در وبلاگ آوات بارها و بارها گفته‌ایم که نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه هستند و باید در نگارش آنها دقت زیادی به خرج بدهید. شما که نمی‌خواهید یک اشتباه تایپی یا یک خطای نگارشی اعتبار شما را به عنوان یک مدیر زیر سوال ببرد! اما این کافی نیست. مهم است که بتوانید نامه‌ای بنویسید که بیشترین تاثیر را در ذهن مخاطب ایجاد کند و شما را به خواسته‌هایتان برساند! در این مقاله به شما می‌گوییم که چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسید. با آوات همراه باشید.
چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟
هدف اصلی از نوشتن یک نامه، برقراری یک ارتباط موثر با مخاطب و انتقال یک پیام به او است. اگر نتوانید این ارتباط موثر را برقرار کنید، انتقال پیام هم به صورت موفق انجام نمی‌شود و هدف نهایی شما از نوشتن نامه، محقق نخواهد شد. عوامل زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند نامه شما بتواند ذهن خواننده را درگیر کند. ما در این پست مهم‌ترین عوامل تاثیرگذاری نامه را به شما می‌گوییم.
مخاطبان خود را شناسایی کنید
قطعاً وقتی تصمیم می‌گیرید نامه بنویسید، می‌دانید که برای چه کسی نامه می‌نویسید! وقتی می‌گویم مخاطبانتان را شناسایی کنید، منظورم این است که بدانید برای هر مخاطبی، چطور باید بنویسید. برای این که ادبیات مناسب برای هر فرد را تشخیص بدهید، لازم است هم سمت و جایگاه سازمانی او را در نظر بگیرید و هم به خصوصیات اخلاقی او توجه کنید. شاید عجیب باشد، ولی برای این که یک نامه تاثیرگذار بنویسید، جایگاه سازمانی خودتان را هم باید در نظر بگیرید! اگر استفاده از کلمات ثقیل و عربی در یک سازمان رایج است، اصرار شما برای استفاده از معادل فارسی وضعیت را بهتر نمی‌کند. پس فرهنگ داخلی سازمان را هم در نظر داشته باشید.
اصول نامه نگاری را رعایت کنید
بعد از این که مخاطبان را شناسایی کردید، باید تصمیم بگیرید که مخاطبان شما چه چیزی را لازم است بدانند. سپس اطلاعات را طوری تنظیم کنید که درک آن ساده باشد. همانطور که گفتیم، ادبیات شما بسته به جایگاه مخاطب و ادبیات او و همچنین فرهنگ سازمان، متفاوت خواهد بود؛ اما همه نامه‌ها عناصر اصلی یکسانی دارند. هنگامی که تصمیم گرفتید خوانندگان شما چه کسانی هستند و چه چیزی را باید بدانند، گام بعدی ارائه اطلاعات به ترتیبی است که درک آن را آسان کند. اگرچه حروف بسته به مخاطب یا موضوع متفاوت خواهد بود، نامه شما معمولاً باید عناصر اصلی یکسانی داشته باشد.
با پیام اصلی شروع کنید
پیام اصلی نامه همان چیزی است که باعث شده شما تصمیم به نوشتن نامه بگیرید و مهم‌ترین قسمت نامه به شمار می‌رود. میزان تاثیرگذاری نامه و تحقق خواسته‌های شما، تا حد زیادی به مهارتتان در انتقال پیام اصلی نامه بستگی دارد. همیشه نامه را با پیام اصلی خود شروع کنید. از گفتن جزئیات طفره نروید و حتی اگر قرار است نامه حامل خبر بدی باشد، آن را پنهان نکنید. مخاطب شما به دنبال این است که بداند چرا برای او نامه نوشته‌اید. وقتی پیام اصلی نامه را در لفافه می پیچید یا پنهان می‌کنید، کار مخاطب را برای فهم نامه سخت می‌کنید.
