بازخورد دریافت کنید پذیرش یا اجماع همه کسانی را که تحت تأثیر مسئله قرار می گیرند، دریافت کنید بر حل مسئله نظارت مستمر داشته باشید نتایج بلند مدت را بر اساس راه‌حل نهایی ارزیابی کنید |
گام اول: مشکل را تعریف کنید
وضعیت را طوری تعریف کنید که تمرکز شما بر حل مشکل باشد، نه فقط شناسایی علائم آن. تکنیک‌های مفید حل مسئله شامل استفاده از فلوچارت‌ها برای شناسایی مراحل یک فرآیند و نمودارهای علت و معلولی برای تعریف و تحلیل علل ریشه‌ای مشکل است. مراحل زیر به توضیح مراحل کلیدی حل مسئله کمک می‌کنند. از این مرحله با مشارکت افراد ذینفع، استفاده از اطلاعات صحیح، مقایسه انتظارات با واقعیت ها و تمرکز بر علل ریشه‌ای مشکل عبور خواهید کرد.
- بررسی و مستندسازی نحوه عملکرد فرآیندها در حال حاضر
- ارزیابی تأثیر احتمالی ابزارهای جدید و سیاست‌های تجدید نظر شده
هیچ مدیری تمایل ندارد با افرادی کار کنند که در مقابله با مسائل کاری، توان هر اقدامی از آنها صلب می‌شود و منتظر دریافت دستور از مافوق خود می‌مانند
گام دوم: راه‌حل‌های جایگزین ایجاد کنید
انتخاب راه‌حل را تا زمانی که چندین گزینه برای حل مسئله در اختیار ندارید، به تعویق بیندازید. در نظر گرفتن چندین گزینه می‌تواند ارزش راه‌حل ایده آل شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. هنگامی تصمیم گرفتید که دقیقاً به دنبال چه چیزی هستید، این استاندارد هدف، مبنایی برای توسعه نقشه راه برای بررسی گزینه‌های جایگزین می‌شود. تکنیک طوفان فکری و تکنیک‌های حل مسئله تیمی، هر دو ابزار مفیدی در این مرحله از حل مسئله هستند.
قبل از وارد شدن به مرحله ارزیابی، لازم است همه راه حل‌های موجود را در نظر داشته باشید. یک اشتباه رایج در حل مسئله این است که راه‌حل‌ها بدون توجه به سایر گزینه‌ها و به تنهایی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در چنین شرایطی اولین راه‌حل قابل قبول به عنوان راه‌حل انتخاب می‌شود، حتی اگر بهترین گزینه نباشد. اگر بر نتایجی که می‌خواهیم تمرکز کنیم، پتانسیل یادگیری چیزهای جدیدی را از دست می‌دهیم که امکان بهبود فرآیند حل مسئله را فراهم می‌کنند.
گام سوم: ارزیابی و انتخاب یک جایگزین
افراد ماهر در حل مسئله، هنگام انتخاب بهترین راه‌حل، ملاحظاتی را در نظر می گیرند. آنها در نظر می گیرند که یک راه‌حل جایگزین تا چه حد:
- بدون ایجاد مشکلات پیش‌بینی نشده مسئله را حل می‌کند
- توسط همه افراد درگیر مسئله پذیرفته می‌شود
- قابلیت اجرایی شدن دارد
- با محدودیت‌های سازمانی تناسب دارد
گام چهارم: پیاده سازی و پیگیری راه‌حل
ممکن است به عنوان یک مدیر از شما خواسته شود که دیگران را برای اجرای راه‌حل راهنمایی کنید یا با کمک دیگران اجرای آن را تسهیل کنید. مشارکت دادن دیگران در پیاده سازی، روش مؤثری برای جلب رضایت و پشتیبانی و به حداقل رساندن مقاومت آنها در برابر تغییرات بعدی است.
هنگام پیاده‌سازی راه‌حل مسئله، باید کانال‌های دریافت بازخورد را هم در نظر داشته باشید. ایجاد و توسعه کانال‌های دریافت بازخورد، امکان نظارت و آزمایش مستمر رویدادهای واقعی را فراهم می‌کند. حل مسئله و تکنیک‌های مورد استفاده برای شفاف‌سازی، در صورتی مؤثرتر هستند که راه‌حل در جای خود باقی بماند و برای پاسخ به تغییرات آتی به‌روزرسانی شود.
مهارت‌های حل مسئله
مهارت حل مسئله خود شامل مجموعه ای از مهارت‌های دیگر است که لازم است در خودتان تقویت کنید تا بتوانید مشکالتتان را به خوبی حل کنید. در ادامه این مهارت‌ها را مرور می‌کنیم:
خلاقیت
برخی از مشکلاتی که در کار یا زندگی شخصی با آنها روبهرو می‌شویم، پیچیده هستند و برای حل کردن آنها لازم است تفکر انتقادی داشته باشیم. ممکن است برای عبور از یک مشکل، چند راه‌حل پیش پای ما باشد؛ اما باید با استفاده از مهارت‌های تفکر خلاريال، بهترین راه‌حل را انتخاب کنیم. ارزیابی تجربیات گذشته، باعث می‌شود بتوانید مهارت خلاقیت را در خودتان تقویت کنید، پس از نتایج درس بگیرید.
