نرم افزار مدیریت مستندات

یکی از روزهای پرمشغله دفترتان را تصور کنید؛ انبوهی از کاغذها روی میزها، پوشه‌هایی که نمی‌دانید دقیقاً چه چیزی در آن‌ها ذخیره شده و زمانی که برای پیدا کردن یک سند مهم تلف می‌شود. در همین لحظه، یکی از همکارانتان با عجله وارد می‌شود و می‌گوید: «سند قرارداد سال گذشته را سریعاً پیدا کن!» شما به دنبال پوشه‌ها می‌گردید، اما نتیجه‌ای نمی‌گیرید. حالا، به جای این همه دردسر، تصور کنید تنها با چند کلیک ساده و جستجوی سریع در نرم افزار مدیریت مستندات ، تمام اطلاعات را در لحظه پیدا می‌کنید!

نرم افزار مدیریت مستندات (DMS)یکی از ابزارهای حیاتی برای کسب‌وکارهای امروزی است. هر چقدر ابعاد یک مجموعه بزرگتر شود، سندها و داده‌های مجموعه اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند. این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای بایگانی، جستجو و اشتراک‌گذاری اسناد را ساده، سریع و امن مدیریت کنید.

نرم ‌افزار مدیریت مستندات چیست؟

مدیریت مستندات در یک مجموعه که اغلب به نام سیستم‌های مدیریت مستندات (Document Management Systems) شناخته می‌شود، استفاده از سیستم و نرم افزار برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی است.

با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات، کسب و کارها می توانند زمان و تلاش لازم برای مدیریت اسناد فیزیکی را کاهش دهند. این موضوع به کارمندان اجازه می دهد تا تنها با چند کلیک به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و بهره وری و همکاری را بهبود بخشند.

مزایای نرم افزار آرشیو و بایگانی مستندات

آرشیو کردن اسناد به صورت دیجیتال، سرعت و دقت مدیریت اطلاعات را به شکل معناداری افزایش می‌دهد. مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار آرشیو و بایگانی مستندات در یک تیم کاری عبارت‌اند از:

