تصور کنید که وقتی کارمند جدیدی وارد سازمان شما می‌شود، مجبور باشید همه سمت‌های سازمانی و سلسله مراتب آنها را برای او توضیح بدهید. یا این که مشخص نباشد در سازمان شما هر کارمند باید به چه کسانی گزارش کار بدهد. حتی فکرش هم آزاردهنده است! نمودار سازمانی ابزاری است که قرار است این کار را برای شما انجام بدهد. این نمودار می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی برای بهبود عملکرد تیم، به منظور برنامه ریزی یا فقط به عنوان یک نمودار بصری از ساختار سازمان استفاده شود. در این مقاله اهمیت ساختار سازمانی در سازمان و مزایای آن را شرح می‌دهیم و سپس چارت سازمانی اتوماسیون اداری ابری آوات را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
نمودار سازمانی چیست؟
در شرکت‌های تجاری در مقیاس متوسط تا بزرگ، تقریباً هر کارمندی باید رتبه خود را بداند و باید از فرد گزارش‌دهنده خود در سلسله مراتب آگاه باشد تا گردش کار به خوبی اجرا شود. اینجاست که می‌توان اهمیت نمودار سازمانی را بهتر درک کرد. نمودار سازمانی که به آن organogram یا چارت سازمانی هم گفته می‌شود، همانطور که از نامش پیداست، ساختار داخلی یا سلسله مراتب درون سازمان را به صورت بصری و با جزئیات (شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین افراد) نشان می‌دهند.
نمودارهای سازمانی را می‌توان به صورت گسترده تهیه کرد و کل سازمان را به تصویر کشید، یا می‌توان برای هر بخش یا واحد یک ساختار مجزا در نظر کرفت. بیشتر نمودارهای سازمانی با استفاده از مدل سلسله مراتبی ساختار یافته اند، که مدیریت یا سایر مقامات عالی رتبه را در بالا نشان می‌دهد و کارمندان سطح پایین را زیر آنها نشان می‌دهد. انواع دیگر نمودارها شامل نمودار سازمانی مسطح، نمودار ماتریسی و نمودار سازمانی تقسیمی است که در ادامه شرح می‌دهیم.
مزایای نمودار سازمانی
فرقی نمی‌کند که یک استارت آپ 20 نفره را مدیریت می‌کنید یا یک شرکت بزرگ با 500 کارمند را؛ در هر صورت ساختار سازمانی به شما کمک می‌کند تا همیشه کارکنان را به طور مؤثر مدیریت کنید و در عین حال به افزایش دید در کل سازمان کمک می‌کند. نمودار سازمانی اگر درست طراحی شده باشد، می‌تواند ارتباطات بین افراد و واحدها را در سازمان شفاف تر کند و به نشان دادن خطوط اختیارات و موقعیت هر کارمند در شرکت کمک کند. یک نمودار سازمانی دقیق از چندین جهت در یک شرکت نقش حیاتی دارد. مزایای طراحی ساختار سازمانی را در ادامه مرور می‌کنیم:
مدیریت رشد سازمان
هنگامی که کارفرمایان دید واضحی از اینکه هرکس در کجای سازمان قرار می‌گیرد و چه وظایفی را انجام می‌دهد داشته باشند، تشخیص اینکه کدام حوزه‌های کسب‌وکار نیاز به تغییر دارند، نیز بسیار آسان‌تر خواهد شد. فرقی نمی‌کند که تصمیم بگیرید دو واحد را در هم ادغام کنید یا کارکنان بیشتری را استخدام کنید؛ در هر صورت می‌توانید قبل از اجرای تصمیمتان، با استفاده از نمودار سازمانی تغییرات را به وضوح ترسیم کنید و موفقیت یا شکست آنها را با دقت بیشتری پیش بینی کنید.
گزارش دهی
در سازمان‌های بزرگ کارکنان باید بدانند که مسئول مستقیم عملکرد آنها چه کسی است. به طوری که هر زمان که مشکلی وجود داشته باشد یا نیاز به راهنمایی داشته باشند، از مافوق خود درخواست کمک کنند.
