فناوری ابری روشی مقرون‌به‌صرفه و امن برای ذخیره داده‌ها و دسترسی به آنها ارائه می‌کنند و به همین دلیل در چند دهه گذشته محبوبیت زیادی پیدا کرده است. همانطور که در مقاله شش دلیل قانع‌کننده برای استفاده از فناوری ابری در سازمان‌ها گفته شد، کاهش حجم کار تیم فناوری اطلاعات، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، امنیت، انعطاف‌پذیری و به روزرسانی خودکار، فناوری ابری را به یک مزیت رقابتی پایدار تبدیل کرده که می‌تواند برگ برنده شما در فضای رقابتی کنونی باشد. اما برای استفاده از فناوری ابری در سازمان هم باید موارد متعددی را در نظر داشته باشید.
در مقاله‌های قبلی در مورد مزایا و برتری‌های استفاده از فناوری ابری نسبت به روش‌های سنتی نوشته بودیم. اما در این مقاله می‌خواهیم بدانیم نظر متخصصان در این زمینه چیست. مدیران سازمان‌هایی که پیش از این فناوری ابری را به کسب و کار خود وارد کرده‌اند و تجربه‌های ارزشمندی در این زمینه دارند. اگر قصد دارید اولین گام را برای استفاده از فناوری ابری در سازمان خود بردارید، نظرات این مدیران برای شما مفید خواهد بود. با آوات همراه باشید.
فناوری ابری را به آرامی وارد کسب و کار خود کنید
این ایده خوبی است که محاسبات ابری را به آرامی در مدل کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید. به جای ایجاد تغییرات عمده و ناگهانی، به یکی از زمینه‌های کسب و کار خود فکر کنید که می‌تواند با رایانش ابری بهبود یابد. مثلا می‌توانید از اتوماسیون سازمانی استفاده کنید و به جای صرف هزینه برای خرید نرم‌افزار، از فضای اشتراکی برای اتوماسیون فرایندهای سازمانی استفاده کنید. استراتژی خود را گام به گام اجرا کنید و در طول زمان تنظیمات را انجام دهید. وقتی آماده شدید، از ابر برای جنبه دیگری از تجارت خود استفاده کنید که می‌تواند از ویژگی‌ها و عملکرد این ابزارهای مفید بهره‌مند شود. (جان ترنر، مدیر شرکت برنامه نویسی SEEDPROD)
به دنبال خدمات تکمیلی و اجرای تدریجی فرایندها باشید
فناوری ابری به صاحبان کسب و کار اجازه می‌دهد تا به اطلاعات سازمانی، با استفاده از یک سیستم و بدون نصب نرم‌افزارهای اختصاصی دسترسی داشته باشند؛ بدون این که در سرعت کارها اختلالی ایجاد شود. برای صاحبان مشاغلی که به دنبال افزایش بهره‌وری کارمندان خود هستند، راه‌حل‌های ابری یکپارچه امکان ذخیره‌سازی مشترک و کار اشتراکی به صورت همزمان را فراهم می‌آورند. این فناوری هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، فضای کاری را کارآمدتر می‌سازد و مدیریت سازمان را تسهیل می‌کند. مدیران کسب و کارها باید به فکر ارائه خدمات تکمیلی باشند و امکان اجرای تدریجی فرایندهای جدید را فراهم کنند. این استراتژی به آنها اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز کسب و کار خود را گسترش دهند، متحمل هزینه‌های غیرضروری نشوند و بهره‌وری سازمان و همکاران خود را تا جای ممکن افزایش دهند. (خوان خوزه روزاس، مدیر شرکت ROSEHILL)
برای حوادث پیش‌بینی نشده پشتیبان داشته باشید
برای جلوگیری از حوادث پیش‌بینی نشده، از پشتیبانی فنی برای مسائل پیچیده استفاده کنید. شرکت حقوقی لامانو قبل از همه‌گیری کووید-19 مبتنی بر فضای ابری بود و ما افتخار می‌کردیم که یک شرکت حقوقی بدون کاغذ را مدیریت می‌کنیم. پس از مشورت با صاحبان مشاغل دیگر، متوجه شدم که مشاغل موفق در مواقع اضطراری از پشتیبانی فنی استفاده می‌کنند. من در مورد پشتیبانی فنی سایت یا نرم افزار مورد استفاده شما صحبت نمی‌کنم؛ منظورم پشتیبانی فنی منحصربه‌فرد کسب و کار شما است که در صورت لزوم می‌تواند برای عبور از بحران‌ها به شما کمک کند. شرکت ما با تعداد زیادی فایل الکترونیکی بزرگ برای مشتریان سروکار داشت. به جای هدر دادن زمان برای دانلود و انتقال اطلاعات بین اعضای تیم، ما راه‌های کارآمدتری را برای کار با فضای ابری شناسایی کردیم و توانستیم تا حد زیادی در هزینه‌های جاری صرفه‌جویی کنیم. (گیول لامان، موسس و مدیر دفتر حقوقی LAMANO)
برای امنیت اطلاعات دستورالعمل‌های مدون داشته باشید
