نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه و حافظه هر سازمان هستند و در نگارش آنها باید دقت زیادی به خرج بدهید. هرگونه خطا در تدوین یا ثبت آنها در سیستم اتوماسیون ممکن است عواقب زیادی در پی داشته باشد. صرف‌نظر از این که از سیستم سنتی و دستی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنید یا از نرم افزار‌های اتوماسیون، یکی از اصلی‌ترین اجزای نامه‌های اداری، شماره نامه است. در این مقاله در مورد شماره نامه و اجزای آن توضیح می‌دهیم و سپس امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای اختصاص شماره به نامه را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
شماره نامه چیست؟
در ادبیات اداری، شماره شدن نامه به معنی ثبت نامه در دبیرخانه و رسمی و نهایی بودن محتوای آن است. شماره نامه به کدی گفته می‌شود که به هر نامه اداری به صورت یونیک و غیرتکراری اختصاص داده می‌شود. این کد در هر سازمان ساختار و مفهوم خاص خود را دارد و از اجزای مختلفی از جمله اعداد، حروف فارسی یا انگلیسی و علائم نگارشی تشکیل می‌شود. در مدیریت مکاتبات اداری، از شماره نامه به عنوان یک شناسه استفاده می‌شود که پیدا کردن نامه، استناد یا ارجاع به آن و همچنین پیگیری آن را امکانپذیر می‌کند.
در مقاله دیگری در مورد اهمیت مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. شماره نامه یک جزو ضروری و مهم در سیستم مدیریت مکاتبات به شمار می‌رود. اختصاص شماره نامه طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری را میسر می‌کند. از ساختار شماره نامه می‌توان با واحد صادرکننده نامه پی برد، بدون این که نیاز باشد جزئیات دیگر نامه را بررسی کنیم. شماره نامه مسیرهای اداری را هم مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام نامه در پاسخ یا برای پیگیری کدام نامه بوده است.
جایگاه شماره در نامه اداری
فرایند اختصاص و چاپ شماره نامه در گذشته در دفترهای اندیکاتور و به صورت دستی انجام می‌شد. اما سیستم اتوماسیون اداری شماره نامه را به صورت خودکار، صادر و در نامه چاپ می‌کند. شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه، زیر تاریخ چاپ می‌شود. اما اگر نامه برای پاسخ یا ارجاع به نامه دیگری نوشته شده، می‌توان شماره نامه قبلی را در متن نامه ذکر کرد.
اجزای شماره نامه
اگرچه استانداردهای عمومی برای نحوه شماره گذاری نامه وجود دارد، اما با این حال ممکن است سیستم شماره‌گذاری هر سازمان متفاوت یا منحصربه فرد باشد. معمولاً شماره نامه به صورت ترکیبی از اعداد فارسی یا انگلیسی در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است از حروف فارسی یا انگلیسی هم در ساختار آن استفاده شود. اعداد شماره ثبت نامه در دبیرخانه را نشان می‌دهند، از اعداد هم برای مشخص کردن واحد اداری صادرکننده یا مرتبط با نامه استفاده می‌شود. مثلا حرف «ر» می‌تواند متعلق به واحد روابط عمومی باشد. در ساختار همه نامه‌هایی که از این واحد صادر می‌شود، حرف «ر» وجود دارد و هیچ واحد دیگری هم از این حرف در شماره نامه‌های خود استفاده نمی‌کند. به عنوان یک ساختار عمومی، شماره نامه از اجزای زیر تشکیل شده است:
تاریخ
یکی از اجزای شماره نامه، تاریخ است. این که تاریخ نامه به چه صورت در شماره نامه منعکس شود، به سیاست سازمان بستگی دارد. ممکن است چهار رقم سال یا دو رقم سمت راست آن در نامه ذکر شود. اگر تعداد نامه‌های صادره زیاد باشد، برای ساده‌تر شدن کار، یک یا دو رقم هم برای ماه در نظر گرفته می‌شود.
مسلسل
مسلسل یک عدد یونیک و غیرتکراری است که برای هر نامه به صورت اختصاصی صادر می‌شود و در هیچ نامه دیگری تکرار نمی‌شود. در سیستم اتوماسیون اداری، اولین شماره مسلسل تعریف می‌شود و با صدور هر نامه جدید، شماره مسلسل به صورت خودکار افزایش می‌یابد. مثلا اگر شماره مسلسل از 1 شروع شود، شماره مسلسل صدمین نامه‌ای که صادر می‌شود، 100 خواهد بود.
