مکاتبات آوات مانند یک دستیار قابل، نیروی شما را در پیش‌بردن برنامه‌های تیمی چند برابر می‌کند؛ از یک نامه رسمی تا یک پیام کاری، داخل شرکت یا در حین مأموریت، حتی با یک گوشی موبایل.
«آوات» نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و قابل پیگیری در سازمان تبدیل می‌کند. تمام مکاتبات یک سازمان، اعم از مکاتبات داخلی و یا خارجی را می‌توان با آوات انجام داد. مکاتبات آوات، به ابزارهای جانبی مانند مایکروسافت آفیس نیاز ندارد.
دبیرخانه قلب مکاتبات سازمان شماست. در «آوات» می‌توانید بر اساس قواعد و چارچوب‌های سازمانی خودتان، دبیرخانه‌های مورد نظرتان را ایجاد و مدیریت کنید.
راهکار «مکاتبات» سمت محور است و متناظر با هر سمت یک کارتابل خواهید داشت. ساختار کارتابل به گونه‌ای‌ست که بتوانید بر جریان ورودی و خروجی نامههایتان تسلط داشته باشید.
فرم نامه در «آوات» سادگی و جامعیت را با هم دارد. هم می‌توان با آن یک مکاتبه رسمی بین سازمانی را ثبت کرد و هم می‌تواند جایگزین ایمیل در مکاتبات داخلی سازمان باشد.
«آوات» به یک ویرایشگر گرافیکی مجهز است که تهیه قالب‌های چاپی با آن به مهارت طراحی نیاز ندارد. هر قالب را یک بار می‌سازید و می‌توانید با آن از نامههایتان خروجی قابل چاپ بگیرید.
پیگیری با یک نگاه. چارت سوابق نامه اطلاعاتی را به شما می‌دهد تا بتوانید وضعیت یک نامه را تا این لحظه ببینید؛ اینکه برای چه کسانی فرستاده شده و چه کارهایی روی انجام شده است.
می‌توانید با یک بار ارجاع، نامه‌ای را با یک یا چند دستور مختلف، به صورت عادی یا مخفی به کارتابل چندین نفر بفرستید. زمانی که گیرنده نامه را باز می‌کند مطلع شوید و ارجاع‌های باز نشده را برگردانید.
تعیین شیوه شماره‌گذاری نامه‌ها و اختصاص خودکار شماره به آن‌ها، یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های اندیکاتور آوات است. از اندیس‌های یک اندیکاتور می‌توانید خروجی اکسل هم بگیرید.
قابلیت ECE به شما امکان ارتباط مستقیم با سایر سازمان‌ها، مانند سازمان‌ها و اداره‌های دولتی را می‌دهد. در «آوات» امکان ارسال و دریافت خودکار و دستی این نامه‌ها وجود دارد.
لیست مجموعه امکانات «آوات» را به صورت یکجا دریافت کنید.
آوات تمام نیازهای مکاتباتی سازمان شما را پوشش می‌دهد، از نامه‌ها و اطلاعیه‌های رسمی گرفته تا پیام‌های داخلی، ارتباط الکترونیکی با سایر سازمان‌ها و اداره‌های دولتی، و ثبت اسناد مهمی مانند قراردادها، فرم‌ها و صورتحساب‌ها.
با اتصال به اینترنت و از طریق هر دستگاهی (موبایل، کامپیوتر یا تبلت)، به‌راحتی می‌توانید از امکانات آوات استفاده کنید. نیازی به نصب نرم‌افزار یا تجهیزات خاص نیست.
اتوماسیون آوات مبتنی بر فناوری ابری است و نیازی به خرید سرور، نصب نرم‌افزارهای جانبی یا نگهداری تجهیزات ندارد. این ویژگی‌ها باعث می‌شود هزینه‌های اولیه کاهش یافته و دسترسی به امکانات نرم‌افزار از هر مکانی امکان‌پذیر باشد.