تقویت کار گروهی
هر عضو سازمان باید نقش خود و همکارانش را در سازمان درک کند و برای دستیابی به اهداف سازمانی با آنها همکاری کند. این را می‌توان با داشتن یک نمودار سازمانی که شامل تمام پست‌های سازمانی مانند مدیرعامل، مدیرعامل، مدیر مالی، مدیر ارشد اجرایی و غیره باشد، به دست آورد و به اعضای سازمان کمک می‌کند تا همکاران خود را برای همکاری یا کار گروهی بشناسند. تاثیر تقویت کار گروهی بر افزایش بهره وری سازمان هم که دیگر نیازی به توضیح ندارد!
تقویت رضایت شغلی
هر یک از اعضای سازمان با داشتن چارت سازمانی مسئولیت شغلی خود و همچنین اختیارات خود را نسبت به زیردستان می شناسند. این مهم است که اعضای سازمان باید از سطح سازمانی خود و چگونگی دستیابی به اهداف سازمانی از طریق طراحی سازمانی مطلع باشند. این کار به کارمندان کمک می‌کند تا از کاری که به آنها محول شده و برای مشارکت آنها شناخته می‌شود، احساس رضایت کنند.
تسریع فرایند تصمیم گیری
اگر روابط بین کارکنان و واحدها در یک ساختار واحد مشخص باشد، هر واحد دقیقاً می‌داند که برای اجرای یک فرایند، چه مسیری را باید طی کند. آگاهی کارکنان و واحدها از سلسله مراتب، باعث می‌شود تا حد زیادی از دوباره کاری و موازی کاری جلوگیری شود و همچنین در فرایند تصمیم‌گیری در خصوص یک موضوع، فقط افراد و واحدهایی درگیر می‌شوند که با استناد به ساختار سازمانی، آن موضوع در حیطه وظایف آنها قرار دارد.
انواع نمودار سازمانی
نمودار سازمانی در انواع مختلفی تدوین می‌شود. اما به طور کلی چهار نوع نمودار سازمانی وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:
ساختار سلسله مراتبی یا عمودی
ساختار سلسله مراتبی، رایج ترین ساختار و همچنین محبوب ترین آنها برای تهیه چارت سازمانی است. در این مدل، کارمندان در یک تیم با هم گروه بندی می‌شوند که هر کدام یک مدیر دارند و باید به او گزارش دهند. گروه ها می‌توانند بسته به عوامل مختلفی مانند کارکردها (توسعه محصول، منابع انسانی، بازاریابی، فروش و غیره)، از نظر جغرافیایی و همچنین بر اساس محصولات یا خدمات مختلفی که این افراد روی آنها کار می‌کنند، تشکیل شوند. ساختارهای سلسله مراتبی معمولاً در شرکت‌های بزرگ‌تر مشاهده می‌شود که در آن قدرت و اختیار با صعود به سطوح بالای مدیریت افزایش می‌یابد.
ساختار ماتریسی
در ساختار ماتریسی برخلاف سلسله مراتب سنتی، ساختار گزارش‌دهی به شکل یک شبکه یا ماتریس تنظیم می‌شود. کارمندان با مهارت ها یا تخصص‌های مشابه برای کارهای مشترک با هم جمع می‌شوند و گروه تشکیل می‌دهند. در این ساختار، هر کارمند ممکن است به بیشتر از یک مدیر پاسخگو باشد. به عنوان مثال، تیم فروش یک شرکت ممکن است به مدیر فروش یا رئیس فروش خود گزارش دهد، اما در عین حال باید به مدیر بازاریابی یا رئیس بازاریابی هم پاسخگو باشد تا اطلاعات جمع آوری شده از طریق تعاملات خود را با مشتریان بالقوه و مشتریان به اشتراک بگذارد. در نمودار سازمانی، ارتباط بین کارکنان سازمان با خطوط ممتد و نقطه چین مشخص می‌شود.
