جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، بحث درباره ایده‌ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. اما بیایید با خودمان روراست باشیم: بیشتر ما از جلسات کاری بیزاریم! مدیران دیگر پی برده‌اند که داشتن یک برنامه پر از جلسات کاری، به این معنی نیست که شما مسئولیت زیادی دارید. اتفاقا برعکس! اگر بتوانید در مورد یک موضوع بدون برگزاری جلسه تصمیم بگیرید، چه لزومی دارد وقت خودتان و دیگران را صرف برگزاری یک جلسه کنید؟! به نظر من زمان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدید ناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می‌خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت آوات که کمک به مدیران سازمان‌ها برای ساده‌تر کردن مدیریت کارها است، در این مقاله تکنیک‌هایی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند جلسات خود را مدیریت کنید؛ یعنی تعداد کمتری جلسه با کارآمدی بیشتر داشته باشید و در زمان صرفه‌جویی کنید. با آوات همراه باشید.
مدیریت جلسات چیست؟
مدیریت جلسات به نحوه آماده‌سازی، اجرا و استفاده از یک جلسه کاری برای دستیابی به اهداف تجاری، بحث درباره به‌روز سانی پروژه یا حل مسائل تیم اشاره دارد. مدیران می‌توانند از یک گردهمایی تیمی برای تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده، بحث در مورد چالش‌های مختلفی که می‌توانند با آنها روبرو شوند و همچنین طوفان فکری استفاده کنند. در این جلسات اطلاعات ارزشمندی به اشتراک گذاشته می‌شود که به اعضای تیم کمک می‌کند تا بر موانع غلبه کنند و درک کنند که چگونه تیم می‌تواند عملکرد خود را بهبود بخشد.
مدیریت جلسه نیازمند مدیرانی است که به مهارت‌های ارتباطی تسلط دارند، زیرا لازم است پیام خود را به طور واضح منتقل کنند و صورتجلسه‌ها و گزارش‌های دقیقی را تهیه کنند. این فرآیند همچنین به مهارت‌های سازمانی خوبی نیاز دارد، زیرا مدیران را ملزم می‌کند که در طول جلسه فعالیت‌های متعددی را انجام دهند و یک دستور کار ساختاریافته را دنبال کنند. مدیریت جلسات به توانایی‌های رهبری هم نیاز دارد؛ مدیران باید جلسه را به گونه‌ای انجام دهند که اعضای تیم را تشویق کند تا ایده‌های خود را بیان کنند.
مراحل برگزاری جلسه
مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. در ادامه مراحل مدیریت جلسه را مرور می‌کنیم:
برنامه‌ریزی جلسه
برنامه ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت آمیز است، زیرا این مرحله شامل دانستن هدف جلسه، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول گردهمایی است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. این مرحله همچنین شامل ایجاد لیستی از مراحلی است که می‌توانید قبل، حین و بعد از جلسه برای تضمین یک رویداد موفق دنبال کنید. برنامه‌ریزی ممکن است شامل واگذاری مسئولیت‌ها به شرکت‌کننده‌ها و تهیه کپی از اسناد مهمی باشد که در طول جلسه به آنها نیاز دارید.
تهیه فهرستی از الزامات جلسه، از جمله تجهیزات مورد نیاز برای ارائه هم مفید است. می‌توانید مشخص کنید که در حال برنامه‌ریزی یک جلسه از راه دور یا حضوری هستید. اگر پیش‌بینی می‌کنید جلسه طولانی شود، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ این امر به اعضای تیم کمک می‌کند که در طول جلسه متمرکز بمانند. هنگام انتخاب مکان برگزاری جلسه، در نظر داشته باشید که همه تجهیزات لازم برای جلسه در دسترس باشند. اتاق جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان را در خود جای دهد. اگر می‌خواهید یک جلسه مجازی داشته باشید، از پلتفرمی استفاده کنید که با همه دستگاه‌ها سازگار باشد.
برگزاری جلسه
این مرحله شامل اجرای بیشتر مراحلی است که در مرحله اول آماده کرده‌اید. جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستور جلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرف‌های یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده‌اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.
پیگیری جلسه
این مرحله شامل فعالیت‌هایی است که می‌توانید بعد از جلسه انجام دهید، مانند ارسال صورتجلسه کامل جلسه برای هر شرکت‌کننده. در طول این مرحله، به عنوان یک مدیر می‌توانید نظارت کنید که کارکنان وظایف محول شده را به خوبی انجام می‌دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید، نقاط عطف را ردیابی کنید و تا دستیابی به نتیجه دلخواه، این فرایند را دنبال کنید. در ادامه می‌توانید ارزیابی کنید که آیا پروژه به جلسه دیگری نیاز دارد یا خیر، و در صورت لزوم جلسات بعدی را برای نظارت بر پیشرفت تیم تشکیل دهند.