1. ذخیره سازی و سازماندهی اسناد: نرم‌ افزار آرشیو و بایگانی مستندات به کسب و کارها این امکان را می‌دهد که اسناد خود را بر اساس معیارهای مختلف مانند تاریخ، بخش یا موضوع دسته‌بندی و سازماندهی کنند. وقتی یک نرم افزار مدیریت مستندات در مجموعه مستقر باشد، اسناد به راحتی در دسترس هستند و در صورت نیاز می‌توان آنها را به سرعت پیدا کرد.
2. کاهش فضای فیزیکی: به جای اختصاص اتاق یا قفسه‌های متعدد برای بایگانی اسناد کاغذی، با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات می‌توانید تمام اطلاعات خود را به‌صورت دیجیتال ذخیره کنید. این تغییر نه‌تنها فضای اداری را برای فعالیت‌های دیگر آزاد می‌کند، بلکه هزینه‌های نگهداری را نیز کاهش می‌دهد.
3. صرفه‌جویی در زمان: میانگین زمان صرف شده برای یافتن یک سند می‌تواند تا حد معناداری کاهش یابد. به این ترتیب اعضای تیم می‌توانند زمان بیشتری برای تمرکز بر فغالیت‌های اصلی داشته باشند.
4. دسترسی سریع: فرض کنید در جلسه‌ای نیاز به اطلاعات خاصی دارید؛ با نرم افزار مدیریت مستندات می‌توانید در چند ثانیه و بدون نیاز به جستجوی فیزیکی در میان انبوهی از پوشه‌ها به سند مورد نظرتان دسترسی پیدا کنید. کاربران به راحتی می توانند اسناد خاص را با استفاده از کلمات کلیدی، برچسب ها یا ابرداده های جستجو پیدا کنند.
5. ساختارمندی هوشمند: مدیریت اسناد در چندین مکان یا برنامه های مختلف سخت است. هر چقدر ابعاد یک شرکت بزرگتر باشد یا از نظر سازمانی بیشتر در حال تغییر باشد، تعداد اسناد (و در نتیجه داده‌ها) برای سازماندهی بیشتر است. یکی از عناصر کلیدی در یک سیستم مدیریت اسناد، ایجاد یک سلسله مراتب سازمانی هوشمند است.
6. امنیت بالا: زمانی که یک نرم افزار آرشیو و بایگانی مستندات در تیم خود داشته باشید، تمامی داده‌های شما، با استفاده از سیستم‌های امنیتی پیشرفته محافظت می‌شوند. احراز هویت کاربر، رمزگذاری، و دسترسی مبتنی بر مجوز تضمین می کند که فقط افراد مجاز می توانند به اسناد دسترسی داشته باشند و آنها را اصلاح کنند.
7. مدیریت دسترسی: شما می‌توانید بنا به ملاحظات سازمانی و نیازهای هر بخش، دسترسی اعضای مختلف تیم به مستندات را مدیریت کنید.
8. دسترسی همزمان به آخرین ویرایش سندها: نرم افزار مدیریت مستندات امکان ردیابی و مدیریت نسخه های اسناد را فراهم می‌کند. این ویژگی به ویژه زمانی مفید است که چندین فرد همزمان روی یک سند همکاری می کنند که موجب می‌شود سردرگرمی اعضای تیم کم شده و به همه اطمینان می‌دهد که بر روی آخرین ویرایش کار می‌کنند.
9. انطباق و مدیریت حفظ: این نرم افزار به سازمان‌ها کمک می کند تا با اجرای سیاست های حفظ اسناد و تسهیل مسیرهای حسابرسی، الزامات قانونی را برآورده کنند. این تضمین می کند که اسناد برای مدت مورد نیاز نگهداری می شوند و به راحتی می توان آنها را برای ممیزی انطباق یا اهداف قانونی بازیابی کرد.
10. یکپارچگی خدمات : با یک اتوماسیون اداری خوب، شما می‌توانید مدیریت مستندات خود را به شکل یکپارچه مدیریت کنید. به این ترتیب شما می‌توانید تمامی فرایندها نظیر مدیریت جلسات، مدیریت مکاتبات، مدیریت کارها و مدیریت مستندات را در یک ابزار کنار هم داشته باشید.
11. بهبود همکاری تیمی: سیستم مدیریت اسناد جدید، امکان دسترسی سریع به محتوا و همکاری را تا حد زیادی ساده می کند. اسناد از منابع مختلفی تهیه و ارسال می‌شوند و می توانند از چندین مکان در دسترس باشند. این ابزار اجازه می دهد تا اسناد را در هر زمان و مکان با دیگر اعضای تیم به اشتراک گذاشت.
12. بازیابی آسان: حتی در صورت خرابی سیستم‌های سخت‌افزاری، داده‌ها از طریق پشتیبان‌گیری منظم قابل بازیابی و دسترسی هستند.
13. شفافیت عملکرد: با مدیریت اسناد الکترونیکی، می توانید دسترسی ایمن و آنلاین را برای حسابرسان به AP و کارکنان حسابداری رایگان فراهم کنید تا روی کار خود تمرکز کنند. سوابق تجاری با چند کلیک کاملاً قابل جستجو هستند و حسابرسان به راحتی می توانند آن را پیدا کنند. اگر مدیریت اسناد را با نرم افزار مالی خود یکپارچه کرده اید، حسابرسان می توانند بدون خروج از سیستم حسابداری یا ERP به اطلاعات پشتیبانی دسترسی داشته باشند.
14. برآورده‌کردن انتظارات مشتری: سیستم‌های بایگانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با ارائه دسترسی سریع به تمام اسناد و سوابق مرتبط با مشتری، انتظارات خدمات مشتری را برآورده کنند و با توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLAs) منطبق شوند.
15. بهبود گردش کار: مدیریت چرخه عمر سند را با خودکارسازی فرآیندهایی مانند زمان‌بندی‌های ضبط، نمایه‌سازی و نگهداری ساده کنید. این امر مدیریت کلی گردش کار را بهبود می بخشد و مداخلات انسانی را کاهش می دهد.
16. ایجاد بینش: داشتن سابقه تاریخی از فعالیت ها برای تحلیل گذشته نگر بسیار ارزشمند است، تصمیم گیری و یادگیری از تجربیات گذشته علاوه بر این، مسیرهای ممیزی می تواند شما را قادر سازد تا ببینید چه کسی به سوابق بایگانی شده دسترسی داشته است و به درک شما از نحوه استفاده از اطلاعات کمک می کند.

ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت مستندات

سیستم بایگانی اسناد و مدارک، مدیریت جامع و کارآمدی را برای نظم‌دهی به کارها در اختیار شما قرار می‌دهد. مهم‌ترین ویژگی یک نرم افزار مدیریت مستندات شامل موارد زیر است:

1-‌ مدیریت و سازمان‌دهی مستندات:

• ایجاد ساختار دسته‌بندی متمرکز بر اساس پروژه، بخش‌های کاری یا تاریخ‌های مهم
• مدیریت نسخه‌ها (Version control) برای دسترسی به نسخه‌های قبلی اسناد و مشاهده روند تغییر
• کتابخانه اسناد برای مدیریت اسناد قدیمی و کم‌استفاده
• قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر مانند مدیریت مکاتبات و مدیریت جلسات و مدیریت کارها

2-‌ دسترسی و امنیت:

• دسترسی آنی به فایل‌ها از هر مکان و دستگاه با هر دستگاه(موبایل، تبلت، کامپیوتر و..)
• مدیریت دسترسی کاربران برای مشاهده، ویرایش و یا حذف اسناد
• تعیین سطح دسترسی‌های مختلف براساس نقش و نیاز کاربران هر تیم
• پایش آنی و گزارش‌گیری از فعالیت‌ها و تاریخچه اسناد براساس نیاز
• پشتیبانی از استانداردهای مدیریت اسناد مانند GDPR

3-‌‎ همکاری تیمی و اطلاع‌رسانی:

• امکان اشتراک‌گذاری مستندات و فایل‌ها با سایر اعضای تیم
• ثبت کامنت بر روی فایل‌ها برای تسهیل همکاری
• ارسال نوتیفیکیشن و اعلان‌های خودکار هنگام اضافه یا ویرایش سندها

4-‌ جستجو و بازیابی:

• جستجوی پیشرفته فایل‌ها و مستندات بر اساس نام، تاریخ، نوع فایل و غیره
• ذخیره‌سازی خودکار برای جلوگیری از دست رفتن داده‌ها و بازیابی آسان اسناد

5-‌ پشتیبانی فنی و انعطاف‌پذیری:

• پشتیبانی از انواع فرمت‌ها مانند PDF، Word، Excel و غیره
• تعریف گردش کار برای ایجاد فرآیندهای ساختارمند

انواع روش‌های بایگانی مدارک و اسناد در یک سازمان

در هر تیم بسته به ابعاد و نوع فعالیت، می‌توان بایگانی اسناد را در یک دسته‌بندی، به سه بخش تقسیم کرد:

• بایگانی جاری: مدیریت و بایگانی مدارکی که به شکل روزمره مورد نیاز تیم است.
• بایگانی راکد: بایگانی اسناد گذشته و غیراستفاده یک تیم که به ندرت مورد کاربرد هستند.
• بایگانی نیمه‌راکد: بایگانی و مدیریت مستنداتی که در بعضی زمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

از طرفی مستندات می‌توانند بنا به شکل طبقه‌بندی به دسته‌های زیر تقسیم شوند:

1. الفبایی: طبقه‌بندی برحسب حروف الفبا
2. عددی: شماره‌گذاری مسلسل بر حسب شمارنده عددی
3. جغرافیایی: طبقه‌بندی و مدیریت مستندات برحسب نسبت جغرافیایی سند
4. زمانی: مدیریت مستندات برحسب زمان ساخت و ویرایش
5. موضوعی: دسته‌بندی برحسب موضوع هر سند
6. ترکیبی: طبقه‌بندی براساس ترکیبی از حروف، عدد، تاریخ و..

یک نرم‌ افزار مدیریت مدارک باید امکان‌های مختلف بایگانی‌کردن سندها را در اختیار اعضای یک سازمان قرار دهد تا به این ترتیب بایگانی فیزیکی در یک بازه زمانی جای خود را به بایگانی الکترونیک بدهد.