لحن نامه را با پیام آن تنظیم کنید
نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که لحن نگارش یک نامه بر میزان خوانایی آن تأثیر می گذارد. همانطور که گفتیم، بسته به این که دریافت کننده نامه شما چه کسی است، لحن نامه شما باید متفاوت باشد. اما لحن نامه باید با پیام اصلی آن هم تناسب داشته باشد. مثلاً شرایطی را در نظر بگیرید که به یکی از کارشناسان سازمان خود نامه‌ای می‌نویسید و قصد دارید بابت تاخیر در ارائه گزارش او را بازخواست کنید. در نامه دیگری ممکن است بخواهید به رئیس هیات مدیره نامه بنویسید و درخواست کنید تا بودجه واحد تحت مدیریت شما را افزایش دهد. تصور کنید که لحن این دو نامه یکسان باشد! فاجعه در کمین شما است!
بعد از پیام اصلی در مورد آن توضیح بدهید
یک نامه تاثیرگذار با پیام اصلی شروع می‌شود و خواننده در همان ابتدا متوجه می‌شود که دلیل نگارش نامه چه بوده است. اما حق دارد اطلاعات بیشتری در مورد نامه داشته باشد! بعد از انتقال پیام، لازم است با چند جمله کلی، در مورد موضوع نامه توضیح بدهید. مثلاً اگر پیام اصلی نامه این بوده که درخواست ارتقاء مخاطب رد شده، جملات بعدی باید توضیح بدهند که چرا با درخواست او موافقت نشده، اگر اعتراضی دارد چه کار باید بکند، و چه زمانی می‌تواند دوباره درخواست ارتقا بدهد.
از جملات کوتاه استفاده کنید
شما دارید یک نامه اداری می‌نویسید، نه کلیله و دمنه! خواننده شما هم نه سعدی است نه حافظ! گفتیم که اگر در سازمان شما استفاده از واژه‌ها و عبارت‌های عربی و ثقیل رواج دارد، اصرار شما بر استفاده از معادل فارسی آنها بی‌فایده است و حتی تاثیر منفی دارد. اما حتی در صورتی که از کلمه‌های عربی استفاده می‌کنید، می‌توانید جملات را کوتاه در نظر بگیرید. سعی کنید در هر جمله از یک فعل استفاده کنید. جمله‌ها را زود به پایان برسانید و از پیچاندن متن خودداری کنید. طوری نباشد که وقتی خواننده به انتهای جمله می‌رسد، ابتدای جمله را یادش رفته باشد! اگر خواننده منظور شما را زودتر و بهتر درک کند، یک قدم به تحقق خواسته‌هایتان نزدیک‌تر می‌شوید.
از عبارت‌های تخصصی استفاده نکنید
ممکن است شما تخصصی داشته باشید که بخواهید با عنوان کردن عبارت‌های مربوط به آن، برتری خود را به رخ خواننده بکشید. خوب در این صورت باید بگویم که توقع نداشته باشید پاسخ مناسبی دریافت کنید! اگر خواننده نامه از زمینه تخصصی شما اطلاعات زیادی ندارد و ممکن است عبارت‌های تخصصی را درک نکند، خواندن نامه حس بدی در او ایجاد می‌کند. پس از عبارت‌ها و کلمه‌های جایگزین استفاده کنید و عبارت‌های تخصصی را برای زمانی بگذارید که برای یک فرد هم رشته خود نامه می‌نویسید.
موارد را به صورت لیست عنوان کنید
اگر قرار است در متن نامه اداری از چند مورد نام ببرید، بهتر است از لیست‌های عمودی استفاده کنید. عنوان کردن مطالب به صورت لیست، خواندن و به خاطر سپردن مطلب را برای خواننده نامه ساده‌تر می‌کند. اگر ترتیب مواردی که عنوان می‌کنید اهمیت دارد، از اعداد استفاده کنید. اما اگر لیست شما ترتیب خاصی ندارد، می‌توانید از بولت استفاده کنید. به مثال زیر توجه کنید:
برای حضور در جلسه مصاحبه، یک نسخه از رزومه، مدارک شناسایی شامل شناسنامه و کارت ملی، و توصیه نامه محل کار قبلی را همراه داشته باشید.