اقدامات لازم برای مدیریت جلسات
برای این که بتوانید یک جلسه کاری را به شکل موثر مدیریت کنید، لازم است اقداماتی را انجام دهید؛ این اقدامات قبل از برگزاری جلسه شروع می‌شوند و هنگام برگزاری جلسه و حتی پس از آن همه ادامه دارند. در ادامه این اقدامات را با هم مرور می‌کنیم:
قبل از برگزاری جلسه
به این سه سوال پاسخ بدهید: «آیا جلسه لازم است؟ چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ دستور جلسه شامل چه مواردی است؟» افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضور آنها ضرورت دارد و به جریان جلسه کمک می‌کند. قبل از دعوت به جلسه اطمینان پیدا کنید که در زمان مقرر، همه امکان حضور در جلسه را دارند. از همه بخواهید که موضوع جلسه را از قبل مرور کنند تا آمادگی حضور در جلسه و تصمیم‌گیری را داشته باشند.
از زمان جلسات برای تصمیم‌گیری استفاده کنید، نه برای به دست آوردن اطلاعاتی که برای تصمیم‌گیری به آن نیاز دارید. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان، هدف از برگزاری جلسه را درک کرده‌اند. در این صورت بهتر می‌دانند که انتظار چه چیزی را باید داشته باشند. از همه افراد بخواهید که بدون تاخیر در جلسه حاضر شوند. حضور به موقع و بدون تاخیر باید به بخشی از فرهنگ سازمانی شما تبدیل شود.
هنگام برگزاری جلسه
هدف برگزاری جلسه را دوباره مرور کنید و مطمئن شوید که همه حاضرین، این هدف را درک می‌کنند. مدیریت جلسه را به دست بگیرید، گاهی لازم است به شکل صریح، از مطرح شدن موضوعات غیرمرتبط جلوگیری کنید و اجازه ندهید جلسه به بیراهه برود. اگر موضوعی که در جلسه مطرح می‌شود به هدف جلسه ربطی ندارد، اعلام کنید که در مورد آن موضوع در جلسه دیگری تصمیم‌گیری خواهید کرد. حاشیه نروید و صریح و واضح صحبت کنید. از بقیه افراد هم بخواهید تا حاشیه نروند. در پایان جلسه تصمیمات اتخاذ شده و متولی هر اقدام را مکتوب کنید و به امضای همه حاضران برسانید. تاریخ سررسید هر اقدام هم باید مشخص باشد.
بعد از برگزاری جلسه
صورتجلسه را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید. اگر لازم است اقدام خاصی انجام شود، وظیفه حاضران را به آنها ابلاغ کنید تا بدانند که چه کاری باید انجام دهند و چقدر برای انجام آن زمان در اختیار دارند. نتیجه اقدامات تصویب شده را تا حصول نتیجه پیگیری کنید. اگر نتیجه ای حاصل نشود، جلسه فقط وقت شما را گرفته است!
چگونه جلسه را مدیریت کنیم؟
در ادامه پنج گام موثر برای تمرین مدیریت جلسه را مرور می‌کنیم. عمل کردن به این گام‌ها می‌تواند برای شما راهگشا باشد:
خواسته‌های تیم را ارزیابی کنید
قبل از تعیین اهداف جدید، لازم است اولویت‌ها و آرزوهای تیم خود را درک کنید. با هر یک از اعضا در مورد اهداف شغلی آنها صحبت کنید، چرا چنین هدفی دارند و چگونه برای رسیدن به آن برنامه‌ریزی می‌کنند. این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چگونه می‌توانید به آنها کمک کنید تا به اهداف خود برسند و چه کاری می‌توانید انجام دهید تا آنها احساس انگیزه کنند. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا اعضای مختلف اهداف مشابه یا یکسانی دارند. از این اطلاعات می‌توانید برای محول کردن وظایف در جلسات استفاده کنید، طوری که هر فرد در مسیر اهداف شغلی خود گام بردارد.
نقاط قوت و ضعف تیم را ارزیابی کنید
در مرحله بعد، نقاط قوت و ضعف تیم و استعدادها و کمبودهای هر یک از اعضا را ارزیابی کنید. این اطلاعات ممکن است نقاط ضعف پروژه شما را به شما نشان دهد و به شما در شناسایی نیازهای آن کمک کند. همچنین می‌تواند به شما در یافتن راه‌هایی برای رفع نقاط ضعف تیم کمک کند. به عنوان مثال، اگر تیم شما با استراتژی بازاریابی شرکت دست و پنجه نرم می‌کند، می‌توانید یک کارگاه آموزشی در مورد چگونگی راه اندازی کمپین‌های بازاریابی موفق آماده کنید. اگر دو کارمند دارید که متخصص حسابداری هستند، می‌توانید از آنها بخواهید که به شما در مدیریت بودجه پروژه کمک کنند.