شما می‌توانید با استفاده از نسخه رایگان نرم‌افزار آوات، تمامی امکانات آن را بدون محدودیت تست کنید. این نسخه به شما کمک می‌کند محیط نرم‌افزار را بشناسید و با کارکردهای آن آشنا شوید. کافی است به وب‌سایت آوات مراجعه کرده و ثبت‌نام کنید.
بله، نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها مانند ERP و CRM را دارد. از طریق APIهای پیشرفته آوات، می‌توانید این نرم‌افزار را با سامانه‌های موجود خود ادغام کنید و جریان اطلاعات را بین بخش‌های مختلف سازمان تسهیل نمایید.
بله، آوات انعطاف‌پذیری بالایی در مدیریت کاربران ارائه می‌دهد. شما می‌توانید تعداد کاربران را در هر زمان از دوره اشتراک افزایش یا کاهش دهید و هزینه‌های اشتراک نیز بر اساس تغییرات تعداد کاربران تنظیم می‌شود.
سوال شما در این لیست نبود؟ اینجا بپرسید:
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید:
در جریان کارهای روزمره، یافتن شماره نامه یا روند رسیدگی به یک درخواست یا تاریخ مکاتبه با یک سازمان می‌تواند یک روز پرمشغله را طاقت‌فرسا کند. سیستمهای اتوماسیون اداری (Office Automation Systems) راه‌حلی کلیدی برای بهبود روند کارهای روزمره سازمان‌ها هستند.
نرم‌افزار مکاتبات اداری یکی از ابزارهای مهم اتوماسیون اداری است که با هدف تسهیل و بهبود فرآیندهای ارتباطی طراحی شده است. این نرم‌افزار با دیجیتالی کردن فرآیندهای مکاتبات و حذف کاغذ، زمان لازم برای مدیریت اسناد، ارسال و دریافت نامه‌ها و پیگیری مکاتبات را به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. با استفاده از سیستمهای مکاتبات اداری، تمامی ارتباطات به‌صورت ساختارمند ثبت و ذخیره می‌شوند و دسترسی به آن‌ها در هر زمان و مکان به سادگی امکان‌پذیر است.
استفاده از یک نرم‌افزار مکاتبات اداری، امکانات و ویژگی‌های متنوعی را در اختیار تیم ما قرار می‌دهد که عبارت‌اند از:
یکی از مهم‌ترین و اصلی ترین مزایای نرم افزار مکاتبات اداری، سرعت‌بخشیدن به فرآیندهای اداری است. ارسال و دریافت نامه‌ها و اسناد و مستندات به شکل دیجیتال، نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد را حذف کرده و امکان پیگیری سریع‌تر مکاتبات را برای ما فراهم می‌کند. به این ترتیب صرفه‌جویی محسوسی در حجم کارها صورت می‌گیرد امکان بروز خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.
استفاده از یک نرم‌افزار مناسب مکاتبات اداری، باعث کاهش مصرف کاغذ، چاپ و ارسال فیزیکی اسناد می‌شود که در بلندمدت صرفه‌جویی اقتصادی معناداری را برای تیم به همراه دارد. از طرفی نگرانی برای نگهداری انبوهی سند و کاغذ در قفسه و کمد با محدودیت فضاهای اداری به فراموشی سپرده می‌شود.
مدیریت مکاتبات برای رعایت ضرب‌الاجل‌های نزدیک، دستیابی به بالاترین سطح بهره‌وری، و کنترل مؤثر بر تعداد کانال‌های مکاتبات بسیار مهم است. راه حل مدیریت مکاتبات می تواند تمام مکاتبات تجاری ورودی و خروجی یک سازمان را ردیابی کند و دسترسی به نقش های اختصاص داده شده سفارشی را فراهم کند
با استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری، کلیه داده‌ها و اسناد به صورت مدون، قابل ذخیره و جستجو هستند. این ویژگی به ما اجازه می‌دهد تا به راحتی، و از هر مکانی و در هر زمانی به فایل‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کنیم. به همین دلیل دیگر نیاز نیست منتظر ساعت اداری بمانیم تا حضوری و در محل کار، به دنبال یک فایل بگردیم. همه اطلاعات از طریق اینترنت و با هر دستگاهی، قابل دسترسی هستند.
