با راهکار جلسات آوات، زمان کمتری را برای برنامه‌ریزی و زمان بیشتری را برای پیشبرد رویدادهای جمعی صرف می‌کنید؛ از جلسات روزانه تیمی تا جلسات با مشتریان، کلاس‌های آموزشی و رویدادهای بازاریابی/فروش.
همه چیز به «زمان» برمی‌گردد؛ چرا که باارزش‌ترین دارایی شماست و مهم است که زمان کاری خود را در کجا، چگونه و با چه کسانی صرف می‌کنید. راهکار جلسات آوات، ابزاری برای مدیریت این دارایی در سازمان است.
تقویم آوات، تمام رویدادهای شما را بر پایه تاریخ خورشیدی آن‌ها نمایش می‌دهد. تقویم را می‌توانید هم به تفکیک سمت‌هایتان و هم به صورت تجمیعی ببینید.
علاوه بر نمایش تقویمی، می‌توانید لیست جلسات خود را بر اساس بازه‌های زمانی مورد نظرتان ببینید. این لیست شما را در آماده‌سازی برای رویدادهای پیش رو و بر اساس نقش‌تان در رویداد کمک می‌کند.
برنامه جلسه و نتایج به دست آمده در آن را می‌توانید در قالب دستور و صورت جلسه ثبت کنید. برای پیگیری‌های آتی می‌توانید صورت‌جلسه ثبت شده را در مکاتبات به گردش درآورید.
برای جلسات تکرارشونده می‌توانید تکرارپذیری تعریف کنید؛ الگوهای متنوعی برای این کار در آوات وجود دارد که با استفاده از آن‌ها میتوان هر نوعی از تکرار را برای جلسات تعریف کرد.
حاضران در جلسه را میتوان از بین کارمندان (اشخاص داخلی) و یا مخاطبان (اشخاص خارجی) انتخاب کرد؛ جلسه به تقویم کاری سایر کارمندان حاضر در جلسه نیز اضافه می‌شود.
چارت سوابق یک جلسه شامل اطلاعاتی‌ست که مشخص می‌کند وضعیت آن جلسه از لحظۀ ایجاد تا لحظۀ حال، توسط کدام کارمندان و به چه صورت تغییر کرده است.
با نظارت بر روند جلسات سازمانی، موانع و فرصت‌های پیش رو در برگزاری جلسات بهینه و مؤثر را شناسایی می‌کنید. داشتن آگاهی از این روند، به شما برای بهتر شدن همکاری‌های تیمی کمک می‌کند.
در راهکار جلسات می‌توانید محل‌های مختلفی را برای میزبانی جلسات ایجاد کنید. این محل‌ها می‌توانند هم شامل مکان‌های فیزیکی و هم شامل مکان‌های مجازی و آنلاین باشند.
لیست مجموعه امکانات «آوات» را به صورت یکجا دریافت کنید.
هر نوع فعالیت فردی یا تیمی که به عامل زمان وابستگی دارد در نرم‌افزار مدیریت جلسات آوات قابل برنامه‌ریزی و مدیریت است؛ از جلسات روزانه تیمی تا جلسات مدیران، جلسات استخدامی، جلسات با مشتریان، فعالیت‌های آموزشی، برنامه‌های تبلیغاتی، برنامه‌های منابع انسانی و هر گفتگوی سازمانی دیگر.
هر شرکت، کسب‌وکار، سازمان و یا تیم استارتاپی، از یک کاربر به بالا، می‌تواند از با استفاده از آوات، تمام رویدادهای سازمانی خود را با این راهکار برنامه‌ریزی و مدیریت کند.
بله. فقط کافیست در گوشی موبایل خود نسخه PWA آوات را نصب کنید تا تمام نوتیفیکیشن‌ها را در موبایل خود دریافت کنید.
توجه به امنیت اطلاعات یکی از خط‌مشی‌های اصلی آوات است. اطلاعات در مراکز داده‌ای با استانداردهای امنیتی روز نگهداری می‌شوند و از آن‌ها به صورت مرتب بک‌آپ گرفته می‌شود. برای جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز به اطلاعات، چندین لایه امنیتی طراحی شده و به صورت مداوم این لایه‌ها مانیتور می‌شوند.
