«صبر کنید، اجازه بدهید ایمیلم را چک کنم» «نمی‌دانم چرا شماره نامه را در اکسل پیدا نمی کنم» «من زمان و مکان جلسه را در واتساپ برایتان ارسال کردم، فراموش کردید؟» «شماره فکس ایشان برای ارسال نامه چند بود؟»
عبارت‌های بالا برای شما آشنا نیست؟!
استفاده از چندین ابزار همکاری تیمی، به بخشی جدانشدنی از روال‌های روزمره تیم‌های کاری تبدیل شده است. استفاده همزمان از این ابزارها برای پیشبرد کارها و پروژه‌ها، می‌تواند دردسر ساز هم باشد. از آنجا که هر ابزار، ویژگی‌های خود را دارد و تنها بخشی از نیازهای یک تیم را پوشش می‌دهد، رویکرد چند ابزاری می‌تواند مانند یک شمشیر دولبه عمل کند.
در این نوشتار، برخی از چالش‌ها و مشکلات استفاده از چند ابزار همکاری را بررسی می‌کنیم.
غرق شدن حافظه کاری در اطلاعات زیاد
یکی از چالش‌های اصلی هنگام مدیریت پروژه‌های متعدد در چندین ابزار همکاری تیمی، بار شناختی بسیار زیادی است که بر افراد و تیم‌ها وارد می‌کند. هر پلتفرم؛ رابط، اعلان‌ها و گردش کار منحصربه‌فرد خود را دارد. جابه‌جایی مداوم بین ابزارها حفظ تمرکز را دشوار می‌کند و می‌تواند منجر به پدیده‌ای به نام «خستگی تصمیم» شود که حسی شبیه فرسودگی مفرط ایجاد می‌کند و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
به عنوان مثال، مدیریت چت‌های کاری در ابزاری مثل مایکروسافت تیمز یا اسلک در کنار مدیریت مکاتبات در اوت‌لوک، نیازمند این است که افراد تیم مدام این موضوع را در ذهن داشته باشند که کدام تسک را در کدام ابزار پیگیری کنند. این بار شناختی، باعث بروز اشتباهات، از دست دادن پیام‌ها و ناکارآمدی در مدیریت پروژه می‌شود.
ارتباطات پراکنده
زمانی که سازمان‌ها برای فرایندهای کاری روزمره خود به فناوری‌های متعدد تکیه می‌کنند، ارتباطات پراکنده ایجاد می‌شود. اعضای تیم ممکن است پیام‌ها، به‌روزرسانی‌ها و وظایف مرتبط با پروژه را در ابزارهای مختلف دریافت کنند که پروسه پیگیری را دشوار می‌سازد. این پراکندگی می‌تواند منجر به اطلاعات از دست رفته و عدم انسجام بین اعضای تیم شود.
تلاش مضاعف
پشتیبانی و نگهداری از چندین ابزار همکاری تیمی، به معنای استقرار، نگهداری و تلاش‌های امنیتی بیشتر برای بخش فناوری اطلاعات(IT) شرکت است. تعداد ابزارهایی که هر سازمان می‌تواند به طور موثر مدیریت کند محدود است. هم‌چنین ممکن است تیم‌ها نیاز به آپلود اسناد و یا به اشتراک‌گذاری اطلاعات به طور جداگانه در هر ابزار داشته باشند. این افزونگی علاوه بر صرف زمان، احتمال خطاها و ناهماهنگی‌ها را نیز افزایش می‌دهد.
منحنی یادگیری
در طول سال 2020، اپلیکیشن زوم بیش از 485 میلیون بار دانلود شده است؛ 30 برابر بیشتر از 2019 که 16 میلیون بار دانلود شده بود. بعد از همه‌گیری کرونا، تقریبا هر کسی کار با زوم یا سایر ابزارهای همکاری را بلد بود. این البته چالش‌برانگیز نبود، اما جابه‌جایی بین پلتفرمهای مختلف در شرایطی استرس‌زا، چالش‌برانگیز است و نیازمند صرف زمان برای حفظ تمرکز است.
هر ابزار منحنی یادگیری خاص خود را دارد. کارمندان سازمان برای کسب مهارت در هر یک از ابزارها، نیاز به زمان دارند که می‌تواند بر کارایی کلی تأثیر بگذارد. علاوه بر آن، به‌روزرسانی‌ها و تغییرات در این ابزارها می‌تواند منحنی یادگیری را تشدید کند و به بازآموزی مداوم نیاز داشته باشد.
چالش‌های یکپارچه‌سازی
اتصال چندین ابزار همکاری برای اینکه به صورت یکپارچه و با هم کار کنند، می‌تواند یک تلاش پیچیده و هزینه‌بر باشد. در حالی که برخی از این ابزارها، امکاناتی برای یکپارچه‌سازی با پلتفرمهای سرشناس ارائه می‌دهند، اطمینان از اینکه جریان داده‌ها به صورت روان بین آن‌ها اتفاق می‌افتد، احتمالا چالش‌های فنی هم به همراه دارد.
بدون یکپارچه‌سازی مناسب، ممکن است مدیران پروژه خود را در حال انتقال دستی اطلاعات بین ابزارهای مختلف پیدا کنند؛ کاری که هم زمان‌بر است و هم مستعد خطاست.
بر اساس نیازهای پروژه، یک مدیر یا سرپرست ناچار است از چندین ابزار استفاده کند و این عاملی خواهد بود برای بیداری حسی به نام ترس از دست دادن. نمی‌توان به طور قاطع گفت که هر کسی چنین حسی را تجربه کرده است، اما استفاده همزمان از چند ابزار، می‌تواند باعث شود که شما موبایل خود را به صورت مداوم برای اتفاقات جدید چک کنید.
انتخاب یک ابزار یکپارچه و مناسب می‌تواند ارتباطات درون سازمانی را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و موجب افزایش کارایی کلی تیم شود. اتوماسیون ادارای ابری آوات دقیقا همین ابزار است؛ به شما امکان می‌دهد که تنها در یکجا لاگین کنید ولی تمام تعاملات کاری تیم خود را مدیریت کنید. همین امروز می‌توانید در آوات با یک حساب رایگان 14 روزه شروع کنید!
این نوشته برگرفته از مقاله‌ای در سایت Project Review Insights است.
برای دریافت مشاوره از کارشناسان فروش آوات، فرم زیر را تکمیل و ارسال کنید. کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.