اهداف تیم را تعیین کنید
تعیین اهداف تیم جدید مستلزم همسویی آنها با اهداف بلندمدت تجاری، ماموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت است. هدف پروژه، نقش هر یک از اعضای تیم و اهداف شغلی و روشی که می‌خواهید عملکرد تیم را نظارت و ارزیابی کنید، موارد دیگری هستند که باید در نظر داشته باشید. برای انجام این کار، می‌توانید مسئولیت‌هایی را با توجه به مجموعه مهارت‌ها و اهداف شغلی هر عضو اختصاص دهید و همچنین می‌توانید از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای پیگیری پیشرفت پروژه استفاده کنید.
تیم را مدیریت کنید و بازخورد ارائه دهید
مدیریت تیم به معنای توضیح دادن به آنها برای انجام و تکمیل وظایف و تخصیص منابع برای تامین مالی پروژه ها است. همچنین ممکن است به معنای تشویق آنها به کسب مهارت‌ها و دانشی باشد که می‌تواند کار آنها را تسهیل کند. این فرآیند شامل بحث با آنها در مورد عملکرد آنها و ارائه بازخورد به آنها برای انجام تنظیمات است. این گفتگوها منجر به افزایش بهره وری و درک بیشتر نقش آنها می‌شود.
دستاوردهای تیم را بشناسید
در نهایت، مهم‌ترین گام در مورد نحوه مدیریت موثر، شناخت دستاوردهای اعضای تیم است. شما می‌توانید این کار را با به رسمیت شناختن علنی تلاش‌ها و دستاوردهای آنها، ارسال یک ایمیل تبریک به آنها، ارتقاء آنها به موقعیت بالاتر یا حتی دادن پاداش نقدی یا غیرنقدی انجام دهید. این کار می‌تواند به آنها کمک کند تا احساس انگیزه و قدردانی کنند و همکاران خود را تشویق به عملکرد بهتر در کار کنند.
چند نکته کلیدی
جلسه را برگزار نکنید!
حقیقت این است که برگزار کردن جلسه به ذات خود اقدام ارزشمندی نیست. تصور کنید که 5 نفر در یک جلسه 3 ساعته حضور داشته باند: در این صورت جمعاً 15 نفرساعت صرف برگزاری این جلسه شده است، یعنی دو روز کاری کامل! پس اگر به ازای این زمان خروجی مفیدی نداشته باشید، عملاً فقط زمان از دست داده اید. به جای برگزاری جلسه می‌توانید از کنفرانس تلفنی یا ارسال ایمیل برای افراد استفاده کنید.
جلسه را آنلاین برگزار کنید
اگر واقعاً لازم است جلسه را برگزار کنید، تا حد امکان از جلسات حضوری پرهیز کنید. راهکارهای نرم افزاری زیادی برای مدیریت جلسات مجازی در دسترس شما قرار دارد که می‌توانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. برگزار کردن جلسات مجازی می‌تواند به سادگی ایجاد یک گروه در واتس اپ یا سایر پیام رسان‌های موبایل باشد. خارج از جعبه فکر کنید و به خودتان سخت نگیرید!
از آیین نامه غافل نشوید
اگرچه بروکراسی اداری دست و پای شما را می‌بندد، اما در عین حال، یکپارچگی و داشتن یک استراتژی مدون، می‌تواند تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کنید. مدیریت جلسات یکی از موضوعاتی است که بهتر است برای آن آیین نامه تهیه کنید و همیشه مطابق آیین نامه عمل کنید. این آیین نامه باید شامل شرایط برگزاری جلسات، آداب حضور در جلسات و سایر مواردی باشد که بر اساس فرهنگ سازمان شما حائز اهمیت هستند.
از نرم افزارهای مدیریت جلسات استفاده کنید
اگر در سازمان شما روزانه تعداد زیادی جلسه برگزار می‌شود، مدیریت کردن آنها ممکن است پیچیده باشد. نیازی نیست همه چیز را شخصاً مدیریت کنید، فناوری به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی این فرایندها را کاهش بدهید و با خیال راحت به کارهای مهم تر بپردازید. انتخاب ابزار مناسب به شما به عنوان یک مدیر، کمک می‌کند تا جلسات را اطلاع رسانی، و دستاوردهای جلسه را مستند کنید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و…. ما به شما نرم افزار جلسات آوات را پیشنهاد می‌کنیم.