بله، شما به راحتی می‌توانید اطلاعات جلسات موجود در آوات را در قالب یک فایل بک‌آپ دریافت کنید.
سوال شما در این لیست نبود؟ اینجا بپرسید:
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید:
بخش مهمی از زمان روزانه ما در محل کارمان به جلسه با همکاران برای هماهنگی کارها، ارائه گزارش، دریافت خروجی، تدوین سندها و… می‌گذرد. وقتی مجموعه‌ای از کارهای شخصی هم در دست خودمان است، ضرورت مدیریت جلسات برای پیشبرد بهتر کارها حیاتی به نظر می‌رسد. نرم‌افزار مدیریت جلسات یک ابزار مهم برای انطباق هر چه بیشتر جلسات کاری با روند تسک‌های شخصی است.
نرم افزار مدیریت جلسات یکی از ابزارهای مدرن و کاربردی است که می‌تواند به سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، اجرای بهتر جلسات و پیگیری تصمیمات کمک کند. با چنین ابزاری، ارتباطات گفتاری موثرتر از همیشه خواهد بود.
نرم‌افزار مدیریت جلسات به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می‌کند تا جلسات را به شکلی مؤثرتر و کارآمدتر برگزار کنند. این ابزار دارای مزایای فراوانی است که به بهبود هماهنگی، بهره‌وری و ارتباطات در محیط کاری کمک می‌کند. برخی از مزایای کلیدی آن عبارتند از:
یکی از بزرگترین مزایای نرم‌افزار مدیریت جلسات، کاهش زمان‌های از دست رفته در فرآیند برنامه‌ریزی جلسات است. این نرم افزارها به صورت خودکار وظایف مختلف مانند زمان‌بندی، ارسال دعوت‌نامه و پیگیری را انجام می‌دهند.
با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید تصمیمات گرفته شده در هر جلسه را ثبت و پیگیری کنید. این قابلیت به کاهش احتمال فراموشی وظایف کمک می‌کند و اجرای دقیق تصمیمات را تضمین می‌کند.
این نرم افزارها امکاناتی نظیر به اشتراک‌گذاری اسناد و ثبت نظرات اعضا را فراهم می‌کنند که باعث افزایش شفافیت و مشارکت اعضای تیم در جلسات می‌شود.
زمانی که در یک تیم، جلسه ثابت روزانه، هفتگی یا ماهیانه تنظیم می‌شود میتوان به کمک نرم‌افزار مدیریت جلسات، با یک بار تنظیم جلسه و استفاده از گزینه‌های «جلسات تکرارپذیر»، به سادگی زحمت هماهنگی گفتگوهای بعدی را حذف کرد.
با استفاده از این ابزار پس از پایان هر جلسه، میتوان صورت‌جلسه را به‌سرعت ثبت و با تمام اعضا به اشتراک گذاشت تا همه از تصمیمات و اقدامات آگاه باشند و اقدامات آینده را متناسب با آن برنامه‌ریزی کنند.
یکی از معضلات همیشگی تنظیم جلسات، انطباق آن با برنامه شخصی و کاری افراد است. یک نرم‌افزار خوب مدیریت جلسات، می‌تواند با ایجاد یک فضای یکپارچه، تصویر کاملی از تمامی دیدارها و برنامه‌های کاری و شخصی هر فرد را در اختیار او قرار دهد.
با ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت جلسات خوب، می‌توانید با انعطاف‌پذیری بالایی به هماهنگی گفتگوها و دیدارهای کاری بپردازیم. تنظیم شکل دسترسی افراد، تغییر مکان و شخصی‌سازی متناسب با نیازهای هر تیم، یک ویژگی کلیدی نرم‌افزار مدیریت جلسات است که امکان برگزاری موثر جلسات را هموارتر از قبل می‌کند.
با فعال‌کردن گزینه‌های ارسال پیام یادآوری و نوتیفیکیشن، هیچ جلسه‌ای از دایره تصمیمات ما خارج نخواهد شد.