تحقیق
یکی دیگر از مهارت‌های حل مسئله، تحقیق است. برای این که بتوانید مسائل را به روش کارآمد حل کنید، باید از مهارت پژوهش هم برخوردار باشید. تحقیق به معنی جمع آوری اطلاعات کافی از منابع مختلف و تجزیه و تحلیل آنها برای رسیدن به راه‌حل‌های عملیاتی است. بازخورد افرادی که تجربیات مشابهی داشته اند، یا افراد صاحبنظر هم می‌تواند منبع جمع آوری اطلاعات باشد. هر چه تعداد منابع اطلاعات بیشتر و معتبرتر باشد، باشد نتیجه بهتری حاصل می‌شود.
تحلیل
قبل از ورود کردن به هر مسئله ای لازم است آن را از همه ابعاد بررسی و تحلیل کنید. تحلیل مسائل باعث می‌شود بتوانید بی طرفانه و بدون تعصب برای پیدا کردن راه‌حل تصمیم بگیرید. لازم است بتوانید منبع اصلی مشکل یا مسئله را شناسایی کنید و سپس با جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن، راه‌حل را پیدا کنید.
تصمیم‌گیری
یکی دیگر از مهارت‌هایی که برای داشتن مهارت حل مسئله باید در خود تقویت کنید، مهارت تصمیم‌گیری است. تصمیم درست، تصمیمی است که مشکل فعلی را حل می‌کند و از بروز مشکلات دیگر در آینده هم پیشگیری می‌کند. برای تقویت مهارت تصمیم‌گیری، لازم است احساسات خود را کنار بگذارید و با استفاده از عقل و منطق و با در نظر گرفتن نتایج تحقیق و تحلیل، راه‌حل مسئله را پیدا کنید.
ارتباط
بخش زیادی از مهارت حل مسئله، به مهارت برقراری ارتباط موثر بستگی دارد. این که بتوانید با دیگران ارتباط موثر برقرار کنید، باعث می‌شود نتایج بهتری از تحقیق دریافت کنید، بهتر تحلیل کنید و در نهایت بهتر تصمیم بگیرید. میزان توانایی شما در متقاعد کردن دیگران هم کمک زیادی به تقویت مهارت حل مسئله می‌کند؛ حتی ممکن است مانع ایجاد مسئله شود.
نقش مهارت‌های نرم در فرایند حل مسئله
آنچه تا اینجا مرور کردیم، کلیات و گام‌های فرایند حل مسئله بود. اما می‌خواهیم بدانیم تقویت مهارت‌های نرم، تا چه حد می‌تواند این فرایند را برای ما ساده تر و موثرتر کند؟ در ادامه نقش مهارت‌های نرم در جل مسئله را با هم مرور می‌کنیم.
آگاهی به شما کمک می‌کند تا مسائل را شناسایی کنید
زمانی که نمی‌دانید مشکل دقیقا چیست و چه ابعادی دارد، نمی‌توانید قدمی برای حل کردن آن بردارید. اما با توجه بیشتر و آگاه شدن از جنبه‌های مخالف مسئله، متوجه جزئیاتی می‌شوید که شاید دیگران از درک آن ناتوان باشند. این مشاهدات به شما کمک می‌کنند تا مشکل را به شکل موثرتری حل کنید. هرچه بیشتر از مهارت آگاهی استفاده کنید، هم در حل مشکلات و هم در پیش‌بینی و جلوگیری از بروز آنها، موفق‌تر عمل خواهید کرد.
گوش دادن باعث تقویت یادگیری و درک بیشتر می‌شود
برای بیشتر ما، گوش دادن برای درک کردن به جای گوش دادن برای پاسخ دادن، می‌تواند سخت‌ترین کار باشد! با تقویت مهارت گوش دادن، در مورد مسائل (چه خوب و چه بد) بیشتر یاد می گیرید. به علاوه یک شنونده ماهر می‌تواند با مشاهده تناقض گفته‌ها با لحن و زبان بدن، چیزهایی را بشنود که به زبان نمی‌آیند! این مهارت یک برگ برنده برای شما به حساب می‌آید، زیرا شما را از مسائل آگاه خواهد کرد که دیگران از دست می‌دهند.
کنجکاوی به شما امکان می‌دهد تا احتمالات را کشف کنید
معمولاً راه‌های زیادی برای مقابله با یک مشکل وجود دارد، اما اگر در ذهنیت ثابتی گرفتار شده‌اید که معتقدید تنها یک راه‌حل وجود دارد، هرگز گزینه‌های دیگر را در نظر نخواهید گرفت. کنجکاوی، ذهن شما را برای کشف احتمالات باز می‌کند. وقتی طرز فکر خود را تغییر می‌دهید و مشکلات را به عنوان فرصت‌های پنهان می بینید، قادر خواهید بود محصولات، خدمات یا پیشنهادات جدیدی را ارائه دهید.
ثبات قدم برای یافتن راه‌حل‌ها به شما انگیزه می‌دهد
بخش بزرگی از حل مسئله، آزمون و خطا است، و اینکه بیشتر وقت خود را با خطاهای تکراری تلف کنید، می‌تواند دلسردکننده باشد. ثبات قدم به شما کمک می‌کند هنگام پیاده‌سازی و ارزیابی راه‌حل‌ها، در مسیر خود باقی بمانید و زمانی که راه‌حل‌های احتمالی شما به نتیجه نمی‌رسند، انگیزه‌های خود را از دست ندهید. برای تعیین اینکه چه چیزی مؤثر بوده و چه چیزی می‌تواند بهبود یابد، از این مهارت استفاده کنید، برای ادامه دادن و یافتن راهی برای حل مشکل، روش خود را تغییر دهید.
برای دریافت مشاوره از کارشناسان فروش آوات، فرم زیر را تکمیل و ارسال کنید. کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.