انواع اسناد قابل بایگانی

اسنادی که برای بایگانی در نرم افزار مدیریت مستندات انتخاب می‌کنید بستگی به نیاز شرکت برای مراجعه به آنها و صنعت و مقررات قانونی خاص کسب و کار شما دارد. این اسناد ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• حقوقی: قراردادها، موافقت نامه ها، گواهی ها، سوابق انطباق و مکاتبات قانونی
• مالی: صورتحساب ها، رسیدها، صورت های مالی، سوابق مالیاتی و گزارش های حسابرسی
• منابع انسانی: مستندات مزایای کارکنان، سوابق حقوق و دستمزد، بررسی عملکرد و سیاست ها و رویه های منابع انسانی
• مکاتبات: ایمیل، نامه، یادداشت
• گزارش ها: تحقیقات، پیشنهادات پروژه و مطالعات امکان سنجی
• خط‌مشی‌های شرکت: خط‌مشی‌ها و رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های عملیاتی استاندار
• سوابق مشتری: سفارشات مشتری، قراردادهای مشتری، بازخورد مشتری و سوابق فروش
• مالکیت معنوی: اختراعات، علائم تجاری، ثبت حق چاپ و موافقت نامه های مجوز
• سوابق تحصیلی: ریز نمرات تحصیلی، سوابق دانشجویی و سیاست های آموزشی
• پروژه ها: طرح های پروژه، گزارش های پیشرفت، صورتجلسات و اسناد طراحی
• مشخصات فنی: راهنماها، اسناد مهندسی و نقشه ها
• اسناد زیست محیطی و ایمنی: رویه های ایمنی، گزارش حوادث و گواهینامه ها
  

فرایند بایگانی دیجیتال به زبان ساده

با الگوی گام به گام بایگانی دیجیتال مستندات، هر سازمان و اعضای تیم می‌توانند مراحل ثبت آرشیو را به سادگی طی کنند:

1-‌ ایجاد یا ضبط اسناد:

• هر سند یا مدرکی در سیستم دیجیتال شما ایجاد یا ضبط می‌شود.

2-‌ ایندکس و ذخیره:

• اسناد برای استفاده فعال ایندکس (فهرست‌بندی) و ذخیره می‌شوند.
• فیلدهای ایندکس شامل ابرداده‌هایی مانند: نوع سند- نام پروژه یا مشتری- تاریخ ایجاد یا دریافت اطلاعات مورد نیاز برای جستجو هست.

3-‌ تعیین تاریخ بایگانی و حذف:

• برخی از فیلدهای داده، اطلاعات مربوط به تاریخ بایگانی و حذف اسناد را نیز شامل می‌شوند.

4-‌ آغاز گردش‌کار بایگانی:

• گردش‌کار بایگانی معمولاً با رسیدن تاریخ مشخصی آغاز می‌شود.
• اگر تاریخ مشخص نباشد، تیم می‌تواند فیلدهای دیگری را برای شروع خودکار تعریف کند.

5-‌ فیلد وضعیت:

• یکی از روش‌ها برای شروع گردش‌کار، اضافه کردن فیلد وضعیت است.

6-‌ ذخیره خودکار:

• با پر شدن این فیلد، سیستم به‌طور خودکار این اسناد را بایگانی می‌کند.

7-‌ استفاده از مهر دیجیتال:

• مهر دیجیتال را می‌توان به اسناد موجود در یک پوشه اعمال کرد.
• سیستم می‌تواند طوری تنظیم شود که با اعمال مهر، اسناد به‌طور خودکار بایگانی شوند.

مراحل آرشیو الکترونیکی اسناد

تحول دیجیتال، با آرشیو الکترونیکی اسناد آغاز می‌شود. برای آنکه فرآیند بایگانی اسناد به‌طور کامل و مؤثر انجام شود، مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: نصب نرم‌افزار مدیریت مستندات: ابتدا نرم‌افزار مدیریت مستندات را نصب کنید. در این مرحله، ضروری است که نیازهای خاص سازمان خود را بررسی کرده و نرم‌افزار را مطابق با این نیازها و امکانات موجود انتخاب کنید. مثلا نرم افزار مدیریت مستندات آوات یک ابزار جامع در این حوزه است که با قابلیت‌های پیشرفته، امکانات متنوعی را در اختیار سازمان‌های رو به رشد و کسب و کارهای کوچک و متوسط و استارتاپ‌ها قرار می‌دهد.

مرحله 2: دیجیتالی کردن اسناد: پس از نصب نرم‌افزار، گام بعدی اسکن و دیجیتالی کردن تمامی اسناد کاغذی است. این فرآیند باید به‌طور سیستماتیک انجام شود. برای کارآمدتر بودن، فایل‌های مشابه را به‌صورت گروهی اسکن کنید.