اگر این متن را به شکل زیر بنویسید، تاثیر بهتری بر خواننده خواهد داشت:
برای حضور در جلسه مصاحبه موارد زیر را همراه داشته باشید:
- یک نسخه از رزومه
- شناسنامه
- کارت ملی
- توصیه نامه محل کار قبلی
خواننده نامه یک شیء بی‌جان نیست!
اگر برای تصحیح اشتباهی که مرتکب شده‌اید نامه می‌نویسید، نامه را با عذرخواهی برای اشتباه شروع کنید. مهم است که مخاطب بداند شما اشتباه خود را پذیرفته‌اید و قصد دارید آن را جبران کنید. دقت کنید که متن عذرخواهی کوتاه باشد و پیام اصلی نامه را تحت تاثیر قرار ندهد. همچنین اگر نامه شما حامل خبر بدی برای گیرنده نامه است، همدردی خود را در یک یا دو جمله عنوان کنید. همیشه احساسات گیرنده نامه را در نظر بگیرید.
بیشتر دقت کنید!
همیشه قبل از این که نامه را ارسال کنید، یک یا دو بار آن را بخوانید. به دلیل چندگونه نویسی حروف در زبان فارسی ممکن است در املای یک کلمه دچار اشتباه شده باشید. از طرف دیگر وقتی نامه تایپ می‌شود، ممکن است اشتباه تایپی هم به آن اضافه شود. بد نیست بدانید که هرگونه خطای نگارشی یا تایپی، اعتبار شما را در ذهن خواننده زیر سوال می‌برد و باعث می‌شود پیام شما را جدی نگیرد. اگر در مورد املای یک کلمه تردید دارید، حتماً قبل از ارسال نامه، املای آن کلمه را بررسی کنید.
جادوی کلمات را دست کم نگیرید
باور بکنید یا نه، کلمات می‌توانند نظر افراد را تغییر بدهند؛ پس مهم است که برای انتقال پیام خود از چه کلماتی استفاده می‌کنید. برای نوشتن یک نامه تاثیرگذار می‌توانید از کلماتی استفاده کنید که بر ذهن مخاطب تاثیر مثبت می‌گذارند و او را با شما همراه می‌کنند؛ یا از کلماتی استفاده کنید که خواننده از آنها حس خوبی نمی‌گیرد و نسبت به شما و خواسته‌هایتان، حس منفی پیدا می‌کند. البته به این سادگی هم نیست. برای تقویت این مهارت، باید دایره واژگان شما گسترده باشد و از فنون روانشناسی و بازاریابی هم تا حدی اطلاع داشته باشید. ویدئوی زیر یکی از سخنرانی‌های تد است که در آن به مواردی از اهمیت کلمات اشاره شده است:
مخلص کلام
تاثیر نامه‌های اداری را بر سرنوشت کاری خود دست کم نگیرید! هرچقدر هم که در زمینه تخصص خود حرفه‌ای باشید و به دانش و مهارت مجهز باشید، اگر مهارت نوشتن نامه را نداشته باشید، موفقیت شغلی را به چشم نخواهید دید! پس در کنار همه فعالیت‌هایی که به عنوان یک مدیر موفق دارید، مهارت نوشتن نامه تاثیرگذار را هم فرا بگیرید و در خود تقویت کنید. به شما اطمینان می‌دهم که از وقتی که به آموزش این مهارت اختصاص می‌دهید، پشیمان نخواهید شد!
برای دریافت مشاوره از کارشناسان فروش آوات، فرم زیر را تکمیل و ارسال کنید. کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.