یکی دیگر از مزایای نرم‌افزار مکاتبات اداری، افزایش امنیت اطلاعات است. با استفاده از ابزارهای موجود در نرم‌افزار، می‌توان اطمینان حاصل کرد که فقط افراد مجاز به اطلاعات دسترسی داشته باشند. پیش‌بینی امنیت ذخیره‌سازی اطلاعات در اتوماسیون اداری ابری یکی از ویژگی‌های مهم این سیستم‌هاست.
نرم‌افزار مکاتبات اداری با یکپارچه کردن تمامی ابزارهای ارتباطی و نرم‌افزارهای جانبی، محیطی یکپارچه برای انجام تمامی وظایف اداری فراهم می‌آورد. این ابزار ما را از نیاز به استفاده از برنامه‌های جداگانه بی‌نیاز می‌سازد و تمام امکانات لازم برای ارتباطات کاری مؤثر را در اختیار ما قرار می‌دهد.
در مکاتبات اداری، بخش عمده‌ای از فعالیت‌های هر فرد، به انجام کارهای یکسان نظیر ایجاد سربرگ، ارسال نامه به دبیرخانه مشخصی یا…اختصاص دارد. با ویژگی‌های نرم‌افزار مکاتبات اداری با حذف کارهای تکراری و زمان‌بر، مانند ارسال نامه‌های فیزیکی یا پرکردن فرم‌ها، اعضای تیم می‌توانند زمان بیشتری را به وظایف مهم‌تر اختصاص دهند.
یکی از مهم‌ترین انتظارات ما از یک سیستم مکاتبات اداری، امکان گزارش‌گیری و دریافت خروجی است. یک نرم‌افزار مکاتبات اداری مناسب باید امکان پایش لحظه‌ای و دریافت گزارش‌های مقطعی برحسب زمان و دبیرخانه و…را فراهم کند. با این ویژگی، امکان ایجاد تصویر کلی از روند یک تیم برای مدیران فراهم می‌شود و آن‌ها به راحتی می‌توانند با شناسایی گلوگاه‌ها، درصدد رفع مشکلات و سرعت‌بخشیدن به روند کارها اقدامات لازم را انجام دهند.
یک نرم‌افزار مکاتبات اداری کارا، از طریق قالب‌ها، فرم‌ها، الگوها و موارد دیگر اسناد قابل تنظیم، ایجاد یک سیستم مدیریت مکاتبات متناسب با نیازهای منحصر به فرد ما و تیم‌مان را آسان می‌کند.
نرم‌افزار مکاتبات اداری، با امکانات مختلف، مسیرهای تازه‌ای را برای رشد یک تیم فراهم می‌کند. مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار مکاتبات اداری شامل این موارد هستند:
این نرم افزار امکان ثبت، ارسال، دریافت و پیگیری نامه‌ها را به صورت الکترونیکی فراهم می‌کند. علاوه بر این با نرم‌افزار مکاتبات اداری، امکان مشاهده تاریخچه مکاتبات و سیر جریان هر درخواست برای پیگیری بهتر وجود دارد.
کارتابل الکترونیکی یکی از امکانات کلیدی این نرم افزار است که به ما اجازه می‌دهد تمامی وظایف و مکاتبات خود را در یک صفحه مشاهده و مدیریت کنیم.
در نرم افزار مکاتبات اداری، می‌توان برای هر کاربر متناسب با جایگاه در سازمان و روند کار، سطح دسترسی مشخصی تعریف کرد. این ویژگی به مدیران تیم کمک می‌کند تا کنترل بهتری روی اطلاعات و فرآیندها داشته باشند.
یکی از امکانات برجسته این نرم افزار، قابلیت جستجوی پیشرفته است که به ما کمک می‌کند در کوتاه‌ترین زمان ممکن به فایل‌ها و سندهای مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنیم.
این نرم افزار معمولاً قابلیت یکپارچه‌سازی با دیگر ابزارهای اتوماسیون اداری مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت جلسات، و مدیریت پروژه را دارد.