با پیش‌بینی نسخههای سازگار با موبایل، تبلت و وب میتوان از هر جایی به کارتابل جلسات خودمان دسترسی داشته باشیم.
وقتی در یک میز کاری آنلاین، تمام جلساتی که خودمان تنظیم کرده‌ایم یا به آن جلسه دعوت شده‌ایم در کنار هم جلوی چشم ما قرار می‌گیرند خطاهای مرسومی مثل تداخل جلسات، فراموشی تحویل کارهای مرتبط با هر کدام و بی‌نظمی برنامه شخصی به حداقل می‌رسد.
زمانی که همه ابعاد مورد نیاز یک جلسه موثر مثل دستورکار جلسه، صورت‌جلسه، اعضای جلسه، مکان برگزاری و تاریخچه جلسات قبلی در کنار هم قرار بگیرند، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و میانی و فردی با دقت و سرعت بیشتری انجام می‌گیرد.
مستندسازی کامل جلسات به شکل هوشمند با استفاده از گزینه «صورت جلسات»، یک راه مفید برای پیگیری مصوبات و نتایج هر جلسه و تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری‌های بعدی است.
زمانی که هر فرد بتواند با استفاده از یک دستیار هوشمند مثل نرم‌افزار مدیریت جلسات، دیدارها و گفتگوهای کاری خود را مدیریت کند، میزان آرامش فردی و رضایت شغلی در محیط کار می‌تواند به شکل محسوسی افزایش یابد.
وقتی ثبت داده‌های مورد نیاز برای قبل، حین و بعد از یک جلسه را به سیستم محول کنیم، خطاهای انسانی به شکل معناداری کاهش پیدا می‌کند و همه چیز در دقت و شفافیت بهتری به جلو می‌رود.
هر جلسه از کجا شروع می‌شود و در کجا به پایان می‌رسد؟ در یک سازمان چابک، تاریخچه تمامی جلسات با جزییاتی نظیر شرکت‌کنندگان، دستورجلسه، نتایج، محل و زمان برگزاری و…به شکل شفاف در دسترس است. نرم‌افزار مدیریت جلسات، امکان دسترسی آسان و سریع به تاریخچه تمامی جلسات را به سادگی در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد.
وقتی یک جلسه کاری به درستی بین اعضای یک سازمان تعریف شود به شکلی که همه جزییات مرتبط، به سهولت در اختیار همه قرار بگیرد، هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم افزایش پیدا می‌کند.
زمانی که مدیریت درستی بر چگونگی برگزاری جلسات کاری در یک سازمان نباشد، هزینه‌ها و زمان زیادی در جای نادرست صرف می‌شود که به خروجی تبدیل نخواهد شد. نرم‌افزار مدیریت جلسات، یک پیشنهاد کاربردی و عملی برای ایجاد هماهنگی و تعادل بین کیفیت و کمیت جلسات کاری و سرمایه‌های مادی و انسانی سازمان است.
در سازمان‌های بزرگ که ذی‌نفعان متعددی همچون سهامداران، هیئت مدیره، مدیران ارشد و میانی، کارمندان و مشتریان را شامل می‌شود، هماهنگی یک جلسه کاری می‌تواند به چالشی بزرگ و منبع بی‌نظمی تبدیل شود. در چنین شرایطی، نرم‌افزار مدیریت جلسات با پیش‌بینی نیازهای مختلف یک جلسه، می‌تواند تمامی اعضای این سازمان‌ها را با نظم و دقت گرد هم آورده و فرآیند برگزاری جلسات را تسهیل کند.
منابع سازمانی، از جمله زمان، توان نیروی انسانی و زیرساخت‌ها، از مهم‌ترین دارایی‌های هر مجموعه هستند. مدیریت مؤثر جلسات، به عنوان یک راه‌حل عملی، می‌تواند کمک کند تا سرمایه‌های یک تیم حفظ شده و تمرکز بیشتری بر روی اهداف کلان سازمان ایجاد شود.