مرحله 3: دسته‌بندی و تکمیل اطلاعات اسناد: پس از دیجیتالی شدن اسناد، زمان دسته‌بندی آنها فرا می‌رسد. اسناد خود را در پوشه‌های مشخص سازماندهی کنید، مثلاً تمامی قراردادها را در یک پوشه قرار دهید و قراردادهای مختلف را به زیرپوشه‌های خاص تقسیم کنید. علاوه بر دسته‌بندی، اطلاعات ابرداده (metadata) مانند نوع سند، تاریخ، و پروژه را تکمیل کنید تا جستجو و بازیابی آن‌ها آسان‌تر شود.

مرحله 4: انتقال اسناد به آرشیو دیجیتال: در این مرحله، تمامی اسناد به آرشیو دیجیتال منتقل می‌شوند. این آرشیو باید از طریق نرم‌افزار مدیریت مستندات یا یک نرم‌افزار مبتنی بر ابر به یک مکان مرکزی و امن منتقل شود تا اسناد به‌طور غیرقابل تغییر و قابل دسترس برای تمامی کاربران مجاز ذخیره شوند.

مرحله 5: تعیین سطوح دسترسی: برای حفظ امنیت اطلاعات و اطمینان از دسترسی صحیح، باید سطوح دسترسی برای هر کاربر تعیین شود. براساس انتخاب شما، تنها افراد مجاز می‌توانند به اسناد خاصی دسترسی داشته باشند. یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب این امکان را به شما می‌دهد که سطوح دسترسی دقیق و مناسب برای هر بخش یا فرد در سازمان ایجاد کنید.

مرحله 6: حفظ امنیت و جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات: حفاظت از اطلاعات و جلوگیری از دست رفتن آن‌ها یکی از اولویت‌های اصلی است. با استفاده از سیستم‌های امنیتی پیشرفته در نرم افزار مدیریت مستندات، اسناد شما در برابر تهدیدات خارجی و داخلی ایمن هستند. سیستم‌های پشتیبان‌گیری منظم و رمزنگاری داده‌ها باعث می‌شود که هیچ‌گونه داده‌ای از دست نرود.

مرحله 7: حذف اسناد قدیمی: با توجه به سیاست‌های سازمانی، اسناد قدیمی که نیاز به بایگانی ندارند می‌توانند خودکار حذف شوند. نرم افزار مدیریت مستندات این امکان را فراهم می‌آورد که بر اساس تاریخ انقضا یا دیگر معیارها، اسناد قدیمی به‌صورت اتوماتیک از آرشیو حذف شوند.

مرحله 8: استفاده و نگهداری آرشیو دیجیتال حالا که آرشیو دیجیتال شما آماده است، می‌توانید به‌طور مفیدی از آن استفاده کنید. کارمندان مجاز می‌توانند اسناد خود را جستجو کرده و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. همچنین می‌توانید فرآیندهای کاری مانند پردازش فاکتورها یا ثبت مکاتبات را به‌صورت دیجیتال انجام دهید، بنابراین اسناد به‌طور خودکار در پوشه‌های مشخص ذخیره می‌شوند و نیازی به پردازش همیشگی دستی ندارید.