با استفاده از ابزارهای گزارش‌گیری، مدیران تیم می‌توانند در هر زمان، عملکرد سیستم و اعضای تیم را بررسی کرده و تصمیمات بهتری در راستای رشد مجموعه اتخاذ کنند.
سیستم یادآوری و نوتیفیکیشن این نرم‌افزار کمک می‌کند تا هیچ‌کدام از نامه‌ها یا درخواست‌های مهم فراموش نشود.
کیفیت هر نامه و مکاتبه اداری علاوه بر ایجاد تصویری دقیق از هویت یک تیم و اعضای آن، می‌تواند شکل تعاملات کاری را مورد تحت تاثیر قرار دهد. مهم‌ترین اصول مکاتبات اداری عبارت‌اند از:
مکاتبات اداری باید به زبان رسمی و حرفه‌ای نوشته شوند. هنر استفاده از کلمات دقیق و مرتبط و توجه به استفاده از مفاهیمی که ابهام کمتری ایجاد می‌کنند، در انتقال پیام ضروری است.
یکی از اصول مهم در مکاتبات اداری، طبقه‌بندی و شماره‌گذاری صحیح سندها است. تعریف یک الگوی شماره‌دهی در ابتدای هر مسیر، هموارکننده تمامی مسیرهای پیش رو در آینده است. این کار به سازماندهی بهتر و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات کمک بسیار معناداری می‌کند.
مکاتبات اداری باید بر اساس قالب‌های استاندارد و مرسوم تعریف‌شده تهیه شوند. قالب استاندارد شامل بخش‌هایی مانند عنوان، مقدمه، متن اصلی و نتیجه‌گیری است. یک نرم‌افزار مکاتبات اداری خوب می‌تواند با طراحی قالب‌ها و الگوهای پیش‌فرض، به ما در رسیدن به قالب استاندارد نامه کمک کند.
اطلاعات ارائه شده در مکاتبات اداری باید دقیق و کامل باشند. اشتباهات در اطلاعات می‌توانند منجر به سوتفاهم یا بروز مشکلاتی در آینده شوند.
در مکاتبات اداری، حفظ محرمانگی اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است. این اصل باید هم در تهیه نامه‌ها و هم در استفاده از نرم افزار رعایت شود.
یکی از اصول دیگر در مکاتبات اداری، رعایت زمان‌بندی دقیق برای ارسال درخواست‌ها است. ارسال به موقع نامه‌ها و پاسخگویی سریع، تاثیر مثبتی در روابط کاری خواهد داشت و به جریان کاری شتاب می‌دهد.
نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات، نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و قابل پیگیری در سازمان تبدیل می‌کند. تمام مکاتبات یک سازمان، اعم از مکاتبات داخلی و یا خارجی را می‌توان با اتوماسیون اداری آوات انجام داد. مکاتبات آوات، به ابزارهای جانبی مانند مایکروسافت آفیس نیاز ندارد.
مهم‌ترین ویژگی‌های راهکار مکاتبات اداری آوات عبارت‌اند از:
نرم افزار مکاتبات اداری ابزاری ضروری از اتوماسیون اداری است که با هدف بهبود فرآیندهای کاری، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار تنها یک ابزار نیست بلکه گامی مهم به سوی تغییر جهان‌بینی کلی یک مجموعه است.
نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات، با امکانات متنوعی که ارائه می‌دهد، دستیار ما برای مدیریت سیستماتیک و کارآمد ارتباطات درون و بیرون تیم است. نامه‌نگاری با آوات، به یک روش ساده، سریع و قابل‌پیگیری تبدیل می‌شود که هر کارمندی بدون نیاز به آموزش خاصی و با هر میزان دانش و تجربه به سادگی به آن مسلط می‌شود. وقتی ارتباطات اداری خود را به اتوماسیون اداری آوات بسپاریم، از دیگر ابزارها بی‌نیاز می‌شویم!
همین امروز رایگان وارد دنیای اتوماسیون اداری ابری آوات شوید!
نام و آدرس ایمیل خود را وارد کنید و سپس روی دکمه دانلود کلیک کنید
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