ایجاد فرهنگ سازمانی که تاریخ شفاهی را به مستندات و داده‌های کتبی تبدیل کند، تصویری شفاف و قابل مشاهده از کل مجموعه به وجود می‌آورد. این هویت سازمانی، حتی با تغییرات و خروج افراد از مجموعه، حفظ می‌شود. با استفاده از ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای مدیریت جلسات، کلمات و داده‌ها به جای ما سخن خواهند گفت.
هر نرم‌افزار مدیریت جلسات، امکانات متعددی را در اختیار اعضای یک سازمان قرار می‌دهد که عبارت‌اند از:
مدیریت جلسات، یک مهارت نرم کلیدی برای افزایش بهره‌وری گفتگوهای کاری است. برخی از مهم‌ترین عناصر در مدیریت جلسات شامل این موارد هستند:
برای برگزاری جلسات هدفمند، داشتن مهارت برنامه‌ریزی بسیار مهم است. این مهارت شامل تعیین اهداف جلسه، انتخاب شرکت‌کنندگان و آماده‌سازی دستور جلسه(Agenda) خواهد بود.
یکی از عوامل کلیدی در جلسات موثر، مدیریت زمان است. مهارت مدیریت زمان شامل شروع و پایان جلسه در زمان مقرر و اختصاص زمان مناسب به هر موضوع و هر فرد برای طرح نظرات است.
برقراری ارتباط مؤثر با شرکت‌کنندگان و ایجاد فضایی برابر برای بیان نظرات و پیشنهادات از دیگر مهارت‌های ضروری برای مدیران جلسات است. در این شرایط است که افراد حاضر در جمع احساس مشارکت می‌کنند و انگیزه بیشتری برای طرح موضوع و بیان نظر پیدا خواهند کرد.
مشابه یک دوی امدادی، زمانی که امکان رجوع به تاریخچه و سوابق جلسات در اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، بحث‌ها و گفتگوها دیگر از نقطه صفر آغاز نمی‌شود. در اینجا، هنر مدیر جلسه این است که با ارجاع به روندهای قبل، گفتگو را از نقطه مناسب شروع و در جایگاهی مناسب‌تر به پایان برساند.
بحث‌ها و نتایج هر جلسه خوب و عالی در نهایت باید ثبت و مستندسازی شود تا قابلیت پایش و پیگیری را داشته باشد. نرم‌افزار مدیریت جلسات می‌تواند با ثبت صورت جلسه، این نگرانی را به طور کامل برطرف کند.
صورت جلسه یک سند است که تمامی تصمیمات، نتایج و وظایف مشخص شده در یک جلسه را به صورت مکتوب ثبت می‌کند. استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات، فرآیند تولید و نگهداری صورت‌جلسات را ساده و کارآمد می‌کند. مستندسازی تصمیمات، ایجاد شفافیت، تسهیل در پیگیری وظایف و کاهش ابهام‌ها از مهم‌ترین نتایج نگارش و ثبت صورت جلسه است.
ویژگی‌های یک صورت‌جلسه استاندارد عبارت است از:
نرم‌افزارهای مدیریت جلسات با لحاظ‌کردن گزینه «صورت جلسه»، مسیر مورد نیاز برای طراحی یک جریان کاری موثر و با خروجی قابل‌سنجش را هموارتر می‌کنند.
یکی از عناصر کلیدی در برگزاری موفق جلسات، مشارکت فعال تمامی اعضای تیم است. نرم افزار مدیریت جلسات ابزارهایی برای افزایش مشارکت اعضا ارائه می‌دهد. در دنیای امروز که بسیاری از جلسات به صورت آنلاین یا ترکیبی برگزار می‌شوند، نرم‌افزارهای جلسات اداری نقش کلیدی در بهبود تعاملات ایفا می‌کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت جلسات، مانند راهکار جلسات آوات، ابزارهایی در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند تا تمامی اعضا بتوانند به طور فعال و هدفمند در جلسه مشارکت کنند. قابلیت‌هایی همچون اشتراک‌گذاری اسناد و امکان ثبت نظرات به صورت هم‌زمان، کمک می‌کند تا هیچ صدا و نظری نادیده گرفته نشود.
مشارکت موثر در جلسات اداری، به کمک ابزارهای مناسب، محیطی شفاف و همسو با اهداف تیم ایجاد می‌کند که در آن همه اعضا در جهت دستیابی به مقاصد مشترک حرکت می‌کنند.
مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار جلسات اداری از بعد بهبود مشارکت در جلسه عبارت‌اند از:
تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین خروجی‌های هر جلسه است اما این فرآیند اغلب با چالش‌هایی مانند عدم شفافیت، عدم ثبت دقیق تصمیمات یا سردرگمی در پیگیری‌های بعدی مواجه می‌شود. نرم افزار مدیریت جلسات با ارائه امکانات مختلف، فرآیند تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کند.
نرم‌افزار مدیریت جلسات از طریق فراهم‌آوردن موارد زیر، به تصمیم‌گیری در جلسات کمک موثر می‌کند:
همه چیز به «زمان» برمی‌گردد؛ چرا که باارزش‌ترین دارایی شماست و مهم است که زمان کاری خود را در کجا، چگونه و با چه کسانی صرف می‌کنید. راهکار جلسات آوات، ابزاری برای مدیریت این دارایی در سازمان است.
علاوه بر نمایش تقویمی، می‌توانید لیست جلسات خود را بر اساس بازه‌های زمانی مورد نظرتان ببینید. این لیست شما را در آماده‌سازی برای رویدادهای پیش رو و بر اساس نقش‌تان در رویداد کمک می‌کند.
برنامه جلسه و نتایج به دست آمده در آن را می‌توانید در قالب دستور و صورت جلسه ثبت کنید. برای پیگیری‌های آتی می‌توانید صورت‌جلسه ثبت شده را در مکاتبات به گردش درآورید.
برای جلسات تکرارشونده می‌توانید تکرارپذیری تعریف کنید؛ الگوهای متنوعی برای این کار در آوات وجود دارد که با استفاده از آن‌ها میتوان هر نوعی از تکرار را برای جلسات تعریف کرد.
حاضران در جلسه را میتوان از بین کارمندان (اشخاص داخلی) و یا مخاطبان (اشخاص خارجی) انتخاب کرد؛ جلسه به تقویم کاری سایر کارمندان حاضر در جلسه نیز اضافه می‌شود.
چارت سوابق یک جلسه شامل اطلاعاتی‌ست که مشخص می‌کند وضعیت آن جلسه از لحظۀ ایجاد تا لحظۀ حال، توسط کدام کارمندان و به چه صورت تغییر کرده است.
با نظارت بر روند جلسات سازمانی، موانع و فرصت‌های پیش رو در برگزاری جلسات بهینه و مؤثر را شناسایی می‌کنید. داشتن آگاهی از این روند، به شما برای بهتر شدن همکاری‌های تیمی کمک می‌کند.
در راهکار جلسات می‌توانید محل‌های مختلفی را برای میزبانی جلسات ایجاد کنید. این محل‌ها می‌توانند هم شامل مکان‌های فیزیکی و هم شامل مکان‌های مجازی و آنلاین باشند
تقویم آوات، تمام رویدادهای شما را بر پایه تاریخ خورشیدی آن‌ها نمایش می‌دهد. تقویم را می‌توانید هم به تفکیک سمت‌هایتان و هم به صورت تجمیعی ببینید.
نرم‌افزار مدیریت جلسات ابزاری قدرتمند برای سازمان‌دهی، اجرا و پیگیری جلسات است. با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری کاری خود را افزایش داده و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. اتوماسیون اداری آوات با ارائه این راهکار و نرم افزار مکاتبات اداری، همراه تیم‌ها در مسیر تحول دیجیتال و مدیریت کارآمدتر جلسات است. این ابزار با تسهیل فرایندهای مرتبط با برنامه‌ریزی، ثبت مصوبات و نظارت بر پیشرفت جلسات، به تیم‌ها کمک می‌کند تا زمان و منابع خود را بهینه کنند و از اختلالات مدیریتی جلوگیری نمایند.
نام و آدرس ایمیل خود را وارد کنید و سپس روی دکمه دانلود کلیک کنید
"*" قسمتهای مورد نیاز را نشان می دهد