در اولین گامی که برای استفاده از فناوری ابری در سازمان خود برمی دارید، از اعمال موارد امنیتی برای حفاظت از اطلاعات و حریم خصوصی خود اطمینان حاصل کنید. تدوین و اجرای یک چارچوب مناسب می‌توانند از نقض حریم خصوصی جلوگیری کند و فضای امنی را برای سازمان شما ایجاد کند. از سوی دیگر لازم است دستورالعمل‌های جدیدی برای کارمندان اجرا شود تا بدانند چگونه باید فایل‌ها و داده‌های تجاری را مدیریت کنند و چه اختیاراتی در این حوزه به آنها تفویض شده است. این امر به ویژه در صورتی اهمیت پیدا می‌کند که از شیوه دورکاری کارکنان استفاده می‌کنید. (روبن یوناتان، مدیر شرکت مخابراتی GetVoIP)
برای استفاده از فناوری ابری معماری ابر را در نظر بگیرید
قبل از هر اقدامی لازم است تعیین کنید از چه نوع ابری برای کسب و کار خود استفاده می‌کنید. وقتی با تبادل نظر با متخصصان تصمیم گرفتید که از ابر عمومی، خصوصی یا ترکیبی استفاده کنید، در گام بعدی تصمیم بگیرید که چه اطلاعاتی را می‌خواهید به فضای ابری منتقل کنید یا از کدام نرم افزارهای ابری می‌خواهید استفاده کنید. برای انجام این کار، به این فکر کنید که شما و تیمتان از چه نوع داده ای بیشتر استفاده می‌کنید. هدف نهایی برای استفاده از ابرها آسان‌تر کردن ارتباط بین اعضای تیم است، بنابراین سعی کنید هنگام تصمیم‌گیری درباره معماری ابر خود، از سایر مدیران و همکاران خود بازخورد دریافت کنید. (شو سایتو، مدیر شرکت ALLFILTERS)
View this post on Instagram
قبل از کارکنان، به فکر آموزش خودتان باشید
لازم است در این زمینه آموزش دیده باشید تا بدانید چگونه می‌توانید از فناوری ابری در سازمان خود به شکل موثر استفاده کنید. من بارها از فناوری جدید در کسب و کارم استفاده کرده‌ام، زیرا به من گفته شده است که این فناوری جدید است و همه کسب و کارهای بزرگ این کار را انجام می‌دهند؛ ما بعد از مدتی متوجه شدم که نتوانسته‌ام به خوبی از مزایای آن بهره‌مند شوم. چرا که به اندازه کافی در این زمینه اطلاعات کافی نداشته‌ام. با وجود همه مزایای فناوری ابری، شما مجبور نیستید همین فردا آن را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید. ابتدا چند دوره کوتاه بگذرانید تا در مورد آن بیاموزید. دریابید که چه کاری می‌تواند برای کسب و کار شما انجام دهد و چگونه می‌تواند همه چیز را بهتر کند. در غیر این صورت ساعت‌ها برای این کار وقت می گذارید، در حالی که هیچ سودی برای شما ندارد. (باروخ لابونسکی، مدیر شرکت RANKSECURE)
برای استفاده از فناوری ابری در سازمان خود بودجه تعیین کنید
هنگام پیاده‌سازی فناوری ابری در سازمان، برای میزان هزینه‌ای که در نظر دارید، محدودیتی تعیین کنید. پلتفرم‌های ابری وجود دارند که بر اساس میزان استفاده شما از شما هزینه دریافت می‌کنند، همان چیزی که pay as you go نامیده می‌شود. اگر مراقب نباشید، در نهایت از ویژگی‌های بیشتری نسبت به آنچه تصور می‌کنید استفاده می‌کنید و با صورتحساب بزرگ‌تر از آنچه انتظار دارید شگفت‌زده می‌شوید. محدودیتی برای میزان داده ای که می خواهید استفاده کنید و برنامه ریزی برای خرج کردن در هر ماه، تعیین کنید. استفاده از پلتفرم‌های رایانش ابری می‌تواند برای افراد تازه کار بسیار چالش برانگیز باشد. بنابراین مطمئن شوید که می‌دانید چگونه از آن استفاده کنید یا کسی را استخدام کنید تا به شما در استفاده از آن کمک کند. (بلر ویلیامز، شرکت MEMBERPRESS)
برای مدیریت اطلاعات در سازمان برنامه داشته باشید
مطمئن شوید که برنامه‌ای برای نام‌گذاری، سازمان‌دهی و مکان‌یابی دقیق فایل‌های خود در فضای ابری دارید. مشخص کنید که چه کسی می‌تواند فایل‌ها را آپلود کند و برای دسترسی به چه سرورهایی مجوز دارد. اگرچه رایانش ابری می‌تواند بسیار کارآمد باشد، اما بی نظمی در مدیریت اطلاعات و فایل‌ها، می‌تواند عواقب جدی برای سازمان داشته باشد. با نظارت و کنترل دسترسی به فضاهای دیجیتال و مجازی، فضای بهتری برای کار خواهید داشت و بهتر می‌توانید از بروز مشکلات امنیتی جلوگیری کنید. (سالواردور اوردوریکا، مدیر شرکت ترجمه The Spanish Group)
منبع: forbes