ساختار مسطح یا افقی
یک ساختار مسطح یا یک ساختار افقی ساختاری است که در آن سطوح میانی مدیریت حذف می‌شوند تا فرآیند تصمیم گیری در محل کار تسریع شود. این امر به‌ویژه در شرکت‌های نوپا یا کوچک دیده می‌شود و استفاده از آن در سازمان‌های بزرگ‌تر تقریباً غیرممکن است. نمودارهای سازمانی مسطح به کاهش بوروکراسی کمک می‌کند و کارمندان را قادر می سازد تا به طور مستقل تصمیم بگیرند. یعنی نیازی نیست برای هر تصمیم، منتظر تایید مافوق خود باشند. این ساختار به بهبود بهره وری سازمان و کارکنان کمک می‌کند و در عین حال آنها را قادر می سازد تا در قبال تصمیمات خود پاسخگوتر باشند. در ساختار مسطح فرایند گزارش دهی به مافوق وجود دارد، اما قدرت تصمیم گیری مشترک است که این ساختار را از ساختارهای دیگر متمایز می‌کند.
ساختار تقسیمی یا بخش بندی
در ساختار تقسیمی یا بخش بندی شده، هر بخش یا واحد مانند یک سازمان مستقل عمل می‌کند و در نمودار سازمانی هم به همان شکل نمایش داده می‌شود. در این ساختار که در شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد، هر واحد می‌تواند تیم فروش، تیم بازاریابی و تیم فناوری اطلاعات خودش را داشته باشد. در این ساختار، واحدهای مختلف سازمان می‌توانند به طور مستقل اقدام به تصمیم گیری در موارد مهم و حیاتی کنند، بدون این که به تایید یا گزارش دهی به مدیران ارشد نیاز داشته باشند. مزیت اصلی ساختار تقسیمی، جریان عملیاتی مستقل است، که شکست یک شرکت، وجود شرکت‌های دیگر را تهدید نمی‌کند.
بیشتر سازمان ها از یکی از این چهار ساختار استفاده می‌کنند. با این حال انواع دیگری از ساختار سازمانی هم وجود دارد که از جمله آنها می‌توان به ساختار شبکه ای، ساختار تیم محور و ساختار عملکردی اشاره کرد.
ساختار سازمانی در آوات
در اتوماسیون اداری ابری آوات یک ساختار سازمانی بیشتر وجود ندارد و مالک سازمان می‌تواند تمام سمت‌های مورد نظرش را در این ساختار تعریف کند. هنگام اختصاص سمت به کارمند، مالک سازمان می‌تواند تعیین کند که کدام یک از سمت‌های اختصاص داده شده به آن کارمند، سمت اصلی او است. در آوات، فرآیندهای سازمانی (مانند کارتابل در مکاتبات اداری) بر پایه سمت تعریف می‌شوند تا بر اثر جابه‌هایی و رفت‌وآمد کارمندان دچار اختلال یا تغییر نشوند.
در آوات می‌توان هم چارت سازمانی یا همان چارت سمت‌ها را ساخت و هم چارت پرسنلی یا همان چارت جایگاه‌ها. چارت پرسنلی نمایش دهنده چیدمان جایگاه‌ها در سازمان است. مالک سازمان هنگام ایجاد سمت ها، می‌تواند برای آنها ظرفیت تعیین کند. در چارت سازمانی به تعداد ظرفیت هر سمت، برای ان جایگاه ایجاد می‌شود و اینجا است که محل قرارگیری هر جایگاه اهمیت پیدا می‌کند. مثلاً در یک سازمان فرضی، سمتی با عنوان «مدیر پروژه» با ظرفیت 2 و سمتی با عنوان «کارشناس مالی» با ظرفیت 5 به عنوان زیرمجموعۀ آن وجود دارد. اینکه هر کدام کارشناسان مالی زیر مجموعۀ کدام‌یک از دو مدیرپروژه باشند، در چارت پرسنلی تعیین می‌شود.
در هر سازمان می‌توان بینهایت سمت به صورت سلسله مراتبی ایجاد کرد. ساختار سمت‌ها به صورت درختی قابل مشاهده و ویرایش است؛ هر سمت را می‌توان به صورت مستقل ویرایش کرد، جایگاه آن را در ساختار سمت‌ها تغییر داد و آن را فعال یا غیرفعال کرد. برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات دو سمت «مدیر» با ظرفیت یک و «کارشناس» با ظرفیت بینهایت ایجاد می‌کند که مانند سایر سمت‌ها، قابل ویرایش هستند. بقیه سمت ها را مالک سازمان می‌تواند به دلخواه خود و با در نظر گرفتن ساختار سازمان اضافه کند.