پوریا را یادتان هست؟ همان کارمند وظیفه‌محوری که سخت کار می‌کرد و همیشه وقت کم می‌آورد! برای پوریا ماتریکس آیزنهاور را تجویز کردیم. اما می‌خواهیم بدانیم چرا پوریا به کارهایش نمی‌رسید؟ چون وقتش را صرف کارهایی می‌کرد که تاثیرات کمی ایجاد می‌کنند. پوریا با تمام توانش همان 80 درصد کاری را انجام می‌داد که تنها 20 درصد تغییر ایجاد می‌کنند. پوریا با اصل پارتو آشنایی نداشت!
اصل پارتو یا اصل 80-20 چیست؟
ویلفردو پارتو اقتصاددان ایتالیایی، اگر بداند که از اصل ابداعی او اکنون چه استفاده‌هایی می‌شود، تعجب خواهد کرد؛ ایده اصلی پارتو هنگامی در ذهن او شکل گرفت که مشغول تجزیه و تحلیل محصول نخود فرنگی باغش بود! پارتو با بررسی محصول باغ خود به این نتیجه رسید که 80 درصد از کل محصول، تنها از 20 درصد بوته‌های نخود فرنگی برداشت می‌شود. این ایده ذهن او را مشغول کرد و به بررسی بیشتر واداشت.
پارتو در سال 1896 میلادی، این نظریه را به حوزه‌های دیگر هم تعمیم داد و ادعا کرد که 80 درصد زمین‌های زراعی ایتالیا، در اختیار 20 درصد از جمعیت این کشور قرار دارد. پارتو در مطالعاتش به این نتیجه رسید که از این اصل، در جاهای دیگر هم می‌شود استفاده کرد. اصل پارتو در ریاضی توزیع نامتقارن نامیده می‌شود و پایه و اساس علمی دارد.
قانون پارتو می‌گوید 20 درصد از عوامل یا ورودی‌ها، 80 درصد از تاثیرات یا خروجی‌ها را ایجاد می‌کنند. این اصل را می‌توان به همه چیز تعمیم داد؛ از امور روزمره و شخصی گرفته تا کار و تجارت. مثلاً در فروش، اصل پارتو می‌گوید که 80 درصد فروش شرکت، تنها از 20 درصد مشتریان به دست می‌آید؛ یا در مدیریت کارکنان، بر اساس اصل پارتو، 80 درصد از کارهای سازمان توسط 20 درصد از کارکنان آن انجام می‌شود. شاید باورتان نشود، ولی شما در 80 درصد مواقع، 20 درصد از لباس‌هایتان را می‌پوشید!
View this post on Instagram
اصل پارتو به چه درد ما می‌خورد؟
معمولاً باارزش‌ترین کارها، سخت‌ترین آنها هستند. اما اگر این کارها را درست و به موقع انجام بدهیم، نتیجه ارزشمندی دریافت خواهیم کرد. یعنی همان 20 درصدی که تاثیر 80 درصدی ایجاد می‌کنند. تنها چیزی که باید درست تشخیص بدهیم، این است که کدام کارها در دسته 20 درصدی قرار می‌گیرند.
اصل پارتو می‌گوید با تمرکز کردن بر 20 درصد از کارهای موثر، می‌توانید به 80 درصد از نتایج دست پیدا کنید. ممکن است این تصور به وجود بیاید که اصل پارتو حجم کار شما را کمتر می‌کند، یا می‌خواهد زمان کمتری را به کار اختصاص بدهید. اشتباه نکنید! قانون پارتو هیچ ربطی به زمان یا حجم کار ندارد. تمام چیزی که باید از قانون 80-20 یاد بگیرید، این است که تلاش خود را بر کارهای موثرتر و باارزش‌تر معطوف کنید.
لیستی از بایدهای کاری خود تهیه کنید و آنها را به ترتیب اولویت مرتب کنید. ممکن است فکر کنید اول باید آسان‌ترین کارها را انجام بدهید تا لیستتان خلوت شود. این بدترین کاری است که می‌توانید بکنید! بر اساس قانون پارتو، روز خود را باید با کارهایی شروع کنید که در ابتدای لیست قرار دارند. اهمیتی ندارد اگر زمان کافی برای انجام دادن کارهای انتهای لیست ندارید.
قانون پارتو برای مدیران
بر اساس اصل پارتو در محیط کار، همه افراد به یک اندازه اثرگذار نیستند. وضعیت مطلوب ما، این است که همه چیز مانند خط قرمز در نمودار بالا باشد؛ یعنی همه به یک اندازه کار کنند و به همان اندازه از نتایج کارشان منتفع شوند. اما آنچه اتفاق می‌افتد، به خط سبز شباهت بیشتری دارد. از سوی دیگر مدیران باید بدانند که 80 درصد از تصمیمات را باید به کارکنان خود محول کنند و تنها 20 درصد از تصمیمات را باید شخصاً بگیرند.
من مدیری داشتم که پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی جزو خط قرمزهایش بود! مجبور بودم حتی وقتی درگیر مهم‌ترین کارهای سازمان بودم، مجبور بودم به تماس‌هایی جواب بدهم که وقتم را می‌گرفت و هر کس دیگری هم می‌توانست به آنها جواب بدهد. در حالی که بر اساس قانون پارتو، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی جزو همان 80 درصد کارهایی است که 20 درصد نتیجه از آنها حاصل می‌شود. به عنوان یک مدیر به کارکنانتان اجازه بدهید که همه زمان و انرژی خود را به 20 درصد از کارهایشان که بیشترین تاثیر را دارند، اختصاص بدهند.
در وبلاگ آوات در مورد ماتریس آیزنهاور و تکنیک پومودورو دو تکنیک دیگر مدیریت زمان هم نوشته‌ایم که ممکن است برای شما مفید باشد.
منبع: betterexplained