کد دبیرخانه
دبیرخانه جایی است برای ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان. در سیستم مدیریت مکاتبات اداری به هر دبیرخانه یک کد اختصاص داده می‌شود. برای سادگی شناسایی نامه‌ها، توصیه می‌شود کد دبیرخانه در ساختار شماره نامه منعکس شود.
کد اندیکاتور
اندیکاتور مسئولیت ثبت نامه‌ها را در یک دبیرخانه به عهده دارند. هر دبیرخانه ممکن است یک یا چند اندیکاتور داشته باشد. در اتوماسیون اداری به هر اندیکاتور هم یک کد اختصاص داده می‌شود و می‌توان این کد را به ساختار شماره نامه اضافه کرد.
اما ساختار شماره نامه می‌تواند پیچیده‌تر از این باشد. هر سازمان بسته به اندازه، تعداد واحدها و تعداد کارکنان، ممکن است المان‌های دیگری را هم به ساختار شماره نامه اضافه کند. مثلاً می‌تواند برای هر نوع نامه (مالی، گزارش، حقوقی، بخشنامه، درخواست، بخشنامه و…) یک کد تعریف کند. حتی ممکن است سازمان برای کارکنان عالی رتبه از جمله مدیرعامل و اعضای هیات مدیره کد اختصاصی تعریف کند. این موارد درون‌سازمانی هستند و استاندارد خاصی در مورد آنها وجود ندارد.
شماره نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات
اتوماسیون اداری ابری آوات این امکان را فراهم کرده تا در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور و بینهایت قالب چاپی برای شماره‌گذاری نامه‌ها ایجاد کنید. موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات یک دفتر اندیکاتور به نام اندیکاتور پیش‌فرض در دبیرخانه پیش‌فرض ایجاد می‌کند که مالک سازمان هر زمان بخواهد، می‌تواند نام آن را ویرایش کند. شماره مسلسل این اندیکاتور از ۱ تا ۱۰۰۰۰۰ شمارش می‌کند و پایان هر ماه ریست می‌شود. اندیکاتور پیش‌فرض، نامه‌ها را با کنار هم قرار دادن سیلاب‌های زیر شماره‌گذاری می‌کند:
عدد ماه به صورت تک رقم/دو رقم سمت راست عدد سال/شماره مسلسل/کداندیکاتور/کددبیرخانه
بنابراین در آوات بدون این که با ساختار شماره نامه و اجزای آن اشنایی داشته باشید، می‌توانید از امکانات پیش‌فرض نرم‌افزار برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب اختصاصی سازمان خودتان برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید، می‌توانید این ساختار را با توجه به نیازهای خود به صورت کاملاً شخصی‌سازی شده تعریف کنید. در این بخش امکان تعریف موارد زیر در مورد هر اندیکاتور وجود دارد:
یک سیلاب شماره مسلسل به صورت اجباری و پیش فرض در ساختار شماره نامه وجود دارد. به عنوان مالک سازمان می‌توانید تعیین کنید چه سیلاب‌های دیگری در سمت چپ یا راست شماره مسلسل قرار بگیرند. همچنین می‌تواند ترتیب قرار گرفتن این سیلاب‌ها را در کنار هم و کاراکتر جداکننده آنها را نیز تعیین کنید. در این ساختار امکان تکرار سیلاب‌ها هم وجود دارد.
سه فیلد دیگری که در صفحه ایجاد اندیکاتور لازم است پر کنید، عبارتند از اولین شماره مسلسل، آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل. اولین شماره مسلسل را با در نظر گرفتن سیاست سازمان تعریف کنید. آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل را هم با توجه به حجم مکاتبات و با در نظر گرفتن اولین شماره مسلسل تعریف کنید. مثلا اگر اولین شماره مسلسل 100 باشد و در هر ماه به طور میانگین 80 نامه صادر شود، آخرین شماره مسلسل را می‌توانید 200 در نظر بگیرید. در نهایت ساختار شماره نامه به صورت زیر به شما نمایش داده می‌شود.
در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه چیز در محیط نرم افزار قابل مدیریت است و در فرایند تعریف قالب شماره نامه، به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله word نیاز نخواهید داشت. نحوه ساخت قالب شماره نامه را در راهنمای اتوماسیون اداری آوات مطالعه کنید.