مزایای مالی نرم‌ افزار مدیریت مستندات برای کسب‌وکارها

• افزایش کارایی و بهره وری: با خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت اسناد، نرم افزار مدیریت مستندات می تواند زمان و تلاش لازم برای ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
• کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی: راه‌حل‌های بایگانی مؤثر می‌توانند به بهینه‌سازی استفاده از ذخیره‌سازی کمک کنند، اغلب از طریق ویژگی‌هایی مانند فشرده‌سازی داده‌ها و حذف مجدد. این می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های ذخیره سازی شود، به ویژه برای مشاغلی که با حجم زیادی از داده ها سروکار دارند.
• انطباق و مدیریت ریسک: با مقررات سختگیرانه انطباق در بسیاری از صنایع، عدم انطباق می تواند منجر به جریمه های سنگین و هزینه های قانونی شود. یک راه حل خوب بایگانی به حفظ انطباق کمک می کند و در نتیجه از این هزینه های بالقوه جلوگیری می کند.
• بهبود دسترسی به داده ها و تصمیم گیری: دسترسی سریع و آسان به اسناد آرشیو شده می تواند فرآیندهای تصمیم گیری را بهبود بخشد و منجر به نتایج کسب و کار بهتر شود. توانایی بازیابی سریع داده های تاریخی می تواند در سناریوهای مختلف، از خدمات مشتری گرفته تا برنامه ریزی استراتژیک، بسیار ارزشمند باشد.
• مقیاس پذیری طولانی مدت: یک راه حل بایگانی مقیاس پذیر می تواند با نیازهای رو به رشد یک کسب و کار سازگار شود و از هزینه های مرتبط با مهاجرت به یک سیستم جدید در آینده جلوگیری کند. این سازگاری تضمین می‌کند که سرمایه‌گذاری حتی با تکامل سازمان ارزشمند باقی می‌ماند.
• صرفه جویی در انرژی: با بهینه‌سازی در شیوه‌های ذخیره سازی داده‌ها، کسب و کارها می‌توانند در انرژی هم صرفه‌جویی کنند، به خصوص اگر نرم افزار استفاده کارآمدتری از منابع مرکز داده را امکان پذیر کند یا از گزینه های ذخیره‌سازی ابری کارآمد مثل نرم افزار مدیریت مستندات آوات استفاده کند.

امکانات کتابخانه اسناد

کتابخانه اسناد، یک ویژگی پرکاربرد یا ترکیبی از ویژگی‌ها است که در نرم افزار مدیریت مستندات یک بار ایجاد و سپس برای استفاده در آینده در کتابخانه ذخیره می‌کنید. با کتابخانه اسناد، به همه فایل‌ها و مدارک مهم در یک مکان دسترسی دارید. کتابخانه اسناد یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای مدیریت مستندات است که با هدف ذخیره‌سازی و مدیریت فایل‌ها و مدارک در یک مکان متمرکز طراحی شده است. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا دسترسی سریع‌تر، سازمان‌دهی بهتر و استفاده مؤثرتر از اسناد را تجربه کنند. امکانات اصلی کتابخانه اسناد عبارت‌اند از:

1-‌ دسترسی و ویرایش فایل‌ها: امکان افزودن، ویرایش، حذف یک فایل یا پوشه و همچنین دانلود اسناد و مدیریت پیوندها. کاربران می‌توانند به‌صورت مداوم فایل‌های جدید را اضافه یا نسخه‌های قبلی را به‌روزرسانی کنند.

2-‌ کنترل چگونگی دسترسی: تعیین و مدیریت سطح دسترسی افراد به کتابخانه اسناد، پوشه‌ها یا فایل‌های جداگانه جهت امنیت بیشتر

3-‌ پایش فعالیت‌ها: امکان ردیابی و مشاهده تغییرات اعمال‌شده بر روی اسناد، مانند ویرایش یا حذف، برای نظارت دقیق بر روند کار

4-‌ شخصی‌سازی نمای اسناد: ایجاد نماهای سفارشی برای کتابخانه اسناد بر اساس نیازهای هر کاربر یا بخش، جهت دسترسی آسان‌تر به اطلاعات

5-‌ اشتراک‌گذاری فایل‌ها: قابلیت به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها یا پوشه‌ها با سایر اعضای تیم برای تسریع در کار تیمی

6-‌ تگ‌گذاری اسناد: افزودن برچسب‌های سفارشی به فایل‌ها و مدارک جهت تسریع در جستجو و سازمان‌دهی بهتر

7-‌ دسته‌بندی خودکار: امکان دسته‌بندی و مرتب‌سازی اسناد بر اساس معیارهای مشخص مانند نوع فایل، تاریخ ایجاد یا نام پروژه

8-‌ گزارش‌گیری و تحلیل: ارائه گزارش‌های جامع درباره وضعیت اسناد، فعالیت‌های کاربران و میزان استفاده از کتابخانه.

9-‌ جستجوی پیشرفته و فیلترینگ اسناد: امکان جستجوی سریع و پیشرفته براساس نام فایل، نوع فایل، برچسب‌ها یا سایر معیارها برای صرفه‌جویی در زمان

10-‌‎ مدیریت دسترسی و مجوزها: تنظیم دقیق مجوزهای دسترسی برای افزودن، ویرایش یا حذف فایل‌ها

11-‌‎ ویرایش و همکاری همزمان: امکان ویرایش فایل‌ها به‌صورت همزمان توسط چندین کاربر و ثبت نظرات یا تغییرات در لحظه.

12-‌ حفظ و بازیابی نسخه‌های قبلی: ذخیره نسخه‌های قبلی اسناد و امکان بازگردانی به آن‌ها در صورت نیاز

13-‌ پشتیبانی از انواع فرمت‌های متداول مستندات: بارگذاری و مدیریت فرمت‌های مختلف فایل‌ها مانند PDF، Word، Excel، تصاویر و دیگر فرمت‌های رایج

14-‌ یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر: قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر ابزارها و نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم افزار مدیریت مکاتبات، نرم افزار مدیریت جلسات، نرم افزار مدیریت کارها و..

15-‌ امنیت و حفاظت از داده‌ها: تضمین امنیت اسناد از طریق رمزنگاری، مدیریت دسترسی و سیستم‌های نظارتی پیشرفته.

16-‌ کتابخانه آرشیو: ذخیره و مدیریت اسناد قدیمی و کم‌استفاده در بخش آرشیو جهت حفظ فضای کاری منظم.

17-‌ خودکارسازی فرایندهای مستندات: انتقال اسناد کم‌استفاده به آرشیو بر اساس تاریخ یا نوع فایل به‌صورت خودکار

امکانات نرم افزار مدیریت مستندات آوات

نرم ‌‎افزار مدیریت مستندات، به عنوان یکی از ابزارهای اتوماسیون اداری آوات به شما امکان می‌دهد تمام فایل‌ها و اسناد سازمانی را به شکلی ساخت‌یافته و در بستری امن مدیریت کنید. نرم افزار مدیریت مستندات آوات از طریق یکپارچگی کامل با دیگر محصولات سازمانی آوات مثل مکاتبات، جلسات و کارها، تجربه‌ای هماهنگ و کارآمد ایجاد می‌کند.

مهم‌ترین ویژگی‌های متمایز نرم افزار مدیریت مستندات آوات عبارت‌اند از:

• رابط کاربری ساده و کاربرپسند: طراحی مدرن و دسترسی آسان به تمام قابلیت‌ها
• یکپارچگی با سایر نرم افزارها: امکان ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه  مثل نرم ‌افزار مدیریت جلسات آوات، نرم افزار مدیریت مکاتبات آوات و…
• قابلیت‌های جستجوی پیشرفته: فیلترهای جستجو برای محدود کردن نتایج و یافتن سریع اطلاعات
• مدیریت چرخه عمر اسناد: دید کلی به هر سند از ایجاد تا ذخیره‌سازی و ویرایش و حذف نهایی
• اشتراک‌گذاری امن: ارسال فایل‌ها و مستندات برای همکاران بدون نگرانی از دسترسی غیرمجاز
• بارگذاری انواع فایل‌ها: امکان ارسال انواع فرمت فایل‌ها مثل: Jpeg, pdf, exe و…
• خروجی‌ ساختارمند: دریافت خروجی بسته به فیلترهایی نظیر زمان، دبیرخانه و…
• ارسال گروهی فایل: امکان دریافت گروهی فایل‌های اسکن‌شده یا ارسالی
• دسترسی همیشگی: امکان دسترسی به فایل‌ها از طریق تمامی پلتفرم‌ها مثل موبایل، تبلت و وب در هر زمان و مکان
• فرم‌ساز: امکان ساخت فرم در الگوهای شخصی‌سازی شده بسته به نیاز و کاربری
• ارسال نوتیفیکیشن: ارسال پیام یادآوری در هنگام مدیریت فایل‌ها
• افزودن تگ: امکان اضافه‌کردن تگ‌ها برای جستجوی هدفمندتر فایل‌ها

نتیجه‌گیری

مدیریت کارآمد فایل‌ها، اسناد و مدارک یکی از ارکان اساسی در مسیر رشد یک کسب و کار است. با استفاده از ابزارهای پیشرفته نرم‌افزار مدیریت مستندات اتوماسیون اداری آوات، شما می‌توانید در یک محیط امن و کارآمد، به تمامی فایل‌های سازمانی خود را در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشید. این ابزار کاربردی با ارائه قابلیت‌های متنوع از جمله مدیریت نسخه‌ها، جستجوی پیشرفته، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و همکاری تیمی، به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را به‌صورت ساختارمند و بدون دغدغه مدیریت کنید و با خیال راحت روی رشد کسب و کار خود تمرکز کنید.