OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

حتما بخوانید:

تاریخ نامه اداری و نحوه